Елена Истомина, Directum:
Практически все наши проекты затрагивают BPM-функционал

Елена Истомина: BPM — обязательная часть функциональности ECM-системы. Ведь большая часть работы с документами и другим контентом в организациях происходит в рамках процессов.

Елена Истомина: Почти все организации, которые внедряют у себя ЭДО, в той или иной мере автоматизируют управление процессами. Традиционно это управление входящими и исходящими документами, согласование договоров, управление нормативными документами и т.п. Мало кто покупает ECM чисто для хранения — как архив. И даже если речь идет о задаче «Архив», при реализации возникают процедуры приема документов, выдачи, уничтожения — то есть опять управление процессами. С другой стороны, почти все процессы так или иначе связаны с контентом: это может быть заявка на командировку или, например, обращение в сервисную службу. В результате, в ECM оказываются вовлечены почти все сотрудники организации.

Елена Истомина: Изменение спроса на системы, как правило, связано с модными практиками управления или новыми технологиями. Каких-то серьезных изменений в методологии управления процессами за последнее время не произошло, поэтому и спрос на BPM-функционал существенно не поменялся (в количественном выражении). Что касается содержательного изменения требований к системам управления процессами, то можно выделить следующие тренды:

• Включение в этапы процесса программных роботов и искусственного интеллекта для исключения выполнения человеком рутинных процедур.
• Сквозные процессы. Невозможно реализовать в одной системе все задачи крупной организации или холдинга. Появляются системы разных классов (ECM, ERP, CRM, управление проектами, сервисы обмена и т.д.), управляющая компания и дочерние общества холдинга могут использовать разные системы. В результате появляются процессы, которые на своем пути должны пройти несколько систем. Соответственно необходимы механизмы, которые отследят этот процесс.

Елена Истомина: В Directum развиваются сервисы для интеллектуальной обработки документов Directum Ario, основанные на алгоритмах машинного обучения, а также решение для взаимодействия разных систем Directum Cross-System Interaction (DCI), или Механизмы межсистемного взаимодействия.

- решение для интеллектуальной обработки корпоративного контента. Включает набор интеллектуальных инструментов, использующих алгоритмы машинного обучения, который предназначен для выполнения рутинных операций: распределения потока документов, заполнения реквизитов, регистрации и отправки исполнителям (узнать подробнее).

Основные, но не единственные кейсы применения Directum Ario: распознавание, классификация документов, извлечение атрибутов документов и заполнение карточек в системе. Например, пришел в компанию документ — письмо, а делопроизводитель только сканирует его и верифицирует заполненную карточку. Или по возвращении из командировки сотрудник не руками заполняет авансовый отчет, а просто отправляет фото всех чеков-билетов на электронный ящик компании и проверяет уже сформированный отчет.

Механизмы DCI работают над организацией сквозных бизнес-процессов внутри группы компаний, когда дочерние общества работают в разных ECM-системах. Это может быть официальная переписка между компаниями холдинга, выдача поручений в подчиненную организацию, или согласование договора с головной организацией. Механизмы позволяют инициатору отследить ход процесса в нескольких системах (на ком «застряло» согласование или как продвигается исполнение поручения) и управлять им.

Елена Истомина: Конечно, политика импортозамещения дала серьезные преимущества и возможности российским разработчикам ПО. Мало того, что стали выбирать российские системы, так еще те, кто пользовался западными разработками, задумались об их замене.

Елена Истомина: Рынок ИТ активно развивается, и темпы его развития в ближайшее время не снизятся. Коснется это и задач BPM. Тренд цифровизации позволит автоматизировать те процессы, которые раньше не могли идти без бумаги. Хороший пример — кадровый документооборот. Когда решится вопрос с подписанием и хранением кадровых документов в электронном виде, можно будет полностью переводить в систему процессы приема, перевода и увольнения сотрудников. Так что начинать можно уже сейчас. Ну и тренд «умных процессов», работающих без человека, тоже продолжится.

Елена Истомина: Практически все наши проекты затрагивают BPM-функционал, чаще всего это процессы работы с входящими, исходящими документами и договорами. Регламенты согласования договоров бывают особенно «замороченными».

В «Келлогг Рус» развернута облачная система DirectumRX, в которой работают 675 человек (узнать подробнее).

Из проектов с «нетиповыми процессами» можно выделить внедрение Directum RX в ООО «Келлогг Рус». Причем актуальные процессы для автоматизации выбирали сами сотрудники. Не все из них сразу были запущены в опытную эксплуатацию. В некоторых процессах в ходе проекта удалось обнаружить точки оптимизации на уровне регламентов компании, и сейчас заказчик их улучшает. Но со стороны пользователей уже появляются пожелания по дальнейшему развитию и расширению использования. Это хороший показатель того, что система действительно стала удобным инструментом.