«Росгеология»: организация документооборота и защиты конфиденциальной информации в быстрорастущем холдинге

Заказчик

ОАО «Росгеология» — это самая масштабная по географии присутствия геологоразведочная компания в России. Предприятия холдинга работают в восьми федеральных округах и 40 регионах России. Холдинг осуществляет полный спектр услуг, связанных с геологоразведкой: от региональных исследований до параметрического бурения и мониторинга состояния недр. За время работы предприятиями холдинга открыто более 1000 месторождений, в том числе углеводородного сырья и твердых полезных ископаемых. У предприятий Росгеологии богатый опыт реализации проектов за рубежом: десятки открытых месторождений в странах Азии, Европы, Африки и Латинской Америки. 100% капитала Росгеологии находится в собственности государства.

Ситуация

Холдинг «Росгеология» основан в 2011 году Указом Президента РФ и включен в перечень стратегических предприятий. За относительно недолгий срок существования компания сумела не только достичь впечатляющих результатов в своей сфере деятельности (разведка природных недр), но и существенно вырасти в размерах, причем темпы роста компании были стремительными. По состоянию на 2016 год компания насчитывает уже 63 дочерних подразделения.

До внедрения СЭД во всем холдинге осуществлялся традиционный бумажный документооборот, не ограниченный единым регламентом. Кроме того, в работе компании использовались конфиденциальные документы, содержащие коммерческую тайну.

Именно поэтому возникала потребность в автоматизации документооборота и делопроизводства на базе СЭД в «Росгеологии». Однако, специфика развития компании подразумевала, что будущая система электронного документооборота должна выдерживать темпы роста холдинга и быстро адаптироваться к постоянно меняющимся потребности бизнеса.

Алексей Петров, ИТ-директор ОАО «Росгеология», выделяет следующие предпосылки автоматизации документооборота в условиях быстрого укрупнения компании:

• бурный рост организации;
• отсутствие единого стандарта документооборота по холдингу;
• необходимость введения эффективного инструмента контроля исполнения;
• возросшая нагрузка на Корпоративный центр;
• необходимость налаживания эффективных горизонтальных связей между подразделениями.

Указанные проблемы, по мнению ОАО «Росгеология», требовали реализации следующих задач автоматизации документооборота:

• автоматизация документооборота Корпоративного центра;
• контроль поручений руководства компании;
• работа с документами, содержащими коммерческую тайну;
• работа всех подразделений организации с внутренними документами компании;
• обособленный документооборот каждой организации;
• обмен документами между организациями;
• сквозные процессы согласования документов и договоров;
• контроль деятельности подразделений.

Решение

Головной офис ОАО «Росгеология» в Москве организовал тендер на закупку СЭД с целью последующего распространения системы на весь холдинг. Победителем конкурса стала система электронного документооборота ТЕЗИС от компании «Хоулмонт».

Основными причинами выбора системы ТЕЗИС стали:

• масштабируемость;
• возможность построения централизованной и децентрализованной системы;
• возможность работы на слабых каналах связи;
• удобный и простой интерфейс;
• поддержка различных часовых поясов;
• возможность гибких настроек и значительных модификаций своими силами;
• широкая функциональность типового решения;
• соответствие 223-ФЗ.

Внедрение СЭД ТЕЗИС в ОАО «Росгеология» было решено разделить на два этапа: внедрение в головном офисе и последующее тиражирование решения на дочерние подразделения. На этапе внедрения СЭД ТЕЗИС в Корпоративном центре ОАО «Росгеология» решались задачи автоматизации документооборота Корпоративного центра, организации контроля поручений руководства компании, работы с документами, содержащими коммерческую тайну.Метавселенная ВДНХ 4.9 т

На первом этапе в головной офис компании в Москве выехал руководитель проекта от компании «Хоулмонт». В течение десяти дней специалист «Хоулмонт» и рабочая группа со стороны заказчика провели предпроектное обследование рабочих процессов на территории «Росгеология», а затем согласовали функциональную спецификацию, в которой были обозначены необходимые настройки и доработки СЭД под потребности заказчика. В функциональной спецификации были предусмотрены следующие настройки и доработки:

• автоматизация документооборота Корпоративного центра: организация процессов работы с входящими, исходящими и внутренними документами; организация процессов подготовки и согласования документов, требующих и не требующих утверждения Генеральным директором;
• автоматизация контроля поручений руководства компании: организация процесса постановки задач, периодических задач на предоставление данных, заявок в отдел ИТ;
• организация работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

Реализация доработок к системе должна была быть выполнена не позднее 31 мая 2015 года. На втором этапе проекта, в течение семи месяцев, специалисты «Хоулмонт» выполнили их.

Автоматизация документооборота Корпоративного центра

В процессе доработки в системе были настроены автоматизированные бизнес-процессы ознакомления с документами, обработки входящих, исходящих и внутренних документов.

Главной задачей для разработчиков «Хоулмонт» в данном случае стала разработка двух разных процессов для работы с двумя типами документов: теми, которые требуют утверждения Генеральным директором ОАО «Росгеология» (регламенты, приказы и распоряжения, служебные записки на закупку, протоколы закупочной комиссии и многое другое) и теми, которые не требуют (внутренние документы компании — служебные записки, разнообразные заявки, письма, отчеты и протоколы). Процессы движения обоих типов документов были реализованы при помощи стандартного конструктора бизнес-процессов ТЕЗИС. Для Генерального директора ОАО «Росгеология» была реализована удобная форма наложения резолюции на документы. Отдельно был реализован процесс работы с заявками в отдел ИТ: особенностью данного процесса является то, что он сочетает в себе процесс согласования заявки и постановку задач на исполнение пунктов заявки для сотрудников подразделений, руководители которых получают на согласование заявку в ОИТ.

Для рабочей группы со стороны заказчика, в свою очередь, основной проблемой стала разработка единого регламента по работе с системой.

На момент знакомства с «Росгеология» это была молодая и быстрорастущая организация с холдинговой структурой. Ранее в компании не использовалась СЭД, и не было регламентов, отражающих построение внутренних процессов документооборота. Из-за этого была достаточно большая нагрузка на Корпоративный центр, которую нам предстояло снизить, — комментирует Илья Гуменчук, специалист по продажам компании «Хоулмонт».

Регламент по документообороту ОАО «Росгеология» был создан на основе стандартного шаблона Регламента по работе с системой, который предлагается заказчику при покупке СЭД ТЕЗИС. Таким образом, компания смогла упорядочить свое делопроизводство и документооборот в едином стиле.

Контроль поручений руководства компании

Для организации контроля исполнения поручений в системе был доработан механизм постановки задач, в ходе которых задачи были классифицированы по типам в зависимости от документов, которые должны быть созданы в результате их выполнения (договор, доверенность, юридическое заключение и т.д).

Отдельным типом задач стали задачи на предоставление данных, то есть, на составление отчетов. Постановка данного типа задач была реализована при помощи механизма периодических задач, являющегося стандартной функциональностью СЭД ТЕЗИС. В результате задачи на подготовку отчетов стали автоматически выставляться сотрудникам с определенной периодичностью, необходимой для контроля.

Также в процесс постановки задач была включена возможность добавления Контролеров и Наблюдателей. В случае если роль Контролера добавлена в задачу при постановке, после ее выполнения задача автоматически попадает к контролеру на проверку.

Помимо этого в систему была добавлена новая роль Соисполнителя. Соисполнитель получает задачу в папку «Назначенные» и может принять задачу в работу. Он может выполнять все действия, аналогичные Исполнителю. Соисполнитель может возвращать Исполнителю задачу для изменения сроков и запроса деталей. При переназначении задачи на соисполнителя в карточке автоматически проставляется параметр «Назначить меня контролером», и исполнитель может проконтролировать процесс исполнения поручения. Соисполнитель может выполнить задачу, при этом задача не выполняется пока Исполнитель не сочтет задачу выполненной и не закроет ее для себя.

Кроме того, был реализован отдельный процесс контроля исполнения поручений по резолюциям Генерального директора. При обработке резолюции с применением задач, получатель документа создает карточку задачи и вводит в систему следующие обязательные данные: текст резолюции, исполнителя (исполнителей), срок исполнения, контролера (или оставляет контроль за собой). Прочие параметры устанавливаются исходя из конкретных условий.

Работа с конфиденциальной информацией

Одним из важных требований заказчика стало обеспечение безопасного хранения и обработки документов, содержащих коммерческую тайну. Данная функциональность была реализована средствами подсистемы безопасности, которые СЭД ТЕЗИС предоставляет на уровне платформы.

Сотрудникам ОАО «Росгеология», которые имеют право работать с документами, содержащими коммерческую тайну, в карточках любого документа доступен специальный атрибут, проставить который может только сотрудник, имеющий право работать с документами, содержащими коммерческую тайну. Как только данный атрибут проставляется, документ, содержащий коммерческую тайну, автоматически перестает быть виден сотрудникам ОАО «Росгеология», кроме сотрудника, создавшего документ.

Для документов, содержащих коммерческую тайну, доступны все процессы системы ТЕЗИС (согласование, регистрация, резолюция, ознакомление). Сотрудники, не имеющие доступа к документам, содержащим коммерческую тайну, не могут прочитать документ в системе, хотя периодически получают уведомления о том, что им пришел такой документ. Однако, при открытии карточки система выдает сообщение, что документ недоступен, и необходимо обратиться к ответственному лицу, чтобы ознакомиться с документом. Это сделано для того, чтобы пользователь, которому разово требуется просмотреть документ, содержащий коммерческую тайну, смог подойти и посмотреть его «с рук».

Сотрудники, имеющие роль и группу доступа для работы с документами, содержащими коммерческую тайну, при получении такого документа могу выполнять действия по процессу и получают доступ к данному документу. Таким образом, документы, содержащие коммерческую тайну, защищены двумя видами защиты:

• стандартная система безопасности СЭД ТЕЗИС: документ виден только автору, его руководителю, участникам процесса работы с документом, администратору системы, сотрудникам группы доступа «Ограниченный + все документы», «Делопроизводитель», «Полный доступ».
• дополнительные роль и группа доступа для работы с конфиденциальными документами, ограничивающие видимость документа всем, кроме сотрудников, которым назначены данные роль и группа доступа.

Уже на стадии предпроекта были требования, суть которых заключалась в том, что есть некоторые документы, которые несут в себе коммерческую тайну. Эти документы должны видеть только сотрудники с определенной ролью в системе. Мы сделали эту роль, и у карточек документов теперь есть атрибут, который, опять же, виден только людям, имеющим эту роль. Соответственно, если документ помечен как конфиденциальный, его видят те сотрудники, которым он направлен и которые могут просматривать конфиденциальные документы. Даже если обычный сотрудник получит уведомление о документе, помеченном как конфиденциальный, он его увидит, но не сможет прочесть сам документ: система блокирует доступ», — поясняет Сергей Климов, руководитель проекта со стороны «Хоулмонт».

Результат

На третьем этапе проекта, прошедшем с июля по сентябрь 2015 года, доработанная система была установлена у заказчика в Корпоративном центре в режиме опытной эксплуатации. Опытная эксплуатация системы ТЕЗИС проходила в штатном режиме. Сотрудники регистрировали документы, ставили задачи, запускали процессы ознакомления и согласования по документам. Уже в сентябре 2015 года система перешла в промышленную эксплуатацию.

Только за первый месяц использования системы в ней уже было зарегистрировано 800 задач и 1700 документов, из которых более 100 были запущены по процессам (согласование, ознакомление). В системе работали более 200 пользователей.

Внедрение системы принесло компании очевидную выгоду уже на этапе установки системы в Корпоративном центре:

• документооборот Корпоративного центра был четко регламентирован в письменной форме, документы были разделены на внешние и внутренние;
• сотрудники избавились от необходимости печати документов и согласования их на бумаге: процессы работы с документами стали электронными;
• с исчезновением бумажного документооборота и внедрением механизма ограничения доступа конфиденциальной информации документы, содержащие коммерческую тайну, стали лучше защищены от просмотра неуполномоченными лицами;
• упростился процесс утверждения документов Генеральным директором.

С 2016 года началось тиражирование решения на дочерние подразделения компании. Приказом руководства компании использование СЭД ТЕЗИС стало обязательным для всех 63 подразделений.

Тиражирование ведется по мере наладки каналов связи с подразделениями компании, многие из которых находятся в удаленных местах со слабой пропускной способностью интернет-канала. Процессы, реализованные в СЭД ТЕЗИС для автоматизации документооборота Корпоративного центра и контроля работы его сотрудников делаются сквозными, обеспечивая обмен документами между подразделениями и контроль деятельности подразделений головным офисом.

Таким образом, СЭД ТЕЗИС смогла упорядочить и регламентировать работу с документами в быстрорастущем холдинге, где процессы роста компании опережали организацию управления документооборотом. Созданные для Корпоративного центра процессы работы с документами легко тиражируются на отдельные подразделения, обеспечивая единый порядок обработки документов во всей распределенной компании.