"ТЭК Санкт-Петербурга" ускорил проверку смет в СЭД Docsvision

2018: Обновление Docsvision до версии 5.4

29 января 2018 года компания «Диджитал Дизайн» сообщила о завершении очередного проекта для компании ГУП «ТЭК Санкт-Петербурга», в ходе которого специалисты исполнителя обновили СЭД на базе Docsvision до версии платформы 5.4, выполнили архивацию данных в системе и разработали модуль автоматизации процесса работы со сметной документацией.

Главная цель проекта – повышение производительности системы. С момента внедрения СЭД на базе Docsvision объем документов увеличился, а интенсивная работа с большими файлами усложняла и замедляла работу пользователей. В результате перехода на версию платформы 5.4 пользователи отметили увеличение скорости работы системы. Также путем разделения базы данных на оперативную и архивную удалось упростить задачи администрирования: была увеличена скорость выполнения резервной копии и развертывания системы из нее, снижены затраты на хранение резервных копий за счет уменьшения их размера.

Большой объем в общем количестве документов компании занимает сметная документация, которая является важной составной частью перечня документов, обосновывающих целесообразность реализации проекта и его экономическую эффективность. Учет сметной документации – задача непростая. Необходимо принимать во внимание множество нормативно-правовых и законодательных актов. Количество документов, прилагаемых к одному проекту, может достигать нескольких сотен. Очень важна точность в расчетах и быстрота процесса согласования, особенно при строительстве или ремонте объектов теплоэнергетики. При работе с документами вручную повышается риск ошибок, потери документов и затягивания процесса согласования.

До внедрения модуля основным инструментом сотрудников ГУП «ТЭК Санкт-Петербург» для работы с этим видом документов был набор стандартных приложений MS Office и, в частности, Excel. Это удобный инструмент для работы с одной таблицей или списком, но когда их становится, например, 300, то процесс анализа существенно усложняется и замедляется. Поэтому основной задачей внедрения модуля было упрощение процесса проверки суммы общей сметы на соответствие фактическому значению калькуляции и документам, в которых рассчитана себестоимость отдельных работ. Автоматические расчёты позволяют решать эту задачу за несколько секунд, в то время как ранее специалистам сметного управления могло потребоваться на это несколько дней.

2017

Внедрение «АРМ руководителя»

20 июля 2017 года компания «Диджитал Дизайн» сообщила о проекте внедрения «Автоматизированного рабочего места руководителя» в ГУП «Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга».

«АРМ руководителя» помогает топ-менеджерам предприятия оперативно принимать решения, формировать поручения и контролировать ход их исполнения, будучи в командировке, на совещании или в пути. Доступ к документам с сервера Docsvision действует через приложение на планшетном устройстве с ОС Android.

Мобильные решения становятся незаменимым инструментом для динамичной компании, учитывая объем информации, который нас окружает, и скорость, с которой ее приходится обрабатывать. Приложение помогает не только стать мобильным, но и повысить эффективность своей работы. Все самые важные операции совершаются минимальным количеством действий, все необходимые документы всегда находятся под рукой. Александр Никитин, начальник отдела по автоматизации рабочих мест ГУП «ТЭК Санкт-Петербурга»

«Автоматизированное рабочее место руководителя» – это простой и удобный способ взаимодействия пользователя с системой электронного документооборота на платформе Docsvision. Оно легко встраивается в инфраструктуру организации и быстро адаптируется под потребности каждого пользователя. Продукт поставляется как коробочное решение, но может быть доработан с учетом индивидуальных требований заказчика для большей эффективности работы. Игорь Катков, руководитель проекта со стороны «Диджитал Дизайн»

На 20 июля 2017 года приложением пользуются десять руководителей ГУП «ТЭК СПб».

Переход на СЭД Docsvision

«Топливно-энергетический комплекс Санкт-Петербурга» в начале июля 2017 года объявила о завершении переход на систему электронного документооборота на базе российской платформы Docsvision. Ранее в компании функционировала система Documentum. Исполнителем проекта стала компания «Диджитал Дизайн».

Первое знакомство сотрудников ТЭК СПб с СЭД произошло в 2009 году. Выбор был сделан в пользу системы на платформе иностранного производителя. По словам представителей заказчика, за это время требования изменились, нагрузка увеличивалась, скорость и объемы документационного взаимодействия выросли, система перестала удовлетворять требованиям пользователей. Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

СЭД на базе Docsvision охватила не только функции делопроизводства, но и автоматизировала ряд бизнес-процессов: организацию и управление совещаниями, контроль исполнения протокольных поручений, заявки сотрудников на техпомощь, расходные материалы и др. В самостоятельный большой блок в системе выделена функция согласования конкурсной документации. Эта функция ускоряет процесс работы над документацией для участия в государственных закупках и способствует снижению количества ошибок.

По информации «Диджитал Дизайн», на фоне расширения функциональных возможностей системы стоимость владения отечественным ПО и затраты на его обслуживание стали ниже.

Для «безболезненного» перехода на систему без снижения качества работы в СЭД были реализованы «личные кабинеты» сотрудников — индивидуальное рабочее пространство. Личный кабинет с пользовательским интерфейсом обеспечивает быстрый доступ к необходимой в повседневной работе информации, позволяет просматривать и выгружать отчеты.

«Помимо обновления и функционального усовершенствования системы, перед нами стояли задачи осуществить быструю и качественную интеграцию СЭД в непростой корпоративный ИТ-ландшафт ГУП ТЭК СПб», — рассказал о процессе работы над проектом Игорь Катков, руководитель проекта со стороны «Диджитал Дизайн».

Перед началом работ требовалось выполнить перенос всех данных, накопленных за 5 лет непрерывной эксплуатации предыдущей СЭД — в общей сложности более 1 млн документов. Проведенная специалистами «Диджитал Дизайн» оптимизация инфраструктуры и платформ предприятия позволила создать единое хранилище данных, соответствующее всем требованиям безопасности, при этом использование масштабируемой платформы Docsvision будет способствовать дальнейшему развитию хранилища, полагают в компании. Также в ходе проекта СЭД Docsvision была интегрирована с корпоративными прикладными системами: «1С:Предприятие 8.2», «Электронный архив» и каталог Active Directory.

Сейчас новую СЭД используют сотрудники главного управления ТЭК СПб и четырёх филиалов; ежедневно в системе работают более 800 пользователей, обрабатывается более 1000 резолюций.

«Мы создали универсальную систему, которая позволила заказчику не только решать традиционные задачи канцелярии, но и дополнительно оптимизировать и ускорить бизнес-процессы. Система облегчает управленческую работу, способствует развитию предприятия», — заявил Игорь Катков.

«С Docsvision мы смогли охватить широкий контур автоматизации, добились большей управляемости и прозрачности многих процессов в различных департаментах нашего предприятия. Помимо возможностей непосредственно СЭД Docsvision, мы оценили слаженную и комфортную работу с компанией "Диджитал Дизайн"», — отметил Александр Никитин, начальник отдела по автоматизации рабочих мест «ТЭК Санкт-Петербурга».