Самара Учебный центр (СЭД - DocsVision)

Руководство НОУ УЦ «Самара» приняло решение о необходимости внедрения комплексной автоматизированной системы управления. Одним из основных требований к реализуемому решению являлось наличие инструментов настройки функциональности для каждого конкретного вида подготовки и аттестации специалистов с учетом его специфики, развитого модуля автоматизации бизнес-процессов, а также средств модификации решения, не требующих навыков программированияГК «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» - премиум партнер DocsVision , предложила соответствующую концепцию автоматизации, предполагающую поэтапное внедрение единой автоматизированной системы управления на базе программной платформы «DocsVision».

В мае 2009 года завершился первый («пилотный») этап внедрения «DocsVision» на семи рабочих местах, в результате которого была определена применимость системы для решения поставленных задач. А в июне был подписан договор на второй этап, в рамках которого будут автоматизированы два направления подготовки и аттестации специалистов.

Специалистами ГК «ACS-ВолгаЭВМкомплекс» совместно с ключевыми сотрудниками НОУ УЦ «Самара» были сформулированы первоочередные требования к функциям, которые должна осуществлять система:

• Регистрация, хранение, поиск и обработка документов по учебному процессу с сохранением образа любого документа в регистрационной карточке;
• Автоматическое создание учебных групп
• Автоматический перенос сведений из одних регистрационных карточек в другие;
• Автоматическое заполнение печатных форм документов данными из карточек;
• Формирование отчетов:
  • о подготовленных и аттестованных специалистах;
  • о состоянии учебных процессов по видам обучения, группам, организациям, датам, периодам обучения и т.п.

• Автоматизированный расчет стоимости обучения по заявке;
• Автоматический перенос данных из квалификационного удостоверения в форму отчета для НТЦ «Промбезопасность».

Для реализации вышеперечисленных функций были разработаны универсальные карточки, отражающие специфику направлений обучения, автоматизированные бизнес-процессы DocsVision, скрипты и xslt-преобразования. В частности, для решения задачи по автоматическому формированию группы разработан программный модуль, распределяющий кандидатов поМетавселенная ВДНХ 3.6 т соответствующим группам в зависимости от метода неразрушающего контроля, на который была подана заявка.

Следует отметить, что сотрудники НОУ УЦ «Самара» в процессе создания автоматизированной системы выступают в роли постановщиков задач, принимающих активное участие в выполнении всех стадий проекта.

Этапность

• 1 этап (пилотный проект): Разработка инструментов регистрации, поиска, и формирования отчетности по процессу подготовки и аттестации специалистов неразрушающего контроля и технического надзора. Создание основы для автоматизации деятельности НОУ УЦ «Самара», в том числе в области подготовки и аттестации специалистов.

• 2 этап: Бизнес-процесс подготовки и аттестации специалистов неразрушающего контроля и технического надзора, отвечающего за своевременное проведение и документирование обучающих мероприятий, охватывает все стадии учебного процесса, начиная с автоматизированного формирования группы и заканчивая регистрацией и печатью последнего документа (удостоверения).

Результаты

• Снижение трудоемкости рутинных операций по подготовке документации, сопровождающей процесс обучения;
• Разработка гибкой системы отчетности по всем стадиям процесса;
• Получение оперативного доступа к информации, сопровождающей учебный процесс для принятия эффективных управленческих решений.

Перспективы развития

Следующим важным шагом в развитии системы станет расширение контура автоматизации за счѐт включения новых пользователей и видов подготовки и аттестации специалистов:

• сварочного производства;
• по экологическим программам;
• экспертов;
• по рабочим профессиям.

В перспективе – автоматизация других предметных областей деятельности НОУ УЦ «Самара», включая общее делопроизводство.

• Проект - лицензии: 10
• Проект - пользователи: 40
• Распределенное решение: НЕТ
• Делопроизводство: ДА
• Управление процессами: ДА
• Административное делопроизводство: НЕТ
• ServiceDesk: НЕТ
• Разработка на платформе DocsVision: НЕТ
• Шлюз к 1С:Предприятие: НЕТ
• Шлюз к Microsoft Office SharePoint Server: НЕТ
• Шлюз к Microsoft Dynamics AX: НЕТ
• Другие шлюзы: НЕТ
• Электронная цифровая подпись: НЕТ

Решение предназначено для автоматизации ключевого бизнес-процесса НОУ УЦ – «Подготовка и аттестация специалистов». Внедрение системы осуществляется 3 этапами: 1 этап: разработка инструментов регистрации, поиска и отчетности по процессу подготовки и аттестации специалистов неразрушающего контроля и технического надзора. Создание основы для автоматизации деятельности НОУ УЦ «Самара», в том числе в области подготовки и аттестации специалистов НК и ТН. 2 этап: автоматизация процесса подготовки и аттестации специалистов неразрушающего контроля и технического надзора. Начинается формированием группы (автоматизированное создание). Заканчивается регистрацией и печатью последнего документа из цикла обучающих мероприятий (удостоверения). Отвечает за своевременное проведение и документирование обучающих мероприятий. 3 этап: расширение контура автоматизации за счёт включения новых пользователей и видов подготовки и аттестации специалистов: сварочного производства; по экологическим программам; экспертов; по рабочим профессиям. Версия: 4.1 Количество пользователей: 40 человек, одновременно 10. Тип решения: настройка приложений «Делопроизводство» и «Управление процессами».