От многоплатформенности к экосистеме цифровых решений: Directum RX в IEK GROUP 

На пути к изменениям

Холдинг со сложной управленческой структурой «перерос» прежнюю ИТ-систему: согласование документов было автоматизировано слабо, не было полноценного электронного документооборота, у платформы отсутствовали возможности для масштабирования. Кроме того, в каждом подразделении использовались разные цифровые продукты, работникам приходилось дублировать данные в несколько учетных систем.

Вместо того, чтобы закрыть локальную проблему — просто внедрить продукт для согласования договорных документов, мы обратились к смежным подразделениям и предложили вместе выбрать единую платформу, на основе которой будем строить наши процессы. В результате мы пришли к внедрению экосистемы ИТ-решений Directum. Сейчас в IEK GROUP цифровизацией покрыты 3 основных блока: договорная работа, HR и делопроизводство. Сергей Чернов, директор по правовым вопросам IEK GROUP

На формирование технического задания на новую систему и сравнение различных продуктов ушло полтора года. Требования включали более 20 пунктов. Например, одним из обязательных условий было наличие low-code-инструментов, чтобы оперативно вносить изменения или добавлять новые процессы.

В результате по всем параметрам подошла платформа Directum RX.

Цифровизация с амбициями: цели проекта

Команде предстояло «вписать» программные продукты Directum в уникальные бизнес-процессы холдинга и выстроить цифровую экосистему с учетом потребностей всех подразделений:

• перевести в электронный вид делопроизводство;
• разработать возможности для управления внутренними тендерными процедурами;
• организовать кадровый ЭДО, онлайн-прием и управление отпусками;
• настроить миграцию документов из предыдущей ИТ-системы;
• настроить интеграцию Directum RX и Directum HR Pro с системами 1С:ЗУП, 1С:ДО, Контур.Диадок, Контур.Фокус, Active Directory, MDM и другими;
• создать мобильные рабочие места — адаптировать приложения Directum Solo и Directum Jazz под специфику компании.

Учитывая объем проекта, системы решили внедрять постепенно. На первом этапе взяли в работу: делопроизводство, договоры и тендеры, HR-процессы.

Делопроизводство

Логика функционального блока Directum RX совпадала с теми процессами, которые уже существовали в IEK GROUP. В электронный вид перевели издание приказов и распоряжений, регистрацию входящей корреспонденции.

Благодаря готовому решению «Доверенности» сотрудники создают МЧД (машиночитаемые доверенности) и регистрируют их в реестре ФНС, не покидая интерфейса информационной системы.

Договорная работа

По словам заказчика, юристы IEK GROUP стали двигателями цифровизации компании: год от года рос холдинг, увеличивалось количество сделок и сопровождающих их документов. Необходимо было сократить средний срок согласования договоров, а также упорядочить их хранение и поиск.

В ходе работы над решением «Договоры»:

• сохранили бизнес-логику предыдущей системы;
• реализовали электронное подписание через 1С:ДО, посредством которой также формируется витрина налогового мониторинга;
• разработали новый модуль внутренних тендерных процедур;
• настроили согласование и одобрение сделок, в том числе с использованием мобильных приложений Directum Solo и Directum Jazz;
• запустили более 60 регламентов согласования, в том числе «по умолчанию»: согласование происходит автоматически, если нет ответа от согласующих.

За первый квартал 2024 года было согласовано и подписано более 4400 документов, 17,5% от всех договоров заключили с использованием сервисов ЭДО.

Закупки

Решение для тендерных процедур с необходимыми справочниками и регламентами было создано по инициативе финансовой и аудиторских служб. Оно необходимо компании для коллективного выбора наиболее подходящего контрагента.

За счет интеграции с Контур.Фокус удалось автоматизировать работу, которую ранее выполняли в ручном режиме. Так, в шаблоны тендерных документов подставляются регистрационные данные, финансовые показатели, информация о судебных процессах и госзакупках. Затем также в автоматическом режиме формируются Конкурентный лист и Протокол тендерного комитета.Павел Бобу, Cloud Networks: В 2024 году больше всего запросов было на ИБ-консалтинг 4.9 т

Голосование участников тендерной процедуры происходит в том числе и в дистанционном формате с использованием приложений Directum Solo и Directum Jazz, которые были адаптированы под эти задачи.

От идеи к реализации: HR-задачи

Бизнес-единицы холдинга рассредоточены по всей стране, регулярно принимаются новые сотрудники. Работать с бумажными документами с каждым годом становилось все сложнее и дороже, поэтому компания остро нуждалась в переводе кадровых процессов в цифровой вид.

На первом этапе к КЭДО на базе Directum HR Pro подключили 1280 человек из 27 обособленных подразделений. В цифру перевели:

• ознакомление с приказами, дополнительными соглашениями и другими кадровыми документами;
• управление отпусками;
• прием новых сотрудников.

Отпуска

Функциональность запустили в конце 2023 года, когда сотрудники традиционно планировали отдых на следующий год. Данные по запланированным отпускам интегрировали с системой 1С:ЗУП, где формируется фискальный график отпусков. Каждый сотрудник, подключенный к кадровому ЭДО, получил в системе задание на ознакомление с графиком. На его подписание всеми сотрудниками ушло всего 3 дня.

Работники отправляют заявления на отпуск самостоятельно в личном кабинете на мобильных устройствах, после чего заявления автоматически уходят руководителю на согласование. Затем в 1С:ЗУП формируется приказ с автоматической подстановкой вида отпуска (без сохранения заработной платы, основной или дополнительный). После проведения документа в 1С:ЗУП в Directum RX формируется задание на подписание приказа об отпуске.

Онлайн-трудоустройство

Дистанционное оформление на работу — одна из самых ожидаемых «фишек» для HR-департамента крупного холдинга. Сегодня 90% кандидатов устраиваются в IEK GROUP онлайн, без лишних пересылок и отслеживания документов.

Самый быстрый прием на работу за всю мою практику произошел через личный кабинет: кандидат представил нам документы, ознакомился с ЛНА и заполнил заявления при приеме на работу. Через 20 минут он стал нашим сотрудником. Мария Кузнецова заместитель руководителя Отдела кадров Департамента управления персоналом IEK GROUP

Мастер-данные для HR-процессов

При настройке кадровых процессов возникла еще одна задача: согласовать данные между системами Directum RX, Master Data Management (MDM) и 1С:ЗУП. В MDM-систему (источник организационной структуры) из 1C:ЗУП передаются данные о сотрудниках, персонах, должностях, подразделениях. Directum RX — система, в которой выполняется взаимодействие между пользователями, а также прием сотрудников. По ходу внедрения команда спроектировала и реализовала интеграцию между тремя системами с хранением связей между объектами в служебном справочнике Directum RX.

Интеграционное решение дало возможность организовать прием сотрудника в рамках синхронизации данных между системами. Сократились затраты на поддержание актуальности информации и формирование некоторых видов кадровых документов.

Результаты проекта и планы по развитию

Ускорение бизнес-процессов. Автоматизированные регламенты и внедрение мобильных приложений ускорили согласование договоров и проведение тендерных процедур. Упорядоченное хранение электронных документов во много раз упростило их поиск. Благодаря цифровизации кадровых процессов сократили время на трудоустройство, прием и обработку заявлений на отпуск.

Оптимизация затрат. Свели к минимуму затраты на бумагу, пересылку документов, хранение. За счет интеграций с другими цифровыми продуктами компании в несколько раз сократили затраты на поддержание актуальности данных между системами.

Безопасность. В системе учтены все требования к защите персональных данных. IEK GROUP планирует масштабировать КЭДО на сотрудников остальных бизнес-подразделений, а также продолжать цифровизацию, например, создать долговременный архив на базе Directum RX.

Исполнитель

TANAiS — сертифицированный партнер компании Directum, интегратор передовых российских информационных технологий, эксперт в сфере автоматизации и консалтинга ИТ-решений, внедрения и сопровождения с опытом более 20 лет. Специализируется на автоматизации бизнеса, системной интеграции и интернет-решениях.