SAM: как правильно управлять программными активами

Что такое SAM-проект

SAM (Software Asset Management — управление программными активами) — комплекс мер, необходимых для эффективного контроля за ПО, которые использует компания. Изначально SAM-проекты были направлены на соответствие юридическим требованиям и отказ от нелицензионного программного обеспечения. По мере развития ИТ роль SAM резко возросла. Если раньше основным двигателем были риски, то сейчас главная мотивация — ценность бизнеса, решение бизнес- и стратегических задач.

«Фокус раньше был на технической части: помочь с инвентаризацией, дать понимание, что на самом деле есть у компании, оптимизировать текущие затраты, то есть ответить на базовые инфраструктурные вопросы, — рассказывает заместитель директора департамента бизнес-консалтинга Softline Илья Панкратов. — Сейчас SAM — это более цельный проект, который подразумевает большую ценность для заказчика. Мы стараемся комплексно решать задачи заказчика с учетом его стратегии развития. Для этого максимально используем все доступные технические средства».

Почему проекты по управлению программными активами набирают актуальность

SAM-проекты развиваются вместе с ИТ. Они помогают решать сразу несколько ключевых для бизнеса вопросов. Парк ПО прямо влияет на управление компанией. Для того, чтобы принимать продуманные бизнес-решения, необходимо обладать максимально полной и достоверной информацией. SAM помогает вносить коррективы в стратегию развития, решать бизнес-задачи и учитывать риски. Это справедливо как для больших компаний, так и для предприятий среднего и малого бизнеса.

«SAM-проекты позволяют принимать стратегические решения, например, вкладывать ли в облака сейчас или подождать, внедрять ли систему управления конфигурациями, оптимизировать ли приобретение софта и так далее, — объясняет Илья Панкратов. — Если говорить о бизнес-задачах, то понятно, что ИТ должны поддерживать бизнес. SAM помогает в определении бюджетов и работе с финансовыми параметрами: это инвестиции в ПО, целесообразность приобретений, возможность экономии. И, конечно, SAM усиливает ИБ в части минимизации рисков проникновения и потери информации, а также выполнения требований регуляторов».

Эксперты отмечают, что достоверная информация об имеющихся программных активах дает понимание стратегии экономии: за счет каких информационных систем, проектов или подразделений можно оптимизировать затраты. Кроме того, полная информация об установленном ПО и тенденциях его использования может помочь, например, распределить плату за софт по конкретным бизнес-единицам (департаментам), которые чаще или полнее его используют.

Как облака изменили SAM?

Облачные технологии прямо сказались на принципах проведения SAM-проектов. Поменялись сами подходы, потому что теперь нужно учитывать много новых аспектов. Когда рассматривают актуальность перехода в облака, изучают выгодность использования облаков, оправданность и окупаемость инвестиций, сценарии перехода. Это если стоит вопрос о переходе.

Если же облака уже используются в компании, то встает вопрос контроля и управления активами. Финансовые темы тоже всплывают. Они зависят от конкретных критериев, например, доступа к облачным ресурсам, объемов их использования (и, соответственно, величин оплаты). Поэтому финансовая часть SAM изменилась от простого пересчета стоимости софта к попыткам построения гибкой и динамичной модели.«Группа Астра» в свободном доступе опубликовала курс по российской службе каталога ALD Pro для обучения администраторов 4 т

Изменили облака и сферу информационной безопасности. Управление активами связано с ролевыми моделями использования ПО: у кого какие права доступа. Важен вопрос расположения данных. Но не стоит забывать и о банальном лицензировании, так как отсутствие контроля — тоже проблема для ИБ.

В целом же, развитие технологий привело к появлению в профильном ПО для проведения SAM-проектов дополнительных модулей, которые закрывают новые облачные направления.

Каким компаниям нужны SAM-проекты

SAM в последнее время стал популярен в среднем и малом бизнесе. Компании из этого сегмента обычно начинают разбор завалов с оптимизации парка ПО, не переходя к профильным решениям от крупных вендоров. В СМБ все чаще задумываются: как покупать то, что нужно, делать это оптимальным способом и как оценивать материальные активы.

Пример — группа компаний «Клён», для которой Softline провел обзор программных активов на 530 ПК и 80 серверах. После этого были даны рекомендации по консолидации нагрузок на оборудование и использованию таких вариантов лицензирования, которые обеспечивали бы максимальную виртуализацию. Это дает возможность снизить затраты на программно-аппаратное обеспечение, инженерную инфраструктуру и электроэнергию примерно на 30%. Эффективность работы персонала и топ-менеджмента при этом повышается на 20-40%. Бонусом — достижение необходимой производительности и масштабируемости серверов и дисковых подсистем в любой момент времени. Если говорить о срезе по отраслям, то интерес к SAM сохраняют и крупные компании, например, банки, ритейл и промышленные корпорации.

Вне зависимости от величины бизнеса, стоит понимать, что реализовать SAM-проект самостоятельно будет проблематично. Хотя в любом случае стоит провести некоторую подготовительную работу, которая пригодится экспертам интегратора. Например, озаботиться инвентаризацией, определить объемы и направления финансовых трат на программные активы.

«После этого за дело могут приниматься специалисты по анализу бизнес-процессов, связанных с ПО, эксперты по лицензионному анализу, — уточняет Илья Панкратов. — Как выбрать интегратора? Специализированная компания ценна своим опытом. Например, Softline в год проводит более 200 проектов по всему миру. Мы понимаем какие-то вещи, которые выходят за рамки одной компании, общие тенденции и подходы, нетривиальные — отраслевые или страновые — возможности оптимизации. В любом случае, специализированные компании имеют преимущество перед альтернативными вариантами, вроде набора в штат отдельных специалистов или решения проблем «по мере из поступления»».

Как реализовать SAM-проект: выбор партнера, основные подходы, этапы, стоимость

Первый этап — постановка задачи. Бизнесу и компании-интегратору нужно определить болевые точки, понять, что сейчас не в порядке или хотелось бы исправить. Эта задача напрямую связана со стратегией развития компания и зависит от конкретных планов. Например, может готовиться ввод новых магазинов в сети, стандартизация софта на географически распределенном предприятии, оценка стоимости компании или сделка по слиянию.

Второй этап — сбор данных, в том числе — инвентаризация, которая помогает понять, какое ПО имеется в наличии и для чего используется. Этот этап можно (и нужно) автоматизировать с помощью SAM-решений.

Третий этап — сбор данных о закупках: контракты, лицензии, любые документы, связанные с получением доступа к личным кабинетам вендоров. Здесь же просматриваются юридические и финансовые документы. Проводится лицензионный анализ, который готовит почву для технической и контрактной оптимизации. Этот процесс можно также частично автоматизировать.

«После этого обычно следует стадия обсуждения возможностей, конкретных проектов, потенциальных результатов их реализации, — говорит Илья Панкратов. — Предлагаются различные сценарии с учетом имеющихся бизнес-задач. После этого выбирается и реализуется конкретный проект».

Стоимость проекта зависит от масштабов проекта и стоящих перед бизнесом задач, вплоть до зависимости от числа компьютеров и серверов. Если анализ и рекомендации по оптимизации могут занимать от одного месяца до полугода для компаний средней величины, то внедрение конкретных решений занимает более полугода.

Каких результатов стоит ожидать по итогам SAM-проекта

Основной результат — прозрачность управления программными активами. Понимание того, что есть у компании, сколько это стоит и как соотносится со стратегиями развития, дает возможности для дальнейшей оптимизации, снижения рисков, определения более четких векторов использования новых технологий.

«В качестве примера можно привести компанию АЛРОСА, в которой Softline реализовал серьезный SAM-проект, — рассказывает Илья Панкратов. — АЛРОСА — крупнейший в мире производитель алмазов в каратах. Руководство предприятия приняло решение о проектировании и внедрении системы управления ИТ-активами (ITAM). Ее наличие позволяет сократить затраты на обслуживание ИТ-ресурсов, сделать их использование эффективным, обеспечить лицензионную чистоту согласно требованиям российского законодательства».

Проанализировав ИТ-инфраструктуру компании, а также круг задач и бизнес-потребностей АЛРОСА, специалисты Softline порекомендовали выбрать решение Flexnet Manager. Оно помогает вести «умный» учет ПО, базой для которого служит библиотека прав использования. Также решение позволяет готовить консолидированные отчеты о фактически используемых программных продуктах.

«Специалисты Softline обследовали свыше 5 тыс. ПК и 372 сервера в подразделениях компании АЛРОСА в Республике Саха (Якутия), Москве, Подмосковье. Система управления ИТ-активами внедрялась с учетом масштабирования инфраструктуры и расширения парка оборудования до 7500 ПК, — вспоминает Илья Панкратов. — В результате проекта эксперты Softline внесли в систему управления ИТ-активами заказчика данные о наименованиях ПО (более 3 тыс.), приложениях (свыше 226 тыс.) и собрали 450 пакетов правоустанавливающих документов. Компания АЛРОСА получила централизованное управление программным обеспечением, разработанный комплекс внутренних процессов, возможность осуществлять мониторинг потребностей в приобретении ПО».

В АЛРОСА остались довольны, отметив, что проведенный проект позволил предприятию обеспечить централизованное и структурированное хранение данных, дал возможность в автоматическом режиме анализировать конфигурации ПО и ПК, вести учет ИТ-активов и управлять их жизненным циклом. В результате были сокращены издержки на администрирование ресурсов и рационально распределена нагрузка на специалистов.

Переход от SAM-проектов к управляемым сервисам

Сегодня стало недостаточно просто провести SAM-проект и считать, что вопрос закрыт на долгое время. Ситуация с программными активами в компании меняется довольно динамично, а самое главное, и бизнес-задачи, и способы их решения также очень подвижны и часто плотно связаны с ПО. Вопросы по оценке различных сценариев использования ПО, оптимизации инвестиций, контролю использования ПО, часто требуют отдельных квалифицированных в этой сфере специалистов. Все больше компаний — и крупных, и совсем небольших — делают выбор в пользу постоянного внимания к теме SAM, например, выделяют роль ответственного за управление программными активами.

Вендоры также активно поддерживают сервисный подход к управлению программными активами. В частности, корпорация Майкрософт объявила о программе Microsoft SAM Managed Service Program.

«Softline — первая российская компания, прошедшая аккредитацию, как провайдер Управляемого Сервиса SAM, — сообщает Илья Панкратов. — Участие в этой программе не просто показывает высокий уровень предоставляемого сервиса, но и позволяет давать дополнительные преимущества и сервисы от корпорации Microsoft и при ее поддержке. Управление программными активами на постоянной основе позволяет нашим заказчикам выйти на новый уровень контроля, оптимизации активов ПО и защищенности ИТ-инфраструктуры. Также повышается оперативность реагирования на любые вызовы, связанные с меняющимися бизнес-задачами и технологическим окружением».

Смотрите также

• Илья Панкратов, Softline: SAM – разумный подход к оптимизации с учетом стратегии развития бизнеса