ЭЛАР завершила создание Единой архивной информационной системы Республики Татарстан

2018

Завершение проекта создания Единой архивной информационной системы

6 июня 2018 года корпорация ЭЛАР объявила о завершении проекта создания Единой архивной информационной системы Республики Татарстан (ЕАИС РТ) на базе АИС ЭЛАР-Архив. Полностью автоматизирована передача на хранение в государственные и муниципальные архивы не только бумажных, но и электронных документов по истечении установленного срока. Благодаря данному решению автоматизирована вся архивная отрасль региона, включающая Государственный комитет, Государственный архив и 46 муниципальных архивов.

Проект начался в 2016 году и предполагал решение задачи по автоматической сдаче в электронном виде любых архивных документов, созданных в Единой межведомственной системе электронного документооборота РТ, которая действует с 2009 года и обеспечивает работу более 11 000 сотрудников и создание 8 тысяч новых документов и резолюций в день.

«Прием на государственное хранение электронных документов и их использование в соответствии с нормами архивного законодательства, пожалуй, один из самых актуальных вопросов, который касается деятельности архивов и качества предоставления архивных услуг населению в целом. Многие организации и учреждения имеют электронные архивы, содержащие массивы документов исключительно в электронном виде и при этом имеющих юридическую силу, равнозначную бумажным оригиналам». Александр Радченко, руководитель департамента по работе с архивами корпорации ЭЛАР

Кроме того, автоматизирована деятельность архивов в части оказания услуг физическим и юридическим лицам по выдаче справок и предоставлен доступ к фондам для исследований. ЕАИС РТ синхронизирована с порталом государственных услуг, т.е. каждый запрос граждан отображается в системе, а по желанию пользователей предусмотрено информирование о статусе обработки и уведомление о готовности необходимых документов с прикрепленной электронной копией. Автоматизация процесса позволила исключить ошибки, значительно сократить трудозатраты специалистов и время ожидания граждан по запросам документов.

Проект выполнен в рамках госпрограммы «Развитие архивного дела в Республике Татарстан на 2016−2020 годы». В будущем предполагается его развитие и внедрение технологий и сервисов в архивную деятельность. В частности, проект планируется транслировать на другие регионы России, для этого в корпорации ЭЛАР разработан специальный программный интерфейс (API), который позволит легко интегрировать АИС ЭЛАР-Архив с любой СЭД.

Награждение муниципальных архивов региона комплексами ЭларСКАН А2

Как стало известно в феврале 2018 года, на расширенном заседании коллегии Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу было принято решение о награждении пяти муниципальных архивов региона комплексами планетарного сканирования ЭларСКАН А2.

C 2017 года с целью укрепления и развития материально-технической базы муниципальных архивов предусмотрена их грантовая поддержка. В рамках данной инициативы архивные отделы Верхнеуслонского, Елабужского, Заинского, Сабинского, Тетюшского районов были оснащены сканерами ЭларСКАН А2, которые поставила корпорация ЭЛАР. Михаил Рожков, PARMA TG: Большинство наших BPM-проектов выходят за рамки отдельных процессов и организаций 3.3 т

С помощью ЭларСКАН А2 в муниципальных архивах планируется сканировать наиболее востребованные и ценные единицы хранения, среди которых документы фондов местных органов власти и государственного управления, органов местного самоуправления, организаций и предприятий; личные фонды и архивные коллекции и др.

Ожидается, что отныне работа по оцифровке документов в архивах муниципальных районов будет вестись системно. Это позволит наполнять цифровыми копиями этих документов «Единую архивную информационную систему Республики Татарстан», что, в свою очередь, положительно скажется на качестве и скорости оказания услуг по социально-правовым запросам граждан.

«Создание копий фонда пользования в цифровом формате дает архивам возможность изымать из обращения оригиналы документов и работать с электронными образами. Именно поэтому сканирование в хорошем качестве на профессиональном оборудовании является одним из важных инструментов, применяемых для обеспечения сохранности архивных документов». Александр Радченко, руководитель департамента по работе с архивами корпорации ЭЛАР

2017: Старт работы ЕАИС РТ

В начале 2017 года в Казани прошло расширенное заседание коллегии Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу, посвященное новым методам и инструментам сбора, хранения и предоставления архивной информации: в регионе заработала Единая архивная информационная система.

В мероприятии приняли участие Президент Татарстана Рустам Минниханов, руководитель Росархива Андрей Артизов, председатель Госкомитета региона по архивному делу Ирада Аюпова, представители республиканских министерств и ведомств, региональных и муниципальных архивов, предприятий, общественных организаций и науки.

Участники коллеги обсудили результаты и направления системной работы, которая ведется в настоящее время в республике по консолидации архивных данных от органов госвласти, предприятий и учреждений, некоммерческих и религиозных организаций, и отработке удобных сервисов предоставления нужной информации пользователям и заинтересованным лицам. Эта деятельность требует от Госкомитета поиска и создания новой методологии хранения, управления, поиска и предоставления доступа к архивным документам и данным. Госкомитет работает над этой задачей как в рамках создаваемой в настоящее время Стратегии развития архивного дела региона до 2030 года, так и выполнения мероприятий госпрограммы до 2020 года. О том, что сделано в течение года отчиталась Ирада Аюпова. В частности, в течение 2016 года реализован первый этап создания информационно-поисковой системы по документам органов государственной власти РТ, архивных учреждений.

Представитель компании-разработчика, руководитель департамента по работе с архивами корпорации ЭЛАР Александр Радченко, прокомментировал текущие результаты проекта: «В системе содержится вся информация из Государственного комитета Республики Татарстан по архивному делу, государственных и муниципальных архивов, автоматизированных информационных систем архивов. Это дает возможность архивистам республики очень оперативно искать документы и сведения, что положительно сказывается на сроках исполнения запросов и обслуживании пользователей в читальных залах».

Еще одной системой, которая заработала в Татарстане, стала Единая информационная система (ЕАИС РТ). Ею могут пользоваться не только работники архивов, но и рядовые граждане. Благодаря ее внедрению, а также наполнению базой данных в 885 000 записей, пользователям через Интернет доступен научно-справочный аппарат Государственного архива документов по личному составу РТ, Национального архива Республики Татарстан и Центрального государственного архива историко-политической документации республики.

В рамках заседания состоялась демонстрация внедренных систем, а также оборудования для оцифровки архивных дел и документов. Корпорация ЭЛАР также представила Комплекс самостоятельного сканирования (КСС) для организации в архивных учреждениях участков копирования документов пользователями читальных залов. Участники заседания отметили, что терминал удобен для пользователей и безопасен для оригиналов документов.

На 2017 год запланировано решение важнейшей задачи, которая предусмотрена в госпрограмме «Развитие архивного дела в Республике Татарстан на 2016-2020 гг.» А именно: подготовки архивов к приему, сохранению и использованию электронных документов, обеспечению их аутентичности. В течение 2016 года разработчики системы электронного документооборота, которая используется во всех органах исполнительной власти РТ, создали модуль для выгрузки электронных документов из СЭД для передачи их в архивы. В текущем году начнется работа по интеграции модуля с ЕАИС РТ и отработка механизмов приема, сохранения и обеспечения аутентичности электронных документов при их передаче на госхранение. Таким образом, в Татарстане планируется реализовать передовой и уникальный для российских архивов проект.