Как быстро перестроить бизнес с помощью Sunrise BPMS

Откуда взялось мнение, что BPMS-система — инструмент для крупных компаний с большими бюджетами

Если вкратце, то переход на BPMS (Business Process Management System) платформу или переход к процессному управлению — это вопрос эволюционного развития компании и ее автоматизации. После внедрения учетной системы следующим шагом обычно идет автоматизация бизнеса, а затем и автоматизация сквозных процессов, связывающих работу нескольких подразделений компании. Однако, часто случается так, что бизнес относительно эффективно работает в текущем состоянии, и цифровизация останавливается. В силу смещения приоритетов, не делается шаг на следующий уровень.

Возможности BPMS пока сильно недооценены рынком

Процессный подход к управлению позволяет организовать работу, а также непрерывно совершенствовать бизнес-процессы, повышая эффективность всей компании. Однако, в нашей стране, исторически, есть смещение в сторону функционального управления. Из-за этого на рынке сложилось предубеждение, что решения для управления бизнес-процессами — это инструмент для самых крупных компаний, где есть специализированные подразделения. До недавнего времени внедрение полнофункциональной BPMS-платформы было возможно лишь в рамках масштабного проекта с большим бюджетом и требовало несколько месяцев работы множества специалистов со стороны и заказчика, и подрядчика.

В силу достижения достаточно высокой цифровой зрелости бизнеса и стремления к поиску точек роста эффективности, фокус сместился на продукты для организации процессного управления. За последнее время на рынке появились продукты, цикл внедрения и настройки которых многократно сократился, а совокупная стоимость владения позволяет использовать их в компаниях среднего бизнеса.

Современные решения позиционируются под грифом low-code. Они изначально предназначены для быстрого развертывания в компаниях как среднего, так и крупного бизнеса. Это делает продукты доступными для широкого спектра компаний рынка и существенно снижает стоимость владения. Например, BPMS платформа Sunrise разработана в среде 1С и быстро разворачивается в организации, где внедрена любая конфигурация 1С. Благодаря бесшовной интеграции в существующий ландшафт, запуск платформы в эксплуатацию может занимать не более 3 рабочих дней, говорит менеджер продукта Sunrise BPMS (BIA Technologies) Александр Тихонов.

По мнению эксперта BIA Technologies, одним из ключевых преимуществ, которые дает low-code платформа, является возможность перенастраивать бизнес-процессы «на лету». Работа в интеллектуальной среде по настройке бизнес-процессов не требует включения программистов. Все действия выполняются бизнес-пользователями. Перенастройка процессов происходит очень быстро: достаточно внести изменения в графическую модель, и уже со следующего запуска процесса, сотрудники будут получать задачи согласно новой схеме.

Чем BPM-системы отличаются от систем документооборота

Представитель BIA Technologies поясняет, что системы, где широко используются такие понятия как workflow или бизнес-процесс, следует рассматривать в разрезе следующих этапов работы: моделирование, исполнение и анализ. И в этом контексте полноценное управление процессами поддерживают лишь системы документооборота (СЭД) и BPM.

Но документооборот представляет собой маршрутизацию движения документов. То есть СЭД автоматизируют процесс обработки документов, этапы которого соответствуют смене статусов. Эти продукты нацелены на быструю и безошибочную обработку документа. СЭД позволяет сократить издержки на делопроизводство, но не помогает достигать бизнес-целей. По разным данным, в среднем лишь треть процессов в компаниях связано с документами.

В свою очередь, BPM представляет собой инструментарий для управления компанией посредством автоматизируемых процессов. Некоторые из них являются маршрутами для документов.

Инициатором процесса в BPMS может быть любое событие, не обязательно связанное с документом. Это может быть звонок клиента или срок начала действия процесса. И самое важное, что для процессного управления главным является не один процесс, пусть даже очень важный, а эффективное взаимодействие совокупности процессов, в том числе кросс-функциональных, объясняет Александр Тихонов.

Семь причин, когда нужно внедрять BPMS: пример из практики

BPMS позволяет организовать качественное взаимодействие между управленцами и ИТ-специалистами, лучше использовать существующие информационные системы и ускорить разработку новых. Система позволяет работать со сквозными бизнес-процессами, связывающими работу многих подразделений, снимать конфликты в рамках кросс-функционального взаимодействия, проектировать связанные процессы.

Александр Тихонов называет семь признаков заказчика, для которого внедрение BPMS позволит быстро добиться измеряемого результата.

1. Между отдельными частями организаций возникает не сотрудничество, а конкуренция.
2. Задачи отдельных подразделений перерождаются в бюрократические структуры, сложные для адаптации.
3. Численность организации выше 30 человек и теряется управляемость.
4. Территориально распределенная структура компании: удаленность филиалов от головного офиса, увеличение административно-хозяйственных расходов, финансовые ошибки руководителей филиалов, различия в законодательной базе регионов, рост количества бухгалтерских документов.
5. Разные критерии эффективности и качества работы подразделений.
6. Перегруженность управленцев и сложности взаимодействия при решении вопросов, смежных для подразделений.
7. Дублирование функций и, как следствие, высокие затраты на содержание управленческой структуры.

Что делает Sunrise BPMS

В компании есть определенное количество подразделений, каждое из которых занимается своей вертикалью. Внутри множество собственных бизнес-процессов, в рамках которых работает некоторое количество информационных систем. Все они решают задачи одного бизнеса, но нет центральной оси, объединяющей ландшафт и нацеливающей на единый бизнес-результат. Именно этой осью выступает Sunrise, обеспечивая прозрачность управления, помогая выстроить эффективную систему контроля исполнения, необходимую интеграцию с системами и базами данных партнеров, в том числе аккумулируя данные в рамках единой цифровой среды, рассказывает Александр Тихонов.

Если говорить о семи проблемах, описанных выше, Sunrise BPMS решает их, обеспечивая следующие результаты:

• создается упорядоченная совокупность работ взаимосвязанных управленческих подразделений и отдельных менеджеров, находящихся между собой в устойчивых взаимосвязях;
• повышается управляемость предприятия и уровень исполнительской дисциплины за счет предоставления средств контроля над исполнением задач;
• появляются данные для принятия обоснованных решений, направленных на перестройку внутреннего управления;
• организация функционирует и развивается как единое целое.

Что изменила пандемия

Мы уже не раз писали, что в условиях пандемии COVID-19 устойчивее всех оказались те компании, которые были готовы быстро адаптироваться к новой ситуации. Принуждение к цифре не оставляет выбора — бизнес должен либо быстро перестроиться, либо также быстро потерять клиентов и возможности для развития. И чаще всего имеющиеся информационные системы не позволяют быстро реагировать на перемены.

Конечно, сразу возникает вопрос, где взять деньги на закупку новых информационных систем, которые в будущем позволят быть более динамичными? И тут мы очень хорошо вписались в сложившиеся реалии — благодаря 1С ориентированности нашего продукта большинство российских компаний, работающих в системах на базе 1С, имеют возможность перестроить свой ландшафт с минимальными затратами, отмечает Александр Тихонов.

Система построена таким образом, чтобы все операции могли быть реализованы бизнес-пользователями, без привлечения программистов. В том, случае, когда требуются достаточно сложные манипуляции, например, создание нешаблонных задач, не придется искать дорогостоящих разработчиков. С платформой Sunrise BPMS, могут работать даже начинающие 1С-программисты.

Текущий кризис вынуждает бизнес экономить и добиваться максимальной эффективности каждого отдельно взятого процесса. Возможности BPMS в этой области все еще сильно недооценены рынком. Впереди нас ожидает стабильный рост спроса, а также расширение пула заказчиков как в сторону охвата новых отраслевых сегментов, так и в сторону небольших компаний, нацеленных на то, чтобы выиграть возможности для развития в сложившейся ситуации, считают в BIA Technologies.