Интервью с генеральным директором "Летограф" Глебом Лукиным

TAdviser: Компания "Летограф" работает на рынке систем организации электронного документооборота и управления бизнес-процессами больше десяти лет. По Вашим наблюдениям, как изменилась ситуация на рынке за этот период? Какие факторы стали переломными в технологическом аспекте?

Глеб Лукин: В настоящее время ситуация на рынке систем электронного документооборота достаточно стабильная. У большинства заказчиков уже установлены какие-то СЭД, чаще всего их выбор был сделан много лет назад. Сейчас мы видим растущую потребность эти системы заменить. Можно определить ряд причин, обуславливающих данную тенденцию:

• внедренные много лет назад платформы не успевают за изменениями требований рынка, законодательства и самой растущей и изменяющейся организации. Их сложно и дорого, а иногда невозможно изменять и развивать. Хорошим примером здесь является работа с архивом: изначально организацию устраивал бумажный архив, и его автоматизация не значилась в качестве требования к СЭД. По прошествии нескольких лет задача автоматизации архива появилась, а существующая системы в принципе не может ее решить, поскольку просто не обладает нужными функциональными возможностями;

• многие организации серьезно задумываются об импортозамещении и использовании ПО с открытым кодом (open source). Хотя, если говорить об открытом коде, надо понимать, что это в большей степени справедливо для базового ПО, такого как базы данных и операционные системы, в то время как у прикладных коммерческих решений остается несомненное преимущество – они вбирают в себя опыт, компетенции и уникальные наработки, накопленные разработчиком в ходе реализации проектов, в то время как отдельные прикладные системы, разработанные на ПО с открытым кодом, не становятся доступны сообществу и, таким образом, не способствуют постепенному развитию решения. Фактически, в выборе open source или коммерческое ПО все сводится к вопросу начальных затрат и наличия обязательной платной технической поддержки при эксплуатации системы. В качестве конкурентоспособной альтернативы ПО с открытым кодом коммерческие поставщики, и мы в том числе, предлагают сервисную модель обслуживания, когда заказчик подключается к сервису или берет ПО в аренду, избегая серьезных инвестиций на старте проекта, но тем не менее оплачивает настройку решения и поддержку системы на всех этапах жизненного цикла проекта, благодаря чему получает качественную техническую поддержку и доступ ко всем обновлениям платформы от компании-разработчика;

• заказчики ищут современные технологические решения, которые позволят заменить разрозненный пул систем, внедренных в разных подразделениях, на единое решение, внедряемое централизованно. Компании понимают, что нужно внедрять систему, которая максимально гибко будет обеспечивать все современные потребности и может быть развита дальше либо своими силами либо в рамках адекватного бюджета. Важна обратная совместимость, т.е. поддержка всех наработок проекта при переходе базовой платформы на новые версии.

• растет частота использования мобильных устройств, особенно среди руководителей, работающих вне офиса. В этом ключе важен и современный интерфейс системы, и средства защиты информации, работа с которой ведется вне защищенной сети предприятия;

• растет спрос на SaaS-решения. Будущее за приложениями, которые полноценно обеспечивают работу с документами в облаке. А еще большее преимущество будет у поставщиков, предоставляющих настраиваемое облако (фактически, виртуальную машину, на которой строится СЭД организации в полном соответствии с требованиями бизнес-процессов).

TAdviser: Каков портрет самого активного заказчика сегодня - кто он и чего требует от СЭД?

Глеб Лукин: Сегодня СЭД становится системой для руководителя. Происходит это благодаря развитию мобильных технологий, а также формированию общего понимания того, что электронные системы действительно упрощают жизнь руководителя (применительно к СЭД – это развитой инструментарий, автоматизирующий работу с помощником руководителя, упрощение выдачи поручений по документам, прозрачность контроля). Мы видим много запросов от менеджмента, видим обмен опытом между руководителями, оценившими преимущества электронного документооборота. Причем это справедливо как для коммерческих, так и для государственных организаций.ИТ-директор «Роснефти» Дмитрий Ломилин выступит на TAdviser SummIT 28 ноября

От СЭД чаще всего требуют максимально удобный интерфейс, позволяющий на компьютерах и ноутбуках вывести максимум информации на экран, а на мобильных устройствах показать наиболее важную информацию, тем самым в обоих случаях минимизируя число кликов для доступа к требуемым функциям системы, и при этом мобильная версия должна обеспечивать все функции СЭД, не ограничивая возможности пользователя. Также важны интеграционные возможности системы, которая должна максимально полно и безболезненно вплетаться в информационные потоки организации. Именно с такими задачами мы сталкиваемся в последнее время и успешно решаем при разработке платформы "Летограф".

TAdviser: Можете назвать компании или госструктуры, где работает "Летограф" и документооборот исчисляется тысячами документов в день?

Глеб Лукин: В портфеле компании "Летограф" есть ряд проектов, где документооборот исчисляется десятками тысяч документов в день, охватывающих целиком страны. К сожалению, мы не можем обнародовать названия организаций-заказчиков.

TAdviser: Возникают ли вопросы с производительностью СЭД и как они решаются на практике? Каковы показатели производительности решения "Летограф"?

Глеб Лукин: Все вопросы с производительностью СЭД нами успешно решаются, поскольку в процессе роста масштаба внедряемых проектов мы активно используем технологию распределенного кэширования, обеспечивающую нам возможность по мере возникновения нагрузки увеличивать количество серверов приложений, работающих с данными. Для этого применяются эффективные базовые технологии InterSystems (ИнтерСистемз), на которых, собственно, построена система "Летограф". Максимальные показатели некоторых созданных систем (по данным 2014 года): более 78 млн обращений, более 18 млн документов, более 7 млн поручений, более 21 тыс. пользователей.

TAdviser: Назовите три самых проблемных момента при реализации проекта внедрения СЭД?

Глеб Лукин: Во-первых, нежелание персонала внедрять СЭД. Это стандартная проблема внедрения любой ИТ-системы. Люди всегда недовольны нововведениями, им всегда что-то не нравится. Данная проблема решается достаточно просто – с самого начала проекта в работу вовлекаются руководители, которые начинают активно использовать систему, рассматривать входящие документы (соответственно, сотрудники, вовлеченные в работу с входящими документами, оказываются вынуждены работать в СЭД), а по мере рассмотрения выдавать поручения по документам (сотрудники, отвечающие за выполнение поручений, получают документы в электронном виде и работают с ними в СЭД). Эта методика успешно отработана.

Во-вторых, это обеспечение единого информационного пространства территориально-распределенной организации. Внедрив централизованную СЭД, обеспечив поддержку на уровне каждого из предприятий или подразделений, необходимо обеспечить и взаимодействие между ними. Это надо делать сразу по мере внедрения. У "Летограф" есть такое решение, позволяющее запустить переписку между подразделениями, как только система запускается хотя бы в двух из них (далее каждое подключаемое подразделение становится участником единой системы обмена документами).

В-третьих, проблемной зоной является обеспечение взаимодействия СЭД с различными внешними системами, которые внедрены в организации для решения разных задач (бухгалтерские программы, кадровые программы и т.п.).

Стандартная техническая проблема заключается в том, что многие давно внедренные системы оказываются "не готовы" к приему и передаче данных, или ИТ-команда предприятия-заказчика не обладает инструментарием для простой настройки интеграции между корпоративными системами. Эту задачу мы тоже умеет решать, опираясь на интеграционные возможности "Летограф".

TAdviser: Поговорим о технической части решения. Какова архитектура решения "Летограф" в целом? Почему выбор был сделан в пользу СУБД Intersystems Cache?

Глеб Лукин: Если внимательно рассмотреть задачи, решаемые СЭД, то они распадаются на несколько составляющих:

• необходимо обеспечить возможность фиксации в системе информации, приходящей в организацию в различном виде (на бумаге, в виде электронных писем, сообщений из электронных систем);

• необходимо обеспечить маршрутизацию этой информации внутри организации в соответствии с принятыми бизнес-процессами;

• необходимо обеспечить механизмы контроля за происходящим (контроль выполнение поручений и бизнес-процессов, аналитическая отчетность для руководителей или профильных сотрудников).

При создании системы "Летограф" мы понимали, что для заказчиков также важно, чтобы была обеспечена «гибкость» решения: возможность внесения изменений в действующую конфигурацию, например, с учетом изменений законодательства или растущих потребностей бизнеса. Эти соображения натолкнули нас на мысль о необходимости создания не продукта, который был бы жестко настроен на решение узкого спектра задач и требовал бы серьезных инвестиций по развитию при каждом конкретном внедрении, а комплексной платформы-«конструктора», которая может обеспечить решение широкого перечня задач, уникальных для клиентов, за счет простого конфигурирования без программирования.

При выборе технологической платформы для реализации «конструктора» мы знали, что очень важно не потерять в скорости работы с данными. Поскольку «конструктор» требует гораздо большего количества преобразований данных и выполнения различных запросов по сравнению с системами, предназначенными для решения конкретных задач. Также мы понимали, что для заказчика необходимо выполнение целого ряда дополнительных условий, а именно: возможность создания отказоустойчивых, высоконагруженных решений, простота в масштабировании системы, простота обслуживания и низкая стоимость технической поддержки. В последнее время к этим требованиям добавилась возможность работы с мобильными устройствами.

Анализируя преимущества и недостатки различных технологических платформ, мы обратили внимание на технологии InterSystems, которая на тот момент была практически единственной компанией, предоставлявшей разработчику инструменты работы с данными напрямую без необходимости преобразований в табличную форму, а масштабируемость систем могла происходить с использованием их уникальных алгоритмов кэширования данных, обеспечивающих минимальные требования к процессорной нагрузке и чтению дисков. Фактически в одном решении совмещались функциональные возможности in-memory и классических баз данных.

Опираясь на технологии InterSystems мы старались разработать платформу "Летограф", архитектура которой позволит максимально эффективно решать обозначенные выше задачи СЭД и быстро подстраиваться под особенности организации.

В "Летограф" реализованы:

• Инструменты гибкой настройки информационной модели за счет возможности без программирования описать «карточку» объекта системы (документа, корреспондента, реестра отправки и т.д.) и описать, какими атрибутами этот объект должен обладать. Это достигается за счет определения в системе шаблонов, наполняемых разными типами. Все используемые типы конфигурируемы. За счет настроек можно менять их поведение и добиваться от конечного решения именно той логики работы с информацией, которая необходима. По мере описания шаблона объекта мы обеспечиваем комплекс возможностей его обработки (отображение при просмотре и редактировании, разные виды отображения, объект внутри объекта, возможности индексации для быстрого поиска и формирования отчетов). Также реализована возможность гибкой настройки интерфейсов – пользователь видит то, что должен видеть в соответствии с должностными обязанностями и правами доступа. В настоящее время продолжается развитие интерфейса в направлении виртуализации рабочего пространства и настройки его под задачи пользователя (интерфейс представления информации настраивается без программирования).

• Гибкий механизм организации любого маршрута движения документа, настройки разной логики перехода из одного состояния в другое, логики преобразования данных, внесения изменений во взаимосвязанные объекты и создания новых объектов. Также мы стараемся свести все бизнес-процессы к некому набору задач, которые автоматически ставятся пользователю в соответствии с бизнес-процессами организации. Благодаря такому подходу, пользователь просто получает список задач, которые надо решить для того, чтобы выполнять возложенные на него служебные обязанности.

• Мощный движок формирования отчетов. При определении шаблонов объектов определяется и порядок их индексации. Мы используем битовые строки, битовые индексы, на основе которых можем строить практически любые отчеты в синхронном и асинхронном режиме, получать их на разные моменты времени , а также по текущим оперативным данным без ожидания пересчета показателей.

Таким образом создана платформа, которой с запасом хватает для решения задач электронного документооборота. Ключевыми показателями данной платформы являются гибкость информационной модели, удобство интерфейса, удобство обработки данных, широкие возможности контроля за происходящим. Важно, что платформа легко встраивается в единое информационное пространство организации за счет развитых интеграционных возможностей. В случае интеграции "Летограф" может быть как источником или так получателем информации из других информационных систем организации, а также может служить архивом документов из различных систем.

История успешных проектов подтверждает правильность выбора в пользу InterSystems Cache. Именно благодаря этой СУБД мы решаем ключевые технологические задачи – обеспечение постоянной доступности СЭД на платформе "Летограф", исключающего потери данных при сбое оборудования. Применяя технологии InterSystems мы можем создавать защищенные серверные конфигурации, обеспечивающие масштабирование системы и одновременную работ тысяч пользователей с возможностью различных видов резервирования и балансировки нагрузки. Наша платформа в полной мере использует все технологические преимущества InterSystems Cache, обеспечивающие гибкость при создании, эксплуатации и модернизации СЭД.

TAdviser: Есть ли технические отличия между конфигурациями "Летограф", работающими в трех основных сегментах – госсегмент, крупная корпорация и СМБ? В чем они состоят?

Глеб Лукин: Начиная с первого проекта внедрения, мы развивали типовое решение на платформе "Летограф". На сегодняшний день это решение вобрало в себя опыт реализации крупных и мелких проектов, представляя собой лучшую практику автоматизации документооборота. Благодаря такому подходу любому коммерческому или государственному заказчику, независимо от размера или отраслевой принадлежности организации, поставляется максимально полная версия системы "Летограф". При этом пользователь сам решает, какие функции системы требуются на старте проекта, какие нужно будет подключить позднее, а какие останутся `про запас`, на случай возникновения принципиально новых задач. При необходимости мы можем внести доработки, настроить типовое решение в соответствии с уникальными особенностями организации.

Если говорить о платформе "Летограф", то никаких отличий в используемых версиях нет. "Летограф" – это готовое централизованное расширяемое решение для автоматизации документооборота и архива территориально-распределенных государственных и коммерческих организацию любого масштаба. Платформа "Летограф" едина - за основу любого внедрения берется наше «Типовое решение», которое постоянно развивается, впитывая в себя опыт всех реализуемых проектов, новые потребности заказчиков, задачи и методы их решения. В ходе реализации конкретного проекта система конфигурируется в соответствии с потребностями организации и особенностями ее процессов.

TAdviser: Информационная безопасность – интересуются ли заказчики этим вопросом на стадии изучения проекта? Каковы гарантии ИБ в случае использования решения «Летограф»?

Глеб Лукин: В первую очередь нужно отметить, что система "Летограф" неоднократно тестировалась специализированными системами, предназначенными для анализа утечек данных. Эти тесты мы проходим без проблем.

Важным подтверждением уровня защиты информации является прохождение платформой "Летограф" сертификационных испытаний ФСТЭК России на соответствие требованиям руководящих документов: «Защита от несанкционированного доступа к информации. Часть 1. Программное обеспечение средств защиты информации. Классификация по уровню контроля отсутствия недекларированных возможностей» – по 4 уровню контроля и «Средства вычислительной техники. Защита от несанкционированного доступа к информации. Показатели защищенности от несанкционированного доступа к информации» – по 5 классу защищенности. Это означает, что на базе "Летограф" могут быть построены системы, соответствующие классу защищенности «1Г», которые могут быть использованы в информационных системах персональных данных.

На уровне внутренних инструментов "Летограф" разработаны инструменты обеспечения информационной безопасности:

• В системе реализован инструментарий фиксации в системе всех действий пользователей (выполненных самостоятельно и при делегировании полномочий) и отражения этих действий в журнале без возможности удалить эту информацию средствами системы.

• В "Летограф" применяется развитая модель доступа – возможно разграничение прав доступа до уровня атрибута каждого объекта. С другой стороны – в зависимости от грифа доступа пользователю предоставляется или не предоставляется информация о наличии того или иного документа в системе в целом.

• Базовые технологии InterSystems Cache также обладают богатым инструментарием для обеспечения информационной безопасности.

TAdviser: Облачный сервис – что он включает в себя? Кем и в какой степени востребован? Как решаются вопросы безопасности в случае использования облачного решения?

Глеб Лукин: Облачный сервис, который мы построили и продвигаем – также является вариантом настройки базового типового решения. Причем, настроено решение достаточно интересно – мы предполагаем, что в данном сервисе могут совместно работать несколько холдингов. Под холдингом мы понимаем группу взаимосвязанных предприятий, в рамках каждого из которых существует некоторое количество подразделений с пользователями. Наш сервис – это уникальное решение, которое позволяет сотрудникам каждого из предприятий внедрять и настраивать облачную СЭД в соответствии с организационной структурой, процессами и правами доступа пользователей. Преимущество решения в том, что оно максимально учитывает самые разные особенности и потребности, и поэтому подходит и малому, и среднему, и крупному бизнесу. Облачный сервис позволяет получить готовый документооборот группы предприятий, а также группы холдингов – если они установят между собой информационное взаимодействие (и смогут обмениваться документами).

Облачные технологии позволяют распределять нагрузку и обеспечивать независимое хранение данных холдингов. Благодаря этому возможно применение технологии гибридных облаков, когда часть организаций или холдингов хранит данные в частном облаке на своих серверах, а часть – в общественном облаке "Летограф".

Также организации-пользователи облачного сервиса могут рассматривать его как пилотный проект внедрения "Летограф". После прохождения этапа тестовой эксплуатации достаточно просто можно перенести настроенную и обкатанную «в облаке» СЭД на собственные серверные мощности.

Уникальным для рынка систем документооборота является услуга `Облако на заказ`. В ее рамках мы выполняем тонкую настройку сервиса документооборота, максимально используя все функциональные возможности "Летограф", после чего разворачиваем его на собственном облачном сервере заказчика. В результате заказчик получает систему, полностью адаптированную и настроенную в соответствии с его задачами, но в виде облачного сервиса.

TAdviser: Каким будет главное направление развития российского рынка СЭД? Какие целевые показатели ставит перед собой компания «Летограф» в будущем году?

Глеб Лукин: Рынок будет развиваться в сторону современных и эффективных российских продуктов. "Летограф" в полной мере понимает данную тенденцию и предлагает заказчикам именно такое решение. Нашей основной целью является опережение рынка и создание системы, которая готова к решению вновь возникающих потребностей государственных и коммерческих организаций.

Мы сконцентрированы на выпуске новой версии с модернизированным дизайном, в котором будет учтен опыт работы на мобильных устройствах. В новую версию еще больше будут использоваться облачные сервисы, такие как google.docs для редактирования документов в облаке. Модернизация интерфейса проявится и в виртуализации рабочего пространства за счет настройки внешнего вида экрана системы под конкретного пользователя, с возможностью гибко перегруппировывать информацию и размещать ее так, как ему необходимо.

Также мы развиваемся в направлении, связанном с упрощением постановки и выполнения задач в СЭД. Все процессы, которые система автоматизирует, превращаются в наборы задач, которые надо выполнить (отработка поручений, комментарии по документам). Это упрощает работу исполнителей, делает ее более удобной и эффективной. "Летограф" двигается в сторону обеспечения эффективного онлайн-взаимодействия, переписки в рамках системы. Благодаря этому механизму у пользователей пропадет необходимость переключаться в другие системы для обсуждения задач и документов СЭД, электронной переписки, онлайн-сообщений.

Параллельно с доработкой пользовательской части системы идет модернизация низкоуровневых технологических процессов – оптимизируются поиск, построение отчетов, хранения информации.