Заказчики: НИИнефтепромхим (Научно-исследовательский институт по нефтепромысловой химии) Казань; Химическая промышленность Подрядчики: МайТэк (Major Technologies Group, MT Group), МТ Консалт Продукт: Directum (СЭД/ECM-система)Второй продукт: Directum Jazz Дата проекта: 2016/06 — 2018/04
|
Технология: Mobile Device Management (MDM)
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
|
Содержание |
2018: Автоматизация управления входящими счетами
28 июня 2018 года компания «МайТэк» сообщила о том, что «НИИнефтепромхим» автоматизировал управление входящими счетами на базе Directum. Одним из преимуществ проекта стала интеграция DIRECTUM с сайтом ЦБ РФ по сверке курса валют и автоматической корректировки рублевых сумм, эквивалентных иностранной валюте счета.
Институт использует систему DIRECTUM c 2016 года. На первом этапе было охвачено 9 бизнес-процессов. В 2017 году НИИ дополнил их количество и автоматизировал работу с входящими счетами.
Эффект проекта
Решение успешно закрывает потребности АО «НИИнефтепромхим» в удобной работе с входящими счетами:
- создана единая база хранения счетов и организован безопасный доступ к их архивам с учетом прав доступа;
- обеспечен быстрый поиск и фильтрация счетов по заданным параметрам;
- настроены маршруты уведомления всех участников процесса о результатах рассмотрения и согласования счетов;
- организован контроль и учет оплаты счетов;
- настроено визирование согласованных счетов электронной подписью руководителя;
- обеспечено автоматическое формирование отчетности по счетам.
Базовые возможности опции «Согласования счетов на оплату» компания «МТ Консалт», исполнитель проекта, дополнила и уникальными решениями, разработанными специально для НИИ. К примеру, нововведением стало автоматическое обновление курса валют с сайта ЦБ РФ. DIRECTUM самостоятельно сканирует сайт на предмет изменения курсов валют, соотносит курс с валютой счета и автоматически пересчитывает сумму, необходимую для погашения долга по новому курсу на день платежа.«Трансформация 2.0». Опыт роста технологической зрелости ритейлера «Лента» представлен на TAdviser SummIT
Кроме этого для каждого счета представлена возможность составления платежного календаря – графика платежей. Данный механизм предполагает возможность оплаты одного счета в несколько этапов с разбивкой по времени. Система сама отслеживает платежи через справочники и информирует о необходимости оплаты или контроля завершения платежа.
Также для удобства финансового отдела реализована возможность выполнения заданий через изменения реквизитов в записи справочников. Финансистам необязательно заходить в саму задачу, искать вложения и выполнять ее. Достаточно изменить один из реквизитов счета, к примеру, заменить статус с «Не оплачено» на «Оплачено», и система сама определит, в какую задачу было вложено данное задание, автоматически выполнит его и отправит далее по маршруту.
Для счетов настроены различные виды штампов: факсимиле, информация о коммерческой тайне, таблица с информацией по платежу. Утверждает документ генеральный директор с использованием мобильного решения Directum Jazz.
Отзыв заказчика о проекте
Хотелось бы отметить, что работа со счетами стала еще более оптимизированной и удобной. Удалось закрыть много рутинной работы по ручной обработке данных и контролю операций, особенно с валютными счетами. Преимуществом стала возможность настройки графиков платежей. Теперь контролировать оплату стало значительно проще. Ирина Соколова, начальник финансово-экономического отдела АО «НИИнефтепромхим» |
2016: Внедрение СЭД Directum и мобильного приложения Directum Jazz
АО «Научно-исследовательский институт по нефтепромысловой химии» — научно-производственный комплекс, работающий на рынке России с 1978 года. Компания занимается разработкой технологий повышения нефтеотдачи пластов и промышленным изготовлением химпродуктов, применяемых при добыче нефти. Продукция предприятия используется в России и СНГ и соответствует уровню требований, предъявляемых растущими российским и зарубежным рынками нефтепромысловых услуг.
Основная задача
Руководство института уделяет много внимания документальному сопровождению бизнеса. От скорости и качества исполнения поручений или согласования договоров зависит множество бизнес-показателей, а риски длительной задержки этих процессов выражаются в потере сотен тысяч рублей прибыли. Для минимизации этих рисков в 2016 году «НИИнефтепромхим» внедрил ECM-систему DIRECTUM.
Решение особо важных вопросов в компании на данный момент включает этап согласования с генеральным директором. Учитывая масштабы деятельности НИИ, топ-менеджмент работает по ненормированному графику, который предполагает большое количество командировок и деловых встреч. Как результат, управление бизнесом осуществляется на расстоянии.
Для того чтобы обеспечить оперативное включение топ-менеджмента в деловые процессы, генеральному директору предоставили возможность удаленного управления предприятием — за счет внедрения мобильного приложения DIRECTUM Jazz.
Преимущества решения
Удаленный доступ к задачам, заданиям и документам «толстого» клиента DIRECTUM — это стандартная функциональность мобильного приложения DIRECTUM Jazz. Возможности и эффекты, которое оно дает каждому пользователю в отдельности и бизнесу в целом, уникальны для каждого случая. Так, в ситуации «НИИнефтепромхим» с момента установки мобильного приложения к DIRECTUM работа генерального директора осуществляется только через Jazz. С его помощью руководитель осуществляет все операции с документами: согласование и рассмотрение договоров, входящих и исходящих писем, служебных записок, утверждение заявлений, приказов (распоряжений), заявлений на командировку. Подписание документов происходит автоматически при выполнении задания. В итоге реализуется принцип одного клика, который исключает необходимость использования кнопки визирования. При этом территориальная удаленность и отсутствие доступа к сети не является препятствием для работы в мобильном приложении. Все действия руководитель может осуществлять в режиме офлайн, что позволяет решать срочные задания быстро и без задержек по времени. В среднем, на согласование документа с момента старта задачи ответственным и до момента подписания тратится менее одного дня. До установки мобильного приложения срок составлял от двух дней.
Итоги и результаты
C внедрением мобильного решения была решена главная задача проекта — обеспечено удаленное управление компанией 24 часа в сутки 7 дней в неделю из любой точки мира.
Использование DIRECTUM Jazz позволило значительно ускорить производственные процессы и дало очевидный положительный эффект для бизнеса. С применением мобильного приложения для генерального директора процессы протекают без задержек, вопросы решаются быстро, задачи выполняются вовремя, а руководитель предприятия всегда находится в курсе важных вопросов.
Дополнительные подробности о проекте
Компания «МайТэк» приступила летом 2016 года к внедрению системы электронного документооборота Directum в «НИИнефтепромхиме». В СЭД был настроен прозрачный документооборот по всему циклу процессов научно-исследовательского комплекса.
Команда интегратора предложила несколько вариантов решения, и в результате двустороннего обсуждения были выбраны следующие:
- «Управление электронными документами» и «Управление деловыми процессами» — охватят полный жизненный цикл работ с деловой корреспонденцией (от подготовки проектов документoв, их создания, регистрации, согласования и утверждения до контроля исполнения поручений и архивации данных);
- «Канцелярия» — снизит рутинность операций по обработке документации, облегчит поиск и обмен документацией со сторонними организациями (сотрудники канцелярии заказчика смогут оперативно регистрировать входящие и исходящие документы, контролировать местонахождение бумажных оригиналов, а руководители всегда будут знать, на каком этапе исполнения находятся поручения и распоряжения);
- «Управление договорами» — централизует и оптимизирует работу с договорной документацией организации, ускорит процессы создания, согласования и подписания договоров.
Для удобства специалистов и топ-менеджеров, находящихся вне офиса, настроена возможность удаленного подключения к системе Directum через веб-доступ и с помощью мобильного приложения Directum Jazz.
29 ноября 2016 года компания «МайТэк» завершила процесс внедрения ECM-системы Directum в АО «НИИнефтепромхим».
После запуска в опытно-промышленную эксплуатацию в Directum работают сотрудники всех подразделений «НИИнефтепромхима».
Проект закрыл все ключевые требования НИИ. Реализация работ осуществлялась на базе 4 модулей: «Управление электронными документами», «Управление деловыми процессами», «Канцелярия» и «Управление договорами».
Поэтапная автоматизация документооборота охватила 9 бизнес-процессов:
- рассмотрение входящих документов;
- подготовка, согласование, регистрация и отправка исходящих писем;
- исполнение и контроль поручений;
- согласование и исполнение служебных записок;
- согласование и исполнение приказов и распоряжений;
- согласование внутренних регламентов, положений и инструкций;
- заявки на командировку;
- заявления на отпуск, отгул, увольнение;
- согласование и исполнение договорных документов.
Локальный доступ к системе осуществляется через рабочие компьютеры сотрудников, удаленный – через мобильное приложение Directum Jazz и веб-доступ. В основном мобильное приложение использует руководящий состав НИИ, так как разъездной характер работы требует удаленного управления процессами. А мобильные решения помогают оставаться в курсе дел, оперативно отвечать на вопросы и ставить задачи на любом расстоянии от офиса.
В рамках проекта были автоматизированы 9 бизнес-процессов по ключевым направлениям документооборота НИИ.
«В целях динамичного развития, повышения эффективности деятельности, организации взаимодействия между сотрудниками и структурными подразделениями, а также систематизации большого потока документооборота руководством
АО «НИИнефтепромхим» было принято решение о внедрении системы электронного документооборота. Система Directum позволила нам систематизировать и автоматизировать ключевые бизнес-процессы, сделать их прозрачными и понятными для сотрудников. В настоящее время сотрудники, задействованные в бизнес-процессах, пользуются системой Directum, более того, предлагают идеи по совершенствованию имеющихся бизнес-процессов, а также автоматизации новых процессов нашей компании. Особо хочется отметить, что сотрудники НИИ, работающие с истоков его образования, также с успехом освоили систему Directum». Сафонова Галина, начальник отдела по организации работы с документами |