Таргин (Лексема)

В ГК Таргин с июля 2015 года создан общий центр обслуживания (ОЦО) бухгалтерского и налогового учета по всем предприятиям, входящим в холдинг.

Предпосылки

ГК Таргин имеет распределенную структуру, до организации ОЦО бухгалтерские службы были раскиданы по 16 локациям в соответствии с расположением производственных служб компании. После централизации бухгалтерской службы количество локаций специалистов стало 2 — г. Уфа и г. Нефтекамск. Такая централизация не могла бы обеспечить оперативный ввод документов в учетную систему предприятия без внедрения системы электронного архива.

Задачи и цели

Основной задачей проекта было создание общего центра обслуживания (ОЦО) на базе 5 разрозненных бухгалтерских служб.

Основными целями реализации проекта стали:

• Снижение затрат холдинга за счет оптимизации численности и структуры бухгалтерии.
• Повышение качества управленческой, бухгалтерской и налоговой отчетности. Сокращение сроков сдачи отчетности.
• Повышение контроля и прозрачности бухгалтерского и налогового учета.
• Стандартизация и унификация бизнес-процессов.
• Формирование электронного архива документов.
• Повышение управляемости холдингом при изменении организационной структуры или бизнес-процессов.
• Повышение инвестиционной привлекательности холдинга.

Функционально на ОЦО возлагаются задачи:

• методологического сопровождения и формирования внутренних нормативных актов в области бухгалтерского и налогового учета и отчетности;
• ведения учета, формирования отчетности по РСБУ и МСФО;
• обучения и консультационной поддержки представителей бизнеса.

Выбор решения

Было принято решение организовать электронный архив компании как веб-приложение на платформе Lexema. Решение обусловлено тем, что в ГК Таргин к тому времени уже был внедрен электронный документооборот LexDoc на платформе Lexema, и внедрение архива на Lexema стало развитием проекта по электронному документообороту. В результате чего был обеспечен оперативный ввод документов в учетную систему.

Ход проекта

Специалистами «ЭкоСофт» организована активная техническая поддержка по работе в системе. Учетная система «Лексема» была адаптирована для работы в системе специалистов бизнеса. Разработаны упрощенные формы интерфейсов для ввода данных в учетную систему.

Реализация проекта ОЦО внесла качественные изменения в бизнес-процессы ГК Таргин. Особенностью проекта стало то, что на специалистов бизнеса — кураторов договоров и МОЛ была возложена регламентированная ответственность по вводу документов в учетную систему и размещению скан-образов документов в системе ЭХД.TrafficSoft ADC: балансировщик нагрузки с высокой скоростью работы и минимальными аппаратными требованиями

В рамках проекта ОЦО были обучены сотрудники и дооснащены рабочие места 1 259 специалистов бизнеса, в том числе 560 сотрудников, ранее не работавших в учетной системе, в 6 географических зонах. Проведены систематические централизованные обучения и семинары.

Итоги

Результатом организации электронного архива стали:

• Повышение качества отражения информации в системе.
• Сокращение сроков предоставления документов и ввода их в систему.
• Автоматизированная оперативная работа кураторов договоров по взаимоотношениям с контрагентами.

Организован бухгалтерский и налоговый учет на основании электронных скан-образов документов, размещаемых в системе электронного хранилища данных (ЭХД), разработанного на платформе Lexema.ru. Рабочие места организованы и оборудованы непосредственно на производственных площадках. В ЭХД размещается полный пакет бухгалтерских, HR и юридических документов.

Информация в систему вводится в местах ее возникновения, что позволяет оперативно предоставлять документы на обработку в ОЦО и создает предпосылки для сокращения сроков закрытия бухгалтерской и управленческой отчетности. База документов ЭХД используется практически всеми службами предприятия, пользователями ЭХД являются внутренние и внешние специалисты.

Внедрение системы ЭХД позволило сократить сроки подбора документов и обеспечить оперативное предоставление бухгалтерских и управленческих данных по запросам внутренних и внешних пользователей.