Елена Истомина, Directum: Современное управление — это не только процессы

Елена Истомина: Клиенты выбирают системы не по классу, а как способ решения конкретной задачи, для цифровизации какой-то области деятельности. Например, для работы с договорами, кадрового электронного документооборота и т.п.

BPM-систему как инструмент вообще может купить только ИТ-служба. На BPMS практически нет бизнес-заказчиков, поэтому этот класс долго был чем-то экзотическим на российском рынке. Бизнесу не важно, какой класс системы будет, а нужно, чтобы договоры согласовывались за один день, или чтобы не было необходимости гонять на вахту машину с документами для ознакомления. А вот обоснование эффективности расходов ИТ-бюджета и гибкость продуктов на базе BPM становятся определяющим фактором популярности таких платформ.

ИТ-директора понимают, что будут и другие задачи, и покупать систему под каждую из них невыгодно. Пресловутый «зоопарк» систем надо минимизировать — чтобы не увеличивать сложности интеграции и поддержки. На каждом предприятии есть множество крупных и мелких процессов, рационально переводить их в «цифру» на базе одного или небольшого числа ИТ-решений.

В результате компании часто ищут и выбирают систему, которая поможет сначала быстро решить основную задачу, а потом позволит им закрыть и дополнительные. В этом случае отдача от покупки ПО и снижение затрат на обслуживание будут существеннее.

Елена Истомина: На современном рынке проще и дешевле взять готовое решение и адаптировать его под потребности бизнеса, чем самим разрабатывать с нуля, пусть на отличной BPM-платформе. Чем выше готовность продукта, тем меньше затрат на внедрение, и система быстрее начнет работать и приносить пользу. Это особенно актуально, когда ограничены ресурсы и время.

Но даже при выборе коробочного решения нужно пройти ряд обязательных шагов: развернуть и настроить систему, обучить сотрудников. Жизнь пользователей с новой системой и правилами стоит активно поддерживать, а часто — еще и стимулировать в первое время. При должном обучении реально внедрить своими силами, но можно привлечь и подрядчика.

Елена Истомина: Как показывает наш опыт, сейчас многие отдают предпочтение таким решениям, так как бизнесу важны скорость изменений и сокращение затрат. А если компания хочет иметь систему, которая детально учитывает специфику бизнеса с максимальной автоматизацией действий, то «коробки» не хватит, потребуется адаптация. Но и тут надо разумно походить к формированию требований.

Управление требованиями — это отдельное большое направление, важное для соблюдения баланса. Насколько доработка даст ожидаемый результат? Будут ли затраты сопоставимы с эффектом или зашитые в систему правила усложнят логику, и в будущем не позволят быстро и легко меняться? И так далее.

Наши команды внедрения и пресейла имеют многолетний опыт работы с крупными проектами, накопленная экспертиза и технологии позволяют выбрать оптимальные способы решения запросов бизнеса с помощью возможностей системы. Мы готовы предлагать направления развития с учетом требований, целей компаний и трендов цифровизации. Чтобы делать это и дальше, для нас важно синхронизировать видение цифровой трансформации с клиентами и получать обратную связь. Поэтому мы, будучи вендором, не все проекты передаем партнерам, а сами выполняем часть проектов, а также ежегодно проводим мероприятия.

Наша ближайшая конференция — «Открытые дни Directum», пройдет онлайн с 18 по 22 ноября и будет посвящена отраслевой специфике перевода бизнес-процессов «в цифру».

Елена Истомина: Как я уже говорила, должна быть не голая платформа, а приложение, которое уже решает ключевые для клиента задачи. Это позволяет быстрее начать использовать систему. Также нужна возможность адаптировать существующий функционал под специфику конкретной организации. Для этого идеально подходят инструменты No-code/Low-code, они помогут оперативно адаптировать продукт даже без привлечения разработчиков.

Часто работает закон Парето: подходящая «коробка» закроет 80% основных требований и потребует только 20% затрат на внедрение. А оставшиеся «хотелки» вполне могут потянуть на 80% затрат по бюджету и срокам. Поэтому нужно критически оценить, не сиюминутные ли это желания, и точно ли они дадут бизнес-эффект. Лучше дать пользователям сначала поработать с основным функционалом, чтобы они сформировали более конкретные и осознанные требования.

Освоение новой системы — хороший момент для пересмотра сложившихся подходов к работе, выявления устаревших, возможность сделать на качественно новом уровне, а не «как в старой системе». Это особенно актуально для компаний со сложными процессами, например при согласовании договоров, с большим количеством участников, условий и т.д. Нужно проанализировать и определить, насколько необходимо сейчас соблюдение всех шагов и проверок, где-то можно оставить свободу действий пользователя. Тогда и трудоемкость доработок существенно снизится.

Но вообще, современное управление — это не только процессы. Наравне с BPM сейчас используются и другие современные методики, ориентированные на проекты, командную работу (SCRUM, Канбан), OKR, SLA и др.

Елена Истомина: В организации не может эффективно работать исключительно процессный подход. В сегодняшних условиях мы сталкиваемся с большим количеством изменений, а любое изменение (открытие нового офиса, внедрение системы) — это, как правило, проект. На проекте или в основном производстве могут работать команды, а внутри команд длинные процессы выстраивать нецелесообразно. Грамотное сочетание разных методик обеспечит эффективное управление.

Понимание этого пришло уже давно: мы не только видели запросы клиентов и рынка, но и сами активно внедряли у себя разные практики управления. Это привело к расширению экосистемы Directum — появился Directum Projects, который дополнил флагманский продукт. Он включил в себя как традиционное управление проектами (включая сроки, бюджеты, этапы), так и инструменты командной работы.

Давайте рассмотрим пример сочетания разных практик управления. Руководство разрабатывает стратегию и доводит ее до сотрудников в формате стратегических целей или OKR. В рамках этих целей запускается создание нового продукта — это проект с набором этапов. Команда, которая разрабатывает ПО, может внутри себя использовать SCRUM. Параллельно этому уже устоявшиеся действия идут в формате процессов: согласование документации, договоров, запуск отгрузки и продажи по существующим позициям, прием сотрудников и т.п.

Для разных методов управления нужны разные инструменты. Идеально, если все они будут в одной системе. Тогда передача информации между разными уровнями пойдет быстрее и без потерь.

Есть перспективы и успешные кейсы применения искусственного интеллекта в управленческом ПО, в том числе внутри концепции BPM: интеллектуальное определение подходящего исполнителя, подбор согласующих, генерация проекта резолюции. Такие кейсы уже делает Directum RX Intelligence.

Мы у себя в компании реализовали на базе системы умную обработку внутренних заявок и обращений. С ростом числа сотрудников и усложнением иерархии внутренних служб это стало актуальным. Теперь нет необходимости запоминать, как правильно оформить и кому направить обращение. Исходя из текста запроса, он сам приходит по адресу, а службы оперативнее отвечают на запрос. ИИ меняет цифровизацию, мы с интересом идем в это будущее.