«Русские Башни» оптимизировали работу с помощью «Битрикс24»

2019: Внедрение «Битрикс24»

17 октября 2019 года компания «Эм Си Арт» объявила о внедрении Битрикс24 в компании «Русские Башни».

Для автоматизации многих HR бизнес-процессов «Русские Башни» используют решение на платформе «1С-Битрикс24: Корпоративный портал». В «Эм Си Арт» компания обратилась для того, чтобы обновить внутренний корпоративный портал и добавить функции, которые требовались для решения объемных ежедневных задач.

Задачи, которые нужно было решить команде проекта:

• Кастомизация портала в соответствии с корпоративным бренд-буком
• Упрощение навигации на портале, повышение юзабилити
• Автоматизация ряда HR бизнес-процессов, включая оформление командировок, отпусков и отсутствий, найм и адаптацию персонала, авансовые отчеты, заказ справок, оформление расчетных листков, получение материальной помощи.

Кастомизация портала. В первую очередь специалисты «Эм Си Арт» разработали дизайн-макеты в соответствии с фирменным стилем компании и переработали структуру портала, чтобы сделать навигацию более удобной для пользователей.

«Из-за большого количества функций меню корпоративного портала было перегружено, важная информация терялась в бесконечных списках доступных разделов. Пользователям требовалось время, чтобы найти нужную информацию. Мы подключили к проекту UX-аналитика, который помог систематизировать информацию и спроектировать простую и удобную структуру портала», отметил Максим Кучук-Курнаков, ИТ-директор Эм Си Арт

Командировки. Объекты «Русских Башен» по данным на октябрь 2019 года представлены в 60 регионах России. Сотрудники компании часто ездят в командировки. Согласование командировок, покупка билетов и бронирование гостиниц, расчеты с контрагентами и оформление сотрудниками авансовых отчетов – объемная задача, в которой задействовано большое количество подразделений (командируемый сотрудник и его непосредственный руководитель, бухгалтерия, сотрудники ресепшн, которые заказывают билеты и гостиницы).Михаил Рожков, PARMA TG: Большинство наших BPM-проектов выходят за рамки отдельных процессов и организаций 3.3 т

Разработанный командой «Эм Си Арт» бизнес-процесс «Командировки» упростил процесс согласования и оформления командировок сотрудников на портале. Сотрудник заполняет специальную форму, где указывает даты и место командировки, цель поездки, пожелания к билетам и гостинице. Система автоматически проверяет правильность оформления (например, дата окончания командировки не должна быть раньше, чем дата отъезда).

Уведомление о необходимости согласовать заявку приходит по электронной почте всем ответственным лицам, процесс настроен в соответствии с внутренними регламентами.

Благодаря интеграции портала с «1С: Зарплата и Управление Персоналом», в учетной системе автоматически создается шаблон для проведения связанных с командировкой расчетов. Т.к. командировок оформляется очень много, «Эм Си Арт» разработал специальный модуль, который ставит заявки в очередь, проверяет их наличие в 1С и отправляет пользователю уведомление о согласовании.

В случае превышения лимитов по билетам или проживанию, а также если командировка попадает на выходные дни, пользователю отправляется уведомление о необходимости обосновать дополнительные расходы.

По окончанию командировки сотрудник выполняет на портале задание, необходимое для завершения бизнес-процесса, и система сама формирует отчетные документы по командировке (авансовый отчет и отчет о представительских расходах, если они были).

«С помощью автоматизации на Битрикс процесс согласования командировок значительно упростился, что дало возможность решать задачи оперативнее и быстрее», отметила Екатерина Новикова, директор по организационному развитию компании «Русские Башни»

Подотчетные средства. Сотрудникам «Русских Башен» приходится часто заполнять авансовые отчеты. Чтобы они не забывали об этой важной задаче, «Эм Си Арт» создал на главной странице портала специальный виджет, отображающий сумму, за которую нужно отчитаться. Данные «подтягиваются» автоматически из 1С. Виджет является персонализированным, финансовую информацию видит только тот сотрудник, которому она предназначена. По ссылке в виджете запускается бизнес-процесс оформления авансового отчета.

Сотрудник вносит необходимую информацию, система формирует авансовый отчет и отчет о представительских расходах, отправляет руководителю, а после — бухгалтерии уведомление о необходимости согласования, после чего присылает бухгалтеру финальный пакет документов и предлагает завершить бизнес-процесс. Если кто-либо из участников не согласует любой этап процесса, ответственным лицам на email приходит соответствующее уведомление.

HR-процессы. В рамках проекта на портале также были реализованы функции, связанные с наймом и адаптацией новых сотрудников, такие как формирование плана адаптации, составление отчета об испытательном сроке, планирование карьерного развития.

Получение справок. Заполнив специальную форму на портале, сотрудник может запросить необходимую справку:

• 2-НДФЛ;
• Справка с места работы с указанием должности и оклада (для визы или в банк);
• Справка в МФЦ о неполучении пособий (по рождению ребенка/ по уходу за ребенком).

Как только бухгалтер, получивший уведомление о запросе справки, оформляет необходимый документ, сотруднику приходит электронное письмо о том, что он может получить бумажный вариант документа.

Получение расчетных листков. Для соблюдения Трудового Кодекса РФ работодатель обязан вручать работникам расчетные листки и вести журнал учета выдачи расчетных листков. Делать это можно в электронном виде. В компании «Русские Башни» данная функция реализована на портале с помощью интеграции Битрикс24 и 1С:ЗУП.

Защита конфиденциальной информации реализована с помощью выдачи кодов активации. Сотрудник получает ПИН-код, с помощью которого можно посмотреть сформированные расчетные листки. Активировать код можно всего лишь один раз.

Отпуска и отсутствия. На портале реализована функция планирования и согласования отпусков (очередных, дополнительных и отпусков без сохранения заработной платы). Заявление на отпуск система формирует автоматически. Бухгалтеру высылается уведомление о необходимости оформить приказ об отпуске, сотруднику – о том, что он должен зайти в бухгалтерию и подписать готовый документ.

Количество неиспользованных дней отпуска сотрудник может узнать прямо на портале, данные отображаются благодаря интеграции с 1С.

Результатом проекта стал более простой и удобный портал с интуитивно-понятным меню и приятным дизайном, соответствующим фирменному стилю компании «Русские Башни». Автоматизация ряда рутинных операций позволила упростить и значительно ускорить работу.

Руководство компании «Русские Башни» отмечает способность Битрикс24 поддерживать потребности быстро растущей компании, невысокую стоимость поддержки/владения и потенциальные возможности быстрой интеграции с 1С и планирует дальнейшее развитие корпоративного портала.