Модернизация существующей автоматизированной информационной системы управления финансово-хозяйственной деятельностью (АИС ФХД), включающая в себя адаптацию и настройку прикладного программного обеспечения для обмена документацией, ведения бухгалтерского учёта и подготовки отчётности в специализированных структурных подразделениях – Централизованных бухгалтериях и/или центрах обслуживания учреждений.

Модернизация направлена на решение следующих задач:

обеспечение прозрачности, открытости и подотчётности ФХД исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Иркутской области;
повышение качества, достоверности и оперативное формирование бухгалтерской (бюджетной) и управленческой отчётности;
повышение качества финансового менеджмента организаций сектора государственного управления за счёт формирования единого информационно-аналитического пространства;
формирование и развитие единой методологии и технологического обеспечения управления ФХД исполнительных органов государственной власти и государственных учреждений Иркутской области.

Ситуация до старта проекта

В 2018 году был начат процесс централизации деятельности государственных учреждений Иркутской области. Была создана единая АИС ФХД на основе облачных технологий и платформы «1С:Предприятие 8», в облачную систему были переведены 34 органа власти и 600 учреждений. Данная единая система учёта является одной из самых масштабных облачных систем в России.

С учётом дифференциации направлений деятельности и отраслей среди государственных учреждений Иркутской области остался актуальным вопрос по обеспечению единой методологии учёта, повышению качества бухгалтерской и управленческой отчётности. Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.2 т

В каждом из учреждений есть свои особенности бюджетного (бухгалтерского) и управленческого учёта, системы начисления заработной платы. Подобные различия приводят к снижению оперативности, препятствуют проведению комплексного анализа, общеотраслевых и межотраслевых исследований, выявлению тенденций в различных сферах, а также принятию качественных управленческих решений.

Было принято решение о старте проекта по централизации учёта в государственных учреждениях Иркутской области. В качестве пилотной группы были выбраны учреждения Министерства культуры и архивов Иркутской области. Для передачи полномочий по ведению бухгалтерского учёта создано учреждение ГКУ ИО "Единый центр обслуживания в сфере культуры".

Архитектура решения и масштаб проекта:

Все учреждения выбранной пилотной группы работают на программном обеспечении фирмы «1С»:

1С:Бухгалтерия государственного учреждения 2.0;
1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 3.1;
1С:Технология публикации решений 1cFresh;
1С:Предприятие 8.3 КОРП.

Для реализации целей проекта было принято решение о внедрении программных продуктов:

1С:Документооборот государственного учреждения 8 - для организации электронного документооборота между обслуживаемыми учреждениями и централизованной бухгалтерией;
1С:Общий центр обслуживания. Централизованная бухгалтерия.КОРП - для управления процессами ведения учёта учреждений, передавших функции ведения учёта и формирования отчётности в централизованную бухгалтерию.

Архитектура централизованной системы. Система бесшовно интегрирована с решением «1С:Документооборот государственного учреждения»

Ход проекта

Для обеспечения деятельности централизованной бухгалтерии ГКУ ИО "Единый центр обслуживания в сфере культуры" (ЕЦО) были разработаны единые методологические стандарты ведения бухгалтерского и кадрового учёта и расчёта заработной платы. Проведен анализ штатной численности бухгалтерских служб учреждений, объёма обрабатываемых документов и др. Разработано Соглашение о передаче полномочий от учреждения в ЕЦО, в котором детально описаны функции, права и обязанности обеих сторон, разграничение их ответственности, график ведения учёта и формирования отчётности учреждения. Именно благодаря большой предварительной методологической проработке всего процесса реализация проекта оказалась успешной.

В централизованной бухгалтерии внедрен эффективный механизм управления персоналом. На основе статистики о занятости производится оценка работы сотрудников и распределение нагрузки, что в свою очередь позволяет уменьшить временные затраты на выполнение задач.

В ходе реализации проекта удалось полностью отказаться от бумажного документооборота между централизованной бухгалтерией и обслуживаемыми предприятиями даже по таким сложным процессам как авансовый отчет, движения нефинансовых активов и материальных запасов путем внедрения сервиса подписания документов электронно-цифровой подписью. Организация безбумажного документооборота позволила существенно сократить время обработки первичных документов, более оперативно производить оплату поставщикам и подрядчикам, производить расчеты с сотрудниками учреждений.

Благодаря формированию скан-образов первичных документов учреждения, перешедшие на централизованный бухгалтерский учет, имеют в программном продукте «1С:Документооборот государственного учреждения» полный архив учетной документации в электронном виде. Наличие сканов первичных документов ускоряет процесс предоставления информации по камеральным проверкам налоговых органов и других контролирующих организаций.

Результаты проекта

Полностью завершена передача учётных функций 24 пилотных государственных учреждений культуры, а также ИОГВ- Министерство культуры и архивов Иркутской области. Между ЕЦО и учреждениями согласованы и подписаны соглашения о передаче полномочий.

Утвержден реестр процессов, используемых в документообороте между ЕЦО и учреждениями
Разработана и утверждена матрица маршрутов по всем процессам

В учреждениях работает 25 сотрудников. В ЕЦО работает 38 бухгалтеров. Таким образом, видимым результатом является снижение государственных расходов на содержание бухгалтерских служб.

Главным результатом проекта является видимое улучшение качества ведения бухгалтерского учёта в учреждениях пилотной группы:

Своевременный расчёт и выплата заработной платы
Своевременная сдача деклараций и отчётности в различные контролирующие органы
Оперативное предоставление консолидированных отчётов в Министерство финансов Иркутской области
Отсутствие штрафных санкций со стороны ИФНС за несвоевременное предоставление деклараций и несвоевременную оплату налогов
Исправление ошибок по ведению учёта в предыдущих периодах
Возможность проведения анализа эффективности работы сотрудников учреждений и ЕЦО
Оперативное получение сводной информации по учреждениям

Прозрачность данных и их корректность позволяют консолидировать актуальную информацию по всем учреждениям региона и на её основе принимать управленческие решения.

Суммарное кол-во человеко-часов работ, выполненных проектной командой: 1099

Экономический эффект от внедрения (%):