Работа с договорами в 2025 году: как CLM-системы меняют российский бизнес

Автор: Алексей Рождественский, эксперт по продукту Docsvision (ДоксВижн)

Что говорят заказчики

85% юридических департаментов российских компаний считают инструменты автоматизации критически важным фактором своей операционной эффективности, следует из исследования «Бенчмаркинг юридической функции — 2024», проведенного консалтинговой фирмой «Технологии Доверия». Продолжать инвестировать в развитие цифровых решений, способных повысить производительность юридической функции, в ближайшее время планируют 72% компаний.

Среди приоритетных направлений для таких инвестиций стабильно лидирует контрактный менеджмент: именно договорная работа в большинстве организаций остается «узким горлышком», отнимающим значительные ресурсы и тормозящим бизнес-процессы.

Этапы жизненного цикла договора и возможности CLM-систем

Как правило, какие-то из этапов работы с договорами в организации уже автоматизированы. Однако CLM-система помогает на каждом из них, что позволяет сделать весь бизнес-процесс эффективнее и получить более значимый результат от внедрения.

1. Подготовка договора

По нашему опыту, этот этап наиболее трудоемкий: сотрудникам нужно найти нужный шаблон договора, заполнить реквизиты, при необходимости скорректировать шаблон под конкретный кейс. Кроме того, первый этап и самый важный — именно в этот момент принимается решение о готовности компании работать с контрагентом.

Чтобы ускорить подготовку договора и минимизировать риски заключения соглашения с неблагонадежным контрагентом, в CLM-системах используются следующие функции:

• Проверка благонадежности контрагента

CLM-система может быть интегрирована с различными открытыми источниками и коммерческими сервисами, чтобы получать данные по контрагенту, включая его нахождение в санкционных списках. Сводный отчет сохраняется в карточке контрагента. Например, в своих проектах мы интегрировали CLM-системы на базе Docsvision с сервисами Контур.Фокус и DaData. Проверки выполняются автоматически при создании карточки контрагента (перед заключением договора), а также могут выполнятся периодически уже в процессе исполнения договора.

Дополнительно можно настроить правила скоринга с учетом различных факторов. По итогам скоринга CLM-система будет в автоматическом режиме присваивать контрагенту оценку, в зависимости от которой принимается решение о возможности заключения договора. Эта функция существенно сокращает время на проверку потенциального контрагента и снижает риски заключения договора с неблагонадежной компанией.

• Выбор шаблона договора

В CLM-системе можно настроить правила автоматического подбора шаблона договора. Он подбирается в зависимости от данных, введенных сотрудником в карточку договора (предмет договора, типа контрагента, юрлицо с «нашей» стороны и др.). Помимо этого, при выборе шаблона CLM-система автоматически заполняет текст договора: добавляет актуальную дату, реквизиты контрагента из его карточки, сумму договора (автоматически конвертируя ее в сумму прописью).

Сегодня к CLM-системам можно подключать и различные языковые модели, которые способны формировать текст договора по запросу менеджера «с нуля» и «на лету», с учетом актуального законодательства, правил и опыта ранее заключенных договоров. Встроенный ИИ может также выполнять автоматическую проверку по чек-листу текста договора, полученного от контрагента, выявлять в нем потенциальные риск и затем «подсвечивать» их сотрудникам на этапе согласования документа.

• Контроль версий договора

Даже если текст договора редактирует менеджер (инициатор), все версии и правки в них автоматически сохранятся в карточке договора в CLM-системе. Это позволяет в любой момент времени узнать, какой шаблон использовал менеджер и какие правки в него вносил перед отправкой на внутреннее согласование.

2. Согласование договора

На втором этапе задействовано больше всего сотрудников. Скорость согласования зависит от того, насколько быстро и слаженно они будут взаимодействовать. Также на нее влияет, насколько оптимизирован регламент согласования договоров (чтобы, например, договор на поставку воды в офис не отправлялся по полному циклу согласования). Для быстрого и точного согласования договоров в CLM-системах реализованы следующие функции:

• Выбор оптимального маршрута согласования

В CLM-системе настраиваются правила автоматического выбора маршрута согласования в зависимости от реквизитов договора (предмет, тип контрагента, сумма договора, юрлица с «нашей» стороны и т.д.). Это позволяет настроить оптимальные маршруты согласований, соответствующие регламентам организации, а инициатору не беспокоиться, не забыл ли он включить кого-то в список согласующих.

Кроме того, некоторые независимые этапы согласования договора в CLM-системе могут запускаться параллельно. В этом случае экономится время: несколько сотрудников одновременно получают задания на согласование и не ждут друг друга, ведь каждый работает со своей уникальной копией договора. По итогам параллельного согласования CLM-система автоматически консолидирует все правки от параллельных согласующих в итоговую версию документа.

• Гибкая настройка маршрутов согласования

Маршруты согласования договоров, особенно в крупных компаниях, достаточно сложные и вариативные. В нашей практике были случаи, когда у заказчика было более 200 таких маршрутов. Чтобы учесть все требования и нюансы регламентов, CLM-система должна иметь гибкие инструменты настройки маршрутов.

Для платформы Docsvision мы даже разработали отдельный модуль «Конструктор маршрутов», в котором можно настроить сложные маршруты согласования без навыков программирования. Например, задать правило для повторного согласования договора после учета всех правок: отправлять документ на повторное согласование тем сотрудникам, кто уже согласовал его на предыдущем цикле, или нет.

• Мобильное согласование

В согласовании договоров, как правило, участвуют первые лица компании, которые часто бывают в командировках без доступа к своему рабочему месту. Чтобы процесс согласования не «зависал» на таких сотрудниках, в CLM-системах есть возможность удобного согласования договора с мобильных устройств.

В наших проектах мы реализовывали для руководителей несколько вариантов такого согласования. В первом варианте сотрудник на мобильном устройстве получает письмо и просто отвечает на него: согласовано или нет. При этом Docsvision автоматически обрабатывает ответное письмо и фиксирует его в системе, включая комментарии и даже версии договора с правками по тексту. Второй вариант согласования на мобильном устройстве — через адаптивный интерфейс Web-клиента Docsvision, который открывается в любом браузере.

3. Подписание договора с контрагентом

На этом этапе к процессу подключается или первое лицо компании, или другие сотрудники, имеющие полномочия на подписание договора по доверенности. Чтобы подписание прошло быстро и была подписана именно та версия договора, которая согласована на предыдущем этапе, в CLM-системах предусмотрены следующие функции:

• Сверка договора

Если контрагент присылает свою бумажную версию договора, то перед подписанием ответной подписью ее можно отсканировать прямо в CLM-системе и запустить автоматическую сверку скан-копии с согласованной версией договора, хранящейся в CLM-системе. В случае выявления расхождений формируется отчет со списком последних, а также версия договорам с подсвеченными различиями. Аналогично можно запустить и сверку электронной версии договора, которая была получена от контрагента через оператора ЭДО.

• Электронное подписание договора

CLM-система позволяет подписать договор квалифицированной электронной подписью, в том числе с мобильного устройства, и отправить его контрагенту через оператора ЭДО. Для платформы Docsvision мы разработали готовые коннекторы к операторам ЭДО, наиболее востребованным у наших заказчиков: Диадок, Saby (Сбис) и Такском. Коннекторы позволяют отправлять и получать электронные документы контрагентов прямо из интерфейса CLM-системы, не переходя в личный кабинет оператора ЭДО.

• Поддержка работы с МЧД

С 1 сентября 2024 для подписания документов можно использовать только электронную подпись, выданную на физическое лицо. Для подтверждения полномочий сотрудника должна использоваться машиночитаемая доверенность (МЧД).

На Docsvision мы реализовали полный цикл работы с МЧД — формирование МЧД в различных форматах, ее подписание и публикацию в распределенном реестре ФНС России. Таким образом, пользователи Docsvision могут прямо в CLM-системе формировать МЧД для сотрудников и использовать их для подписания договоров электронной подписью.

4. Исполнение договора

После подписания договора выполняются работы, формируется «первичка» и дополнительные соглашения, в некоторых случаях — претензии и иски. Чтобы успешно управлять этим процессам и не «раздувать» штат, необходима максимальная автоматизация. Чем CLM-системы помогают на этом этапе?

• Контроль хода исполнения договора

CLM-система позволяет указывать как основные этапы исполнения договора с плановыми сроками (например, передача лицензий, поставка товара, выполнение работ), так и соблюдение предусмотренных договором ковенантов. Далее фиксируется результат, фактические сроки выполнения и первичные документы по каждому этапу. Помимо этого, в системе можно запускать различные процессы — создание заявок во внутренние службы, автоматическую регулярную проверку благонадежности контрагента, автоматический обмен данными с другими системами (например, системами управления проектами или ERP). Все это существенно снижает как трудозатраты на рутинные работы по контролю исполнения договора, так и риски.

На этом этапе на помощь сотрудникам может приходить и ИИ, который способен отслеживать обязательства по договору и автоматически формировать соответствующие документы по нему (дополнительные соглашения, акты, претензии и т.д.). В случае изменения законодательства или регламентов ИИ выполнит анализ всех заключенных договоров, которых касаются эти изменения, и «подсветит» их для сотрудников.

• Претензионно-исковая работа по договорам

Если в процессе исполнения договора «что-то пошло не так», CLM-система поможет юридическому департаменту с подготовкой претензий и исков. В системе аккумулируется вся информация по договору на протяжении всего его жизненного цикла: текст подписанного документа, история его согласования, вся «первичка», официальная и неофициальная коммуникация с контрагентом.

В своих проектах мы реализуем принцип «одного окна» — встраиваем функционал для претензионно-исковой работы по договорам прямо внутрь CLM-системы. Это удобно и для юристов, которым не нужно переключаться между разными системами при подготовке претензий и исков, и для ИТ-департамента, которому не приходиться заниматься интеграцией информационных систем.

В CLM-системе на базе Docsvision реализованы такие функции, как подготовка претензий и исков, учет судебных дел и загрузка графиков заседаний из КАД Арбитр, контроль исполнительных производств, отчеты по делам.

5. Хранение и анализ договоров

Даже после того, как все обязательства по договору выполнены, его жизненный цикл не заканчивается. CLM-система может быть полезна и на этом этапе:

• Электронный архив договоров

CLM-система, развернутая внутри контура компании, позволяет сформировать единый электронный архив всех заключенных договоров. Безопасный доступ к такому архиву обеспечивает ролевая модель в зависимости от прав доступа сотрудников, а надежное хранение организуется за счет настройки резервного копирования.

CLM-система позволяет искать договоры как по реквизитам (например, по контрагенту, категории или ответственному менеджеру), так и по тексту. Помимо этого, в реестре с договорами или в результатах поиска можно использовать фильтрацию и группировку по ключевым реквизитам договоров. Все это позволяет быстро найти любой договор в архиве и восстановить историю работы с ним.

• Аналитика по договорам

CLM-система может строить различные аналитические отчеты по договорам, которые в ней хранятся: с кем какие договоры заключались и на каких условиях, как проходило исполнение, какие были претензии или иски. Подключение к этим аналитическим отчетам ИИ позволит CLM-системе выполнять и семантический анализ текстов заключенных договоров для выявления закономерностей и представления «инсайтов» руководству.

Внедрение CLM — инвестиция в управляемость и адаптивность бизнеса

Компании, уже использующие такие решения, получают ощутимые преимущества: быстрее и увереннее заключают сделки, эффективно взаимодействуют с внутренними и внешними стейкхолдерами, оперативно реагируют на новые требования рынка. Надеемся, эта статья будет полезна тем, кто только задумывается о внедрении CLM-системы в своей организации.

Подготовиться к проектированию и запуску такого решения помогут типовой план внедрения, кейсы российских компаний и онлайн-демонстрация CLM-системы, доступные на сайте платформы Docsvision.