"Объединенные Системы Сбора Платы" автоматизировали документооборот с помощью Docsvision

2020: Результаты внедрения

6 апреля 2020 года компания Digital Design (Диджитал Дизайн) сообщила, что сотрудники оператора платных автодорог в России ООО «Объединенные Системы Сбора Платы» («ОССП») используют систему электронного документооборота Docsvision для удалённой работы.

До внедрения электронного документооборота большая часть работы с документацией осуществлялась в бумажном виде, а в компании с территориально распределенными объектами это может влиять на сроки согласования.

На первом этапе сотрудничества система использовалась как электронное хранилище документов с возможностью отправки сотрудникам заданий по выбранному документу. Далее были настроены регистрационные карточки, структура хранения и маршруты обработки документов, включающие их подготовку, согласование, подписание и сканирование.

На 6 апреля 2020 года около 2000 сотрудников «ОССП» работают в системе с договорными документами, заявками на командировки, входящими, исходящими и внутренними организационно-распорядительными документами.

Особенностью проекта можно считать сложный процесс кодификации документов, который сотрудникам было достаточно затруднительно осуществлять в условиях бумажного делопроизводства. В СЭД была применена полная автоматизация присвоения кода документам, что ускорило процесс их регистрации и согласования.

Пользователи могут работать в русской и английской версии системы, а доступ возможен через полнофункциональный веб-клиент с поддержкой адаптивной верстки для удобного использования на мобильных и планшетных устройствах – это необходимо в условиях удаленной работы. Интерфейс системы был доработан с учетом пожеланий пользователей, также для удобства осуществляется автоматическое заполнение документов. В рамках стандартной функциональности администратор системы «ОССП» может настроить интерфейс в соответствии с пожеланиями пользователей.Бизнес уходит в облако: стратегии и подходы

В результате внедрения электронного документооборота в «ОССП» удалось сократить время и трудозатраты на подготовку, согласование и поиск необходимых данных, предоставить сотрудникам удобный инструмент работы и, как результат, – ускорить процесс работы с документацией.

В условиях вынужденного перехода на дистанционный формат работы автоматизация позволила быстро и эффективно организовать работу сотрудников. В дальнейшем планируется развитие системы путем автоматизации других бизнес-процессов и интеграции с 1С.

Для нас наиболее интересной задачей было создание специальной утилиты для импорта исторических данных по документам в СЭД. Ранее из-за отсутствия системы заказчик использовал сложную систему кодификации файлов (в названии каждого документа зашифрованы 8 атрибутов). Мы автоматизировали этот процесс при помощи утилиты, которая по этому коду создает соответствующую карточку, заполняет большинство атрибутов и прикладывает файлы, сказал Игорь Граков, руководитель проектов со стороны «Диджитал Дизайн»

Благодаря внедрению системы электронного документооборота мы не только сократили количество бумажных носителей, но и получили возможность отслеживать этапы согласования документов, что привело к ускорению многих бизнес-процессов внутри компании. У сотрудников нашей компании появился простой для понимания и прозрачный инструмент работы, ставший особенно незаменимым в условиях дистанционного формата взаимодействия, отметил Александр Дмитриев, начальника ИТ-отдела компании ООО «Объединенные Системы Сбора Платы»

2019: Второй этап проекта по созданию единого цифрового пространства

1 июля 2019 года компания «Диджитал Дизайн» сообщила о завершении второго этапа проекта по созданию единого цифрового пространства на базе платформы Docsvision в ООО «Объединенные Системы Сбора Платы» (ООО ОССП).

В сентябре 2018 года в компании стартовал проект по внедрению системы электронного документооборота (СЭД). Основанием стала необходимость перенести корпоративные данные из файлового хранилища в единое цифровое пространство и автоматизировать основные процессы документооборота — создание, согласование, регистрацию и рассмотрение документов, а также контроль исполнения связанных с ними поручений.

После проведенного в рамках конкурсных процедур анализа основных программных продуктов, представленных на российском и иностранных рынках СЭД/ЕСМ, компания «ОССП» в качестве платформы выбрала российскую систему электронного документооборота Docsvision. Исполнителем проекта стала компания «Диджитал Дизайн».

«ОССП» предъявила нетривиальные требования к кодификации документов, логике работы карточек документов и загрузке имеющегося в электронном виде массива данных, сложным образом реализуемые в других представленных системах. Платформа Docsvision построена по концепции low-code, что позволяет быстро и с минимальными начальными затратами внедрить и затем наращивать функциональность системы практически без программирования. В рамках подготовленных заказчиком требований предложение «Диджитал Дизайн» использовать Docsvision оказалось оптимальным по соотношению между ценой и качеством.

Интерфейс системы рассчитан как на русскоязычных, так и англоязычных пользователей. Для обеспечения быстрого доступа к документам из любой точки, например, с удаленных площадок на трассах, в «ОССП» было принято решение внедрить полнофункциональный веб-клиент с поддержкой адаптивной верстки для удобного использования на мобильных и планшетных устройствах.

По данным на июль 2019 года завершен второй этап проекта, в ходе которого специалисты «Диджитал Дизайн» разработали программу по переносу исторических данных, накопленных за все время деятельности компании и хранящихся на файловом сервере, в систему, разработали архитектуру карточек документов и системы электронного архива документации. На встроенном в Docsvision модуле BPM настраиваются процессы автоматизации документооборота для созданных типов документов. После завершения этого этапа работа с данными типами документов будет полностью переведена в электронный вид.