«Подружка» внедрила ИИ в бухгалтерии

2020: Внедрение Directum Ario

15 декабря 2020 года компания «Подружка» сообщила о внедрении ИИ в бухгалтерии.

По информации компании, теперь обработкой счетов на оплату в компании занимаются интеллектуальные сервисы Directum Ario. У бухгалтеров освободилось по 3 часа в день, а руководители больше не работают с бумагами и могут согласовывать документы, находясь дома.

Раньше каждый входящий счёт обрабатывали вручную. Бухгалтеры заносили данные из документов в систему, в том числе информацию из табличной части — с сотнями позиций номенклатуры. В результате обработка счетов отнимала по 2-3 часа в день, а монотонность операции приводила к ошибкам в заполнении данных. рассказал Александр Василюк, руководитель отдела ПО 1С и Майкрософт ООО «Табер Трейд»

Разгрузить бухгалтерию от бумажной волокиты решили в начале 2020 года. Именно тогда стартовал проект под руководством специалистов «Центра внедрения документооборота» (ЦВД). В качестве решения выбрали Directum Ario — интеллектуальные сервисы от разработчика системы Directum.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2 т

Проект внедрения длился 6 месяцев. Специалисты ЦВД и Directum обучали систему распознавать реквизиты в счетах на реальных примерах документов. В октябре 2020 года тестирование завершилось, и решение стали использовать все подразделения сети «Подружка».

Теперь все входящие счета обрабатываются с минимальным участием человека:

• Документы поступают в компанию через сервисы обмена электронными документами или в бумажном виде (Почта России, курьерская доставка и т.д.).
• Скан-копии и электронные оригиналы отправляются на специализированный email-адрес, с которого перенаправляются в Directum Ario.
• Интеллектуальные сервисы извлекают основные реквизиты счёта, в том числе его табличную часть с номенклатурой. Данные распознаются даже тогда, когда в PDF нет текстового слоя.
• В системе Directum создаётся и заполняется карточка документа. Она отправляется на согласование сотрудникам, которые определяются автоматически — в зависимости от извлечённых данных. На построение маршрута влияют наименование организации-контрагента, сумма в счёте и другие параметры, указанные в карточке.

Чтобы упростить создание платёжных поручений и получение статуса оплаты по конкретному счёту, Directum Ario интегрировали с 1С. Теперь операции можно выполнить, не переключаясь между окнами разных систем.

По оценкам ИТ-специалистов, сервисы Directum Ario в сети «Подружка» показали хорошие результаты. Полнота извлечения данных из счетов на оплату составила 90%, а классификация реквизитов — 95%. Показатели превысили плановые значения: 70% и 80% соответственно.

Самый важный результат — оптимизировалась обработка документов, у бухгалтеров появилось время для других задач. Цифровизация процессов с помощью ИИ помогла избавиться от согласования и подписания счетов в бумажном виде. Все руководители ЦФО теперь могут работать с документами удалённо. Им не нужно обязательно присутствовать в офисе. добавил Александр Василюк

В ближайшее время в сети магазинов «Подружка» планируют опробовать Directum Ario в работе с другими видами документов. На очереди интеллектуальная обработка актов и сертификатов, а также цифровизация управления договорами и других процессов.