Управление территорией

Как сегодня осуществляется сбор и анализ информации в регионах

Рассмотрим типичную ситуацию. В отдельном департаменте регионального органа управления идет сбор данных, необходимых для обеспечения собственной деятельности. На основе этих данных подготавливаются информационно-аналитические документы и проекты решений. Когда для подготовки проекта решения необходимо собрать данные из нескольких департаментов, ситуация усложняется. Из-за того что сбор данных не согласован между департаментами, чаще всего оказывается, что:

• данные собираются в разных форматах;
• периодичность сбора (актуализации) данных различается;
• данные дублируются;
• данные противоречат друг другу.

В результате, данные, собираемые в нескольких департаментах, невозможно объединить без потери достоверности, или же из-за противоречивости первичных данных объективность объединенных данных вызывает сомнение.Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

Таким образом, когда данные, собранные в департаментах, сводятся на уровне ведомства, они только частично отражают реальную ситуацию. При объединении неточных данных из нескольких ведомств ошибка накапливается. А при переходе на уровень управления, когда используются неточные данные нескольких территорий, ошибка возрастает еще больше. Именно поэтому при современном экспоненциальном росте объемов информации и скорости работы руководители не имеют возможности увидеть реальную картину происходящего на подотчетной им территории. Чем выше уровень управления, чем дальше он от места сбора первичных данных, тем меньше у руководителя валидной информации для принятия решений.

Процесс объединения информации, хранимой в разных форматах, или попытки срочно собрать недостающие данные требуют дополнительных ресурсов (времени или людских). В результате получаем низкую скорость и сомнительное качество подготовки информации для принятия решений. И, аналогично накоплению ошибки при сведении данных, скорость и эффективность подготовки консолидированных данных снижаются с ростом уровня управления, то есть по мере удаления от точки сбора первичных данных.

Таким образом, руководители регионов не получают целостную информацию о состоянии территории или получают ее с задержкой и им приходится принимать решения, опираясь на усеченные, искаженные и разрозненные данные. И это не может не влиять отрицательно на качество управления территорией.

Важно заметить, что описанная ситуация возникает независимо от того, внедрены информационные системы в департаментах или нет. Потому что часто даже в соседних департаментах используются несовместимые между собой информационные системы, интеграция которых изначально не предусматривалась, не говоря уже об информационных системах в разных ведомствах. Поэтому и возникают проблемы с подготовкой информации, и, как следствие, снижается качество управления.

Как преодолеть текущие ограничения мониторинга данных

Таким образом, для улучшения качества управления территориями с точки зрения информационно-аналитического подхода необходимо:

• Обеспечить руководителей всех уровней валидной (достоверной) информацией для принятия решений.
• Увеличить скорость подготовки документов для принятия решений.
• Оптимизировать функции работы с информацией.

Для решения этих задач эксперты «НЕОЛАНТ» разработали концепцию построения информационной системы управления территориями. Использование данной концепции при создании информационной системы дает возможность исполнительной власти организовать информационно-аналитическую деятельность таким образом, чтобы руководители, отвечающие за управление территориями, на всех уровнях видели реальную картину состояния управляемых территорий и получили возможность повысить качество управления и оперативность принятия решений.

В рамках концепции при информатизации процесса управления территориями эксперты «НЕОЛАНТ» считают обязательной следующую последовательность действий:

• Выстроить информационно-аналитический процесс на всех уровнях управления территорией.
• Регламентировать исполняемые функции.
• Определить унифицированные требования к информационной системе, обеспечивающей информационно-аналитическую деятельность.
• Разработать информационную систему на базе сформулированных унифицированных требований к системе.

Выстраивание информационно-аналитического процесса

Прежде чем приступить к разработке информационной системы, необходимо привести в порядок информационно-аналитические процессы на всех уровнях власти: в поселениях, муниципалитетах, районах, региональных администрациях. Для этого, в первую очередь, нужно систематизировать исполняемые функции.

Информационно-аналитический процесс состоит из потока информации и функций работы с ней.

Функции работы с информацией - это фактически те функции, которые осуществляют органы государственного управления, а именно:

• сбор данных;
• учет данных;
• мониторинг и хранение данных;
• аналитическая обработка полученных данных;
• подготовка информационно-аналитических документов на базе результатов аналитической обработки данных;
• формирование проектов управленческих решений на базе информационно-аналитических документов.

Каждая функция - это действие, выполняемое определенными исполнителями и в указанные сроки или с периодичностью, с заданными исходными данными, имеющее результат и получателя результата.

Для организации информационного процесса необходимо определить полный перечень выполняемых функций. Возможно, задача составления перечня выполняемых функций уже была решена на уровне департамента при внедрении локальной информационной системы, но для эффективного управления территориями необходимо организовать сквозной, то есть объединяющий департаменты, поселения, муниципалитеты, районы, информационно-аналитический процесс на всех уровнях управления. Обычно данные собираются на нижнем уровне управления, далее в зависимости от исполняемых функций к ним получают доступ с более высоких уровней и каким-либо образом обрабатывают. Результат этой обработки передается на следующий уровень, на котором, например, данные консолидируются с данными из других департаментов и используются для подготовки проекта решения. Таким образом, функции, которые осуществляются на каждом уровне, зависят от результатов осуществляемых функций на более низких или соседних уровнях. Поэтому для улучшения качества управления информационно-аналитический процесс должен быть построен целиком, по всем уровням управления, чтобы информация протекала снизу вверх в форме данных и сверху вниз в форме запросов без разрывов, застоев и тупиков.

Для выстраивания сквозного информационно-аналитического процесса на всех уровнях управления эксперты «НЕОЛАНТ» предлагают:

• Систематизировать исполняемые на всех уровнях функции.
• Описать информационно-аналитический процесс от целей к функциям.
• Оптимизировать процесс, опираясь на результаты выполнения пунктов 1 и 2.

Систематизация функций

Для систематизации функций в первую очередь необходимо сформировать список всех функций, которые осуществляются ведомствами, органами региональной исполнительной власти, муниципалитетами:

• какие данные и кто собирает;
• как и кем учитываются данные;
• как и кем осуществляется мониторинг данных и их хранение;
• какая аналитическая обработка полученных данных и кем производится;
• какие и кем готовятся информационно-аналитические документы на базе результатов аналитической обработки данных;
• как и кем формируются проекты управленческих решений на базе информационно-аналитических документов.

Затем полученный список функций нужно структурировать и сгруппировать по согласованным параметрам.

Структуризация и группировка функций поможет организовать упорядоченный учет и выявить функции:

• которые дублируются и соприкасаются между различными ведомствами;
• для исполнения которых недостаточно данных;
• у результатов которых нет получателей.

Таким образом, будет получено описание информационно-аналитического процесса с точки зрения того, какие функции кто выполняет и кто является потребителем их результатов.

Описание процесса от целей к функциям

Для построения эффективной информационно-аналитической системы необходимо также провести изучение процесса в обратном направлении - от конечных целей или задач, в данном случае, от выработки управленческих решений, к осуществляемым функциям. Провести эти работы необходимо, для того чтобы синхронизировать перечень документов, которые готовятся в соответствии с устоявшейся практикой, и перечень документов, которые востребованы лицами, принимающими решения. Это необходимо также и для последующей автоматизации процесса.

Информационные задачи, реализуемые в рамках информационной системы, должны идти от целей и задач, которые решаются при управлении территориями. Если речь идет о подготовке управленческого решения, то любая информационная задача должна строиться из того:

• какова тема управленческого решения;
• кому из лиц, принимающих решения, информация должна быть предоставлена.

И в соответствии с этим определяются:

• состав информации;
• форма представления информации;
• участники процесса подготовки информации;
• функции участников процесса.

Таким образом, после изучения процесса от целей будет получено описание процесса с точки зрения того, какие существуют темы управленческих решений и какие функции работы с информацией необходимо выполнить, чтобы эти управленческие решения подготовить. Затем также необходимо выполнить структуризацию и группировку полученных функций по согласованным на первом этапе параметрам.

В итоге после проведения двух этапов будут подготовлены два перечня функций. В одном - все уже выполняемые функции и во втором - функции, необходимые для выполнения поставленных задач. Результатом объединения этих перечней будет необходимый и достаточный для качественного решения задач управления территориями перечень функций.

Регламентация исполняемых функций

После того, как определен необходимый и достаточный набор функций для качественного исполнения деятельности, которая осуществляется органами власти, требуется провести обязательную регламентацию выполняемых функций. В рамках регламентации должно быть проведено описание функций путем установления таких норм, правил и характеристик исполнения функций, следование которым обеспечивает требуемое качество управления территориями.

После завершения описания и регламентации исполняемых функций или фактически наведения порядка в информационно-аналитическом процессе можно переходить к задачам автоматизации этого процесса.

Определение унифицированных требований к информационной системе

Решение задачи по автоматизации любого сложного процесса правильно начинать с определения требований к системе, которую нужно получить. Это позволяет создать унифицированную информационную систему. Поэтому прежде чем приступать непосредственно к разработке информационной системы эксперты «НЕОЛАНТ» предлагают определить унифицированные требования к комплексной информационной системе информационно-аналитического обеспечения деятельности по управлению территориями.

Для формирования унифицированных требований необходимо проанализировать функции и состав информации, которые необходимы для исполнения этих функций. Важно проанализировать данные по всем подразделениям исполнительной власти: в региональных администрациях и соответствующих ведомствах и комитетах. В процессе анализа информации должны быть определены:

• тематические блоки в управлении развитием территории;
• направления и показатели мониторинга;
• состав пространственной информации;
• способы аналитической обработки;
• способы представления результатов обработки.

На базе результатов этой работы можно сформировать унифицированные требования к комплексной информационной системе информационно-аналитического обеспечения деятельности.

Разработка информационной системы на базе унифицированных требований

Далее, исходя из полученных требований, можно разработать информационную систему, которая объединит процессы сбора, обработки и последующей подготовки информационно-аналитических решений в целостный процесс и станет системой обеспечения качества информационно-аналитической деятельности органов государственной власти.

В дальнейшем информационную систему, разработанную на примере одного или нескольких регионов, можно использовать в качестве шаблона или прототипа, который накладывается на информационные процессы в других регионах. Например, если в регионе процессы уже структурированы и формализованы, то имеющийся прототип настраивается в соответствии с процессами данного региона. Если в регионе процессы недостаточно формализованы, то использование прототипа позволит быстро и эффективно структурировать и автоматизировать региональные задачи.

Придерживаясь при реализации информационной системы предлагаемой концепции, органы государственного управления получат доступ к целостным данным, оптимизируют процесс управления и в результате смогут повысить качество управления и оперативность принятия решений.