"Лан Сервис" завершила СЭД-проект ТМ "Караван"

2017: «ЛАН СЕРВИС» завершила масштабный проект ТМ «Караван»

В рамках проекта была проведена автоматизация документооборота, а также обучение персонала ООО «Группа Ритейла Украины»

В ООО «Группа Ритейла Украины» завершено внедрение 3х модулей для оптимизации электронного документооборота в компании. Модули были реализованы в DOCS.UA – украинской ЕСМ-системе управления корпоративным контентом. Они позволят Заказчику контролировать потоки документов, различных задач и рабочих процессов. Это модули: «Прием сотрудника на работу», «Изменение организационной структуры» и «Организационно-распорядительная документация (ОРД)». Модуль «Организационно-распорядительная документация» предназначен для работы с 5 видами документов: «Приказы», «Распоряжения», «Протоколы совещаний», «Процедуры» и «Служебные записки».

В рамках проекта было реализовано:

• Обеспечение работы с шаблонными документами.
• Организацию процесса согласования и утверждения документов.
• Контроль исполнительной дисциплины.
• Ускорение процессов работы с документами между центральным отделением и удаленными подразделениями.
• Минимизация потери документов и человеческой ошибки

2016: Начало проекта

29 февраля 2016 года компания «ЛАН СЕРВИС» сообщила о начале проекта автоматизации документооборота и обучения персонала управляющей компании ООО «Группа Ритейла Украины» и гипермаркета компании - «Караван».

Модули:

• Модуль HR ("Прием/перевод/увольнение сотрудников", "Изменение организационной структуры компании")
• "Организационно-распорядительные документы ОРД"

Задачи проекта

В рамках проекта предстоит установить систему управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management) национального масштаба DOCS.UA.

Гипермаркет "Караван" (2014)

Полноценный проект предполагает:

• приобретение ПО,
• внедрение бизнес-решений с консалтингом
• оптимизацию бизнес-процессов.
• обучение сотрудников Заказчика
• аутсорсинг специалистов для поддержки и развития системы.​

В соответствии с условиями договора, подрядчик проведет в ООО «Группа Ритейла Украины» автоматизацию:

• модуля «Кадровое делопроизводство» (в т.ч. прием/увольнение на работу, отпуска, командировки и др.);
• модуля «Служебные записки» (в т. ч. произвольные СЗ, типовые СЗ);
• модуля «Управление договорами» (в т. ч. коммерческие закупки);
• модуля «Управление договорными документами и спецификациями».

Это масштабный и интересный проект. Для каждого модуля потребуется разработка большого количества видов электронных документов с особыми условиями, маршрутом согласования и интеграций «в реальном времени» с другими учетными системами. Также пройдет обучение персонала заказчика в «Центре сертифицированного обучения LANS». Елена Олишевская, генеральный директор компании «ЛАН СЕРВИС»

Ход проекта

2 августа 2016 года компания "Лан Сервис" сообщила о запуске в ООО «Группа ритейла Украины» модулей «Изменение организационной структуры» и «Прием сотрудника на работу».

Это первые модули HR-блока. Для каждого из них потребовалась создание автоматизированных процессов управления структурой компании и разработка большого количества разновидностей электронных документов с особыми условиями, маршрутом согласования и интеграцией «в реальном времени» с другими ИТ-директор «Роснефти» Дмитрий Ломилин выступит на TAdviser SummIT 28 ноября учетными системами. При этом требовалось соблюсти соответствие нормативной базе Украины.

Флэшмоб гипермаркет "Караван", (2012)

Модуль «Изменение организационной структуры» предназначен для работы с коммерческим штатным расписанием. «Лан сервис» разработала механизм связки коммерческого штатного расписания с юридическим - исключена возможность расхождений. Посредством этого функционала стало возможным управление изменениями штатного расписания, инициируемого руководством.

Модулем «Прием сотрудника на работу» автоматизирована работа с вновь поступающими сотрудниками всех подразделений организации в Украине. Помимо этого, можно принимать сотрудников по всем видам трудового договора с автоматическим формированием пакета документов, не требующего правок.

Обмен документами удаленного подразделения с ЦУ теперь занимает ~3 минуты.

Посредством синхронизации систем Docs.UA и 1С данные обновляются в обеих системах при разграниченных уровнях доступа к системам.

Модуль предоставляет возможность хранения личных дел сотрудников с доступом в режиме реального времени уполномоченным лицам. Ведение журнала приказов (в т.ч. групповых) и журнала регистрации обязательств о неразглашении персональных данных.

Во время тендера мы тщательно выбирали ЕСМ-систему и конечно самого интегратора. Он должен был иметь не менее пяти положительных отзывов о запущенных проектах в Украине за последний год. Также важно было наличие собственного центра технической и операционной поддержки, центра сертифицированного обучения и т.д. Кроме того, нам было важно познакомиться с командой внедрения лично. Всем этим критериям отвечала компания «Лан сервис». Кирилл Михайлов, руководитель проекта, заместитель коммерческого директора ООО «Группа ритейла Украины»

ООО «Группа ритейла Украины» - динамичная территориально-распределенная группа, для которой критично необходимо контролировать потоки документов/задач/процессов. Поэтому клиенту была установлена Docs.UA – система управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management) национального масштаба. Она позволяет построить эффективную систему электронного документооборота (СЭД) любого предприятия. Мы не останавливаемся на первых модулях. В ближайшие месяцы мы запускаем в ООО «Группа ритейла Украины» еще два новых: «Управление организационно-распорядительными документами (ОРД)» и «Управление отпусками». Елена Олишевская, генеральный директор компании «Лан сервис»