Миграция с SAP SuccessFactors и SAP HCM на российские HR-решения: как выстроить стратегию перехода

Александр Фальковский: Проблемы компаний сильно различаются в зависимости от типа «приземления» системы. Например, продукт SAP HCM всегда внедрялся по модели on-premise, т.е. на серверах заказчика, и, естественно, доставляет пользователям меньше хлопот. Первоочередная задача для них — обеспечить поддержку решения без участия вендора. И российский ИТ-рынок, имеющий давний опыт альтернативной поддержки, в целом достойно справляется с этой задачей. Конечно же, мы не забываем о требовании государства о полном переходе на российские ИТ-решения до 2025 года, но пока это касается только госкомпаний.

Александр Фальковский: Безусловно. Эта система продавалась исключительно в облаке. Поэтому с уходом SAP из России все персональные данные, ранее хранившиеся в российском дата-центре вендора, были перенесены за границу, что стало для рынка огромной проблемой. И хотя SAP продолжает оказывать урезанную поддержку своего решения, российские компании, принимая во внимание риски, связанные с продолжением использования зарубежных систем, стремятся выйти из сложившейся ситуации. Причем сделать это необходимо максимально быстро.

Александр Фальковский: Рассмотрим кейс нашего клиента, у которого была внедрена система SAP HCM (работает до сих пор) и использовалась система SAP SF. Когда SAP ушел из России, возник вопрос о соблюдении требований ФЗ «О персональных данных». Его можно было решить, например, анонимизацией данных, передаваемых в облако, но, во-первых, это стоит немалых денег, а во-вторых, все равно оставался юридический нюанс, связанный с предоставлением определенной отчетности в контролирующие органы. Также необходимо было обеспечить продление подписки на сервис, но сделать это из РФ достаточно сложно. Теоретически можно продлевать лицензии через юридические лица в других странах, например через Казахстан. Но если подобная схема по какой-то причине станет недоступной, а план миграции не будет проработан, компания рискует надолго остаться со всеми своими данными в файлах Excel (такой клиент у нас тоже есть) и даже безвозвратно их потерять. Кроме того, на решение о замещении системы достаточно сильно влияет срок уже оплаченной подписки. У кого-то она была приобретена на год, а у кого-то на пять лет. У нашего заказчика как раз оказался первый случай, и, в том числе поэтому, он принял решение о переходе с SAP SF на отечественную систему.

Александр Фальковский: Пожалуй, основная «глобальная» ошибка — некорректная оценка сроков. Причем это касается выбора новой системы, проведения тендера и заключения договора с партнером по внедрению. Зачастую выбор системы подразумевает большой пласт исследовательской работы на стороне клиента. Необходимо просмотреть демонстрации всех предварительно отобранных систем, оценить их плюсы и минусы, получить заполненные исполнителями чек-листы и т.д. Также довольно продолжительное время может занять сам процесс подписания договоров. В нашей практике были случаи, когда это затягивалось на три-четыре месяца. Соответственно, если запуск системы планируется под какой-то циклический кадровый процесс — оценка персонала, годовые планы развития, премирование и т.д., надо четко понимать, что смещение даты старта проекта напрямую влияет на сроки запуска системы в промышленную эксплуатацию.

Еще одна серьезная ошибка — перенос данных «как есть». Очень важен предварительный анализ исторических данных, которые зачастую нужно реструктурировать или экстраполировать. При этом необходимо корректно определить глубину исторических данных для переноса. Недооценив этот параметр, мы рискуем потерять важную информацию, переоценив — потратить на анализ данных лишние, порой довольно значительные ресурсы.

В целом следует обязательно учитывать, что в разных системах различная структура данных и особенности их ведения, поэтому надо закладывать ресурсы на их адаптацию. Системы могут быть похожи, например в процессах оценки компетенций или оценки целей, но с точки зрения модели данных все они организованы по-разному. Отсюда проблема — сопоставление моделей данных при миграции исторических данных. Это сложный процесс, облегчить который можно разработкой автоматизированных инструментов по сбору данных из текущей системы. Сложность же в том, что процесс подготовки к миграции данных начинается задолго до самого факта продуктивной миграции. То есть качественному переносу исторических данных, на который может уйти буквально 2-3 дня, предшествуют несколько месяцев серьезной подготовки. И именно на этом этапе необходимо предусмотреть создание механизмов быстрой выгрузки данных из исторической системы, их быстрой и безопасной загрузки, проведение тестовой миграции, время на исправление ошибок как самих данных, так и в механизмах их обработки.

Наконец, всегда следует думать о конечных пользователях системы. Перевод процессов из одной системы в другую, или внедрение новой зачастую приводят к трансформации бизнес-процессов в связи с новым уровнем автоматизации, контроля и отчетности. А любые изменения часто вызывают негатив со стороны сотрудников заказчика, которые привыкли работать «по-старому». Поэтому мы рекомендуем выделять в проектной команде менеджера по управлению изменениями — специалиста, который информирует об изменениях в процессах, отвечает на вопросы сотрудников, работает с их запросами и сомнениями, помогая тем самым снизить возможное неприятие нововведений.

Александр Фальковский: Как правило, компании начинают подыскивать новую систему примерно за год до истечения срока действия лицензий и трансфера своих HR-процессов на новые платформы. Или даже раньше, особенно в случае большого количества автоматизируемых бизнес-процессов. Практика ТерраЛинк показывает, что на комфортное внедрение решения для автоматизации одной бизнес-функции (подбор, обучение персонала и др.) в зависимости от сложности процессов и обилия связанных систем требуется 5–8 месяцев. При этом необходимо понимать, что проект с консалтингом в рамках внедрения готового решения и самостоятельная разработка с нуля предполагают различное погружение в детализацию процессов и потребует разных ресурсов на реализацию. Консалтинг также может решить вопросы с переходом с одного продукта на другой, когда важно вовремя не только под копирку перенести ТЗ, но и адаптировать его к сильным сторонам новой системы.

Александр Фальковский: Есть три базовых варианта: самостоятельная разработка, комбинация «коробочных» продуктов или Low-код платформа. Все они, несомненно, имеют право на существование, обладают своими плюсами и минусами Каждый вариант подбирается клиентом исходя из собственного технического задания, обусловленного требованиями бизнеса, и ИТ-стратегии. Low-код платформа — это более гибкие по сравнению с «коробкой» процессы и более быстрый старт, чем при самостоятельной разработке. Можно сказать, золотая середина. Также в продукты данного класса практически всегда заложены разнообразные подходы и практики для реализации бизнес-процессов, отработанные в большом количестве компаний-клиентов из разных отраслей. Впрочем, довольно часто наиболее удачным оказывается комплексный подход, когда для автоматизации различных процессов удобнее использовать разные варианты. Многие решения как раз предусматривают все три пути реализации проекта. Эти платформы включают коробочные версии, которые поставляются либо как есть, либо донастраиваются без использования кастомизации (no-code), в них же реализована возможность кастомизировать некие функции под требования заказчика комбинацией настроек и доработок (low-code). Но иногда кастомизируемые функции настолько объемны и независимы, что фактически превращаются в отдельный проект разработки с нуля.

Александр Фальковский: Хорошей альтернативой SAP SF является система Mirapolis HCM от компании Мираполис (входит в группу 1С), которая на рынке уже 15 лет. Все эти годы решение «затачивалось» именно под российскую специфику HR-процессов, и на данный момент им пользуются более 1550 компаний. Основное, но не единственное преимущество Mirapolis HCM перед SAP SF в том, что она может располагаться как в облаке, так и на сервере заказчика. И, что крайне важно, переход с SAP SF на Mirapolis — это сравнительно простая и безболезненная для компании процедура, отработанная годами.

Александр Фальковский: В первую очередь с тем, что философия бизнес-процессов, так называемых best practices, которую несет SAP SF, очень похожа на философию, заложенную в продукт компании Mirapolis. Внедрение SAP SF обычно сопровождается глубокой методологической работой по трансформации бизнес-процессов или их выстраиванию с нуля в соответствии с этой философией. Соответственно, мигрируя с SAP SF на Mirapolis HCM, мы обычно имеем дело с уже хорошо отлаженными процессами, которые не требуют фундаментальной бизнес-трансформации, внесения сложных кастомных доработок в решение и т.п.

Александр Фальковский: Во-первых, обе системы модульные. Если у клиента в SAP SF были внедрены только модули подбора и оценки персонала, то и в Mirapolis HCM мы также можем внедрить только их. Причем заказчику не придется платить за лишний функционал, так как лицензионная политика вендора построена с учетом модульности.

Во-вторых, в системах много схожих блоков, форм и других сущностей. В процессе подбора кадров те же самые кандидаты, вакансии, воронки. В процессе оценки — похожие оценочные формы: оценка по целям, KPI, компетенциям. Во многом совпадают ролевые модели и полномочия.

В-третьих, миграция данных осуществляется с минимальными изменениями документов и промежуточных файлов.

Александр Фальковский: Обе системы обладают широчайшими интеграционными механизмами, обе имеют большой набор API, но Mirapolis HCM выигрывает за счет возможности создания интеграционных сценариев внутри самой платформы. Да, SAP SF позволял реализовать интеграционные сценарии и расширения с помощью SAP Cloud Platform, но это еще одна система и еще одна лицензия. Платформа Mirapolis HCM не только предоставляет возможность другим системам опрашивать ее для получения данных, но и сама способна опрашивать другие системы, получать данные и обрабатывать их на своей стороне. С помощью интеграционных сценариев можно писать правила для работы с любыми базами данных, шинами, сервисами, файлами и т.д. Продукт от Mirapolis в целом имеет больше возможностей с точки зрения нативной кастомизации процессов, форм, интеграционных схем под задачи заказчика. В SAP SF решать подобные задачи не так удобно.

Кстати, если миграция не связана непосредственно с самописной разработкой, возможно переобучение текущей команды поддержки ИТ-решения и адаптация их работы под задачи нового продукта. У нас, в частности, есть опыт обучения команды заказчика не только поддержке, но и реализации запросов на улучшение и модификацию под меняющиеся запросы бизнеса. Т.е. при желании, заказчик на своей стороне может реализовать все линии поддержки.

Александр Фальковский: В первую очередь опыт работы с HR-решениями SAP. Большим плюсом будет наличие в портфолио комплексных проектов на базе продуктов зарубежного вендора. Это позволит партнеру хорошо понять архитектуру системы, разобрать существующую ролевую модель, систему авторизации и другие нюансы. Например, наша команда разрабатывала достаточно сложные проекты, в которых строила гибридную модель работы SAP HCM + SAP SF, причем в формате core hybrid, где SAP SF была мастер-системой для всех HR-процессов. Благодаря созданию таких проектов, мы отлично понимаем функциональные и интеграционные возможности SAP SF.

Во-вторых, в портфеле партнера должны быть реальные проекты внедрения отечественного ПО с выстраиванием процессов, архитектуры, ролевой модели. Обладая опытом и навыками работы в двух системах, партнер сможет быстро понять текущие требования, обеспечить непрерывность процессов, предложить оптимальную функциональную архитектуру, адаптировать шаблоны и инструменты выгрузки данных между системами. В Терралинк наработана большая практика работы с продуктом Mirapolis HCM и опыт внедрения данной системы у реальных клиентов.

Александр Фальковский: У ТерраЛинк многолетний опыт интеграции систем на базе технологий 1С, SAP, Mirapolis, Галактика, Global ERP, DocTrix и Форсайт, в команде выделены практики по ключевым вендорам. Поэтому мы можем эффективно интегрировать core HR-систему с Mirapolis HCM или предложить композитную архитектуру. Зная все ключевые продукты изнутри, мы умеем связывать их воедино и предлагать сложные решения, позволяющие заказчикам достичь поставленной цели. У нас есть и собственные разработки, например мобильное HR-решение, полностью интегрированное с экосистемой Mirapolis.

Как интегратор, мы обладаем большим опытом в администрировании проектов внедрения или сопровождения, в построении их структуры, ведении документации, управлении рисками и change-менеджменте. В ТерраЛинк развитая и зрелая система проектного менеджмента, сформированная в проектах с крупнейшими российскими заказчиками. И, конечно, мы являемся официальным партнером вендора Mirapolis, что открывает нам доступ к базе знаний, позволяет обеспечить более выгодные предложения для клиентов и дополнительно подтверждает наше умение работать с данным решением.