Заказчики: Самарская сетевая компания (ССК) Самара; Телекоммуникация и связь Подрядчики: Программные Технологии Самара Продукт: Docsvision (СЭД/ECM-система)Дата проекта: 2009/09 — 2010/04
Количество лицензий: 70
|
Содержание |
Предпосылки развития проекта
Одной из ключевых задач компании «ССК» с самого начала являлось поддержание высокого стандарта обслуживания клиентов. C ростом объема поступающих заявок появилась необходимость автоматизации процессов бумажного документооборота. Прежние методы работы перестали обеспечивать ряд критичных требований – таких, как быстрота поиска и согласования документов, высокий уровень исполнительской дисциплины. Необходимо было качественное улучшение процессов работы с документацией и в 2009 году было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.
Первый этап автоматизации «ССК»
Компания «Программные Технологии» осуществила проект по автоматизации процессов документооборота «Самарской Сетевой Компании», внедрив на предприятии систему Docsvision. В результате внедрения, которое было реализовано с октября 2009 по апрель 2010 гг., удалось:
- автоматизировать процедуры регистрации документов (входящих, исходящих, внутренних);
- автоматизировать процесс подготовки, согласования и утверждения документов (организационно-распорядительных, договорных и т.д.);
- автоматизировать систему контроля исполнительской дисциплины (с выдачей отчетов по невыполненным или просроченным поручениям);
- создать электронный архив документов.
Эффективность документооборота повысилась за счет сокращения времени на поиск и согласование документов, реализован процесс работы с поручениями по входящим письмам и по служебным запискам. В настоящее время в системе работают более 70 пользователей, к ней подключены все 32 структурных подразделения в центральном офисе.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга
По завершении первого этапа сотрудничества начался второй, результатом которого стал проект, уникальный по широте охвата автоматизируемых специализированных процессов, не имеющих отношения к классическому документообороту: процесс технологического присоединения клиентов, процесс приема сетей, процесс раскрытия информации и другие.
Второй этап автоматизации «ССК»
Процесс технологического присоединения
Процесс технологического присоединения – один из основных бизнес-процессов в компании «ССК», заключающийся в подключении энергопринимающих устройств заявителя к электрическим сетям компании. В связи с отсутствием единой системы регистрации заявок (процесс не был автоматизирован, учёт велся как в Excel, так и в других базах данных вручную) появилась необходимость автоматизировать этот процесс, сделать его более прозрачным, снизить его трудоемкость.
После анализа рынка существующих систем было принято решение в пользу Docsvision, поскольку она содержит необходимый функционал, является мощной системой управления бизнес-процессами и уже успешно использовалась в компании «ССК».
Компанией «Программные Технологии» с нуля был создан бизнес-процесс на базе Docsvision, в соответствии с теми регламентами, по которым функционирует процесс технологического присоединения. Решение на базе Docsvision систематизирует всю информацию по заявкам на подключение, ускоряет согласование сопутствующих документов, обеспечивает строгий контроль сроков подключения клиентов к электросетям, позволяет менеджерам контролировать этапы выполнения заданий, обнаруживать задержки в их исполнении и принимать меры по их устранению.
Особенности автоматизации процесса технологического присоединения на базе Docsvision
При подключении предприятий к электрическим сетям формируется большой объем данных. Ежегодно «Самарская Сетевая компания» регистрирует около 3500 заявок. В их обработке участвуют 12 подразделений центрального офиса ССК, а также 36 территориально распределенных структурных подразделения компании. Прохождение сопутствующих документов (от получения заявки до осуществления фактического подключения потребителя к сетям компании) осуществляется строго по утвержденному регламенту, в котором определен порядок работы каждого отдела, установлены определенные сроки исполнения каждой операции.
- Количество заявок в системе:
2011 год – 2500, 2012 год – 3500, прогноз на 2013 год – более 4000 заявок (уже поступило более 2000 заявок за первые полгода).
- В рамках решения задействованы 12 подразделений центрального офиса и 36 удаленных подразделений.
- 27 этапов обработки заявки от регистрации до отправки полного пакета документов по технологическому присоединению заявителю.
- Решение обеспечивает автоматическое формирование 39 видов документов по данным, хранящимся в карточке заявки.
- В системе более 240 000 файлов, прикрепленных к карточкам
Карточка заявки на ТП
Удобство и функционал работы с карточкой было одним из ключевых требований заказчика. Карточка заявки на ТП разработана с использованием среды разработки Microsoft Visual Studio 2012 и API системы Docsvision, что обеспечивает максимальную производительность, наряду с поддержкой возможности обновления платформы.
- Разработана ролевая модель, позволяющая организовать доступ к функциям карточки в соответствии с ролью в процессе ТП, поскольку в нём участвует множество подразделений.
- Для карточки заявки также реализован автомат состояний, отражающий динамику её состояний в ходе процесса.
- Теперь в карточке заявки более 100 информационных полей, при этом время первичного открытия карточки составляет менее 10 секунд, повторного – менее 5 секунд.
Карточка – это единая точка доступа ко всей информации по технологическому присоединению.
Автоматизация подготовки печатных форм
Автоматизация подготовки печатных форм предполагает настройку типовых форм документов в формате MS Word на автоматическое их заполнение параметрами заявки.
Запрос справок в РЭС
Автоматизированные рабочие места (АРМ) сотрудников центра обслуживания клиентов (ЦОК) и районных электрических сетей (РЭС).
Отдельные рабочие места сотрудников ЦОК и РЭС были разработаны с целью минимизации действий в системе по выполнению типовых операций, за счет вынесения этих операций в отдельное приложение и настройки интуитивно понятного интерфейса. В результате сокращено время на ввод и получение информации из системы.
Расчёт тарифа
Расчёт стоимости интегрирован в привычном табличном виде (Excel) и хранится в карточке заявки, что позволяет оперативно и просто вносить изменения.
Механизм выгрузки отчётов
В системе реализован механизм выгрузки отчётов, которые предоставляются в Межрегиональную Распределительную Сетевую Компанию и на сайт компании, в соответствии с существующим законодательством о раскрытии информации о подключениях.
Разработаны различные отчеты: как стандартными средствами Docsvision (просмотр и выгрузка отчета из интерфейса Docsvision), так и автоматическое формирование в Microsoft Excel.
Интеграция с системой «1С Предприятие»
В системе реализована интеграция с существующей на предприятии системой «1C», так как процесс работы с заявками включает бухгалтерские документы. Механизм интеграции позволяет создавать документы в одной системе – вся информация предоставлена в карточке заявки. Это значительно снижает трудоёмкость процесса.
Решение на базе Docsvision систематизирует всю информацию по заявкам на подключение и ускоряет согласование сопутствующих документов. Оно обеспечивает строгий контроль сроков подключения клиентов к электросетям, позволяет менеджерам контролировать этапы выполнения заданий, обнаруживать задержки в исполнении и принимать меры по их устранению. Решение учитывает все требования постановления Правительства РФ 27 декабря 2004 г. N 861 (об утверждении правил доступа к услугам по передаче электрической энергии и оказания этих услуг).
Дмитрий Брыкин, руководитель отдела внедрения СЭД «Программные Технологии»: «Система Docsvision объединила функции привычных программ (1C, Word, Excel, почта, корпоративный портал) и явилась единым инструментом для выполнения поставленных задач и контроля со стороны руководства».
Автоматизация процесса приёма сетей
Автоматизация процесса приёма сетей – это приобретение или аренда объектов электросетевого хозяйства. Данный процесс включает в себя определённые процедуры, начиная с анализа целесообразности приёма данных сетей, оформления договора, регистрации и т.д. Использование Docsvision позволило организовать контроль за каждым этапом, снизить сроки процесса и повысить его эффективность.
Процесс раскрытия информации
«ССК» как сетевая организация обязана публиковать определенную информацию на сайте своей компании (www.ssk63.ru). Автоматизацию данного процесса на базе Docsvision реализует подсистема управления заданиями в процессе раскрытия информации, которая делится на следующие части: предоставление информации, контроль за подготовкой информации, публикация информации на сайте компании. Рассылку заданий в соответствии с указанными задачами будут выполнять разработанные бизнес-процессы. Вся информация о ходе процесса отображена на соответствующих закладках карточки задания.
Использование единой платформы Docsvision для различных процессов позволяет хранить всю информацию по ним в одной системе, получать отчётные данные и данные по контролю также из одной системы.
Уникальность проекта
Проект автоматизации компании «ССК» стал выдающимся по широте охвата и сложности автоматизируемых процессов, по многообразию разработанных механизмов и применяемых технологий. Проект, начавшийся с внедрения СЭД и перевода компании на безбумажный документооборот, перешёл в стадию автоматизации ряда ключевых производственных процессов компании.
Впервые на базе Docsvision был разработан столь мощный функционал для энергетической отрасли.
Перспективы и планы
В ближайшее время компания «ССК» планирует произвести интеграцию уже реализованных решений Docsvision с другими информационными системами компании:
- интеграцию решений по технологическому присоединению с корпоративным порталом, чтобы сотрудники компании имели доступ к информации, хранящейся в системе по ТП;
- автоматизировать процесс подготовки и согласования закупочной документации, что позволит соблюдать сроки и качественно готовить документацию;
- перевести систему на новую версию платформы Docsvision 5.
Самарская Сетевая компания работает с компанией «Программные Технологии» с 2009 года; сейчас рассматриваются варианты дальнейшего расширения функциональности Docsvision.
Реализуемые проекты по автоматизации помогают делать бизнес-процессы компании эффективнее.