17 мая 2023 года компания "1С" сообщила о том, что специалисты «СофтСервис» автоматизировали работу компании «Автомобильный дом «Энергия ГмбХ» – дистрибьютора Mercedes-Benz Group AG в Белоруссии. Обновленная система создана на основе решений «Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти КОРП», «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси», «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Беларуси». В результате оптимизированы закупки, планирование техобслуживания и ремонтов, организован оперативный учет 2 миллионов наименований запчастей и аксессуаров на складах и в сервисном цеху. Создан веб-сервис, который оперативно оповещает клиентов о статусе выполнения их заказов. Объемы складских остатков снижены, увеличены продажи дополнительного оборудования и аксессуаров. Руководство контролирует работу подразделений в онлайн-режиме. Обработка и выполнение заказов ускорены на 25%.

По информации компании, ранее в компании использовалась информационная система иного вендора, при этом не все задачи были автоматизированы. Данные подразделений были рассогласованы, часть управленческой информации хранилась в электронных таблицах. Невозможно было отследить актуальные данные по остаткам запчастей и аксессуаров на складах и в цеху. На подготовку управленческих отчетов уходило много времени. Было сложно планировать ремонты и техобслуживание автомобилей, управлять загрузкой персонала, контролировать затраты, работу сотрудников и их рабочее время.

Предприятию стала необходима другая информационная система, которая позволила бы оптимизировать управление закупками и складом, взаимодействие с поставщиками и клиентами, планирование и контроль работ, обеспечить оперативное формирование отчетности для руководства.

Для решения поставленных задач был выбран комплекс решений 1С: «1С:Бухгалтерия 8 для Беларуси», «1С:Зарплата и управление персоналом 8 для Беларуси» и «Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти КОРП 6». Партнером по проекту стала компания ООО «СофтСервис».

В ходе проекта система была развернута во всех подразделениях компании: в отделах продаж автомобилей и запчастей, в малярно-кузовном и ремонтных цехах, в отделе поставок и логистики, финансовом отделе, в маркетинге, службе охраны и безопасности, в бухгалтерии и отделе кадров. Выполнена интеграция с базами поставщиков, заводскими системами концерна Daimler AG, платежными и банковскими сервисами, с ЕРИП, программным комплексом «Ввод ДПУ» и Порталом электронных счетов-фактур по НДС – национальными информационными ресурсами Беларуси.

Ключевые итоги проекта:

В системе в онлайн-режиме отражается информация о работе каждого подразделения. Входящие данные обрабатываются «здесь и сейчас», исключена необходимость двойного ввода данных, ликвидирована проблема рассогласования информации. Руководство в режиме реального времени получает управленческие отчеты для контроля работы подразделений.
Организовано электронное хранение информации по каждому клиенту, теперь на поиск клиента уходит не более 5-10 секунд, заказчикам не приходится долго ждать идентификации. Подготовка документов по продаже занимает в 2 раза меньше времени и не допускает ошибок. Оперативно переадресовываются запросы ответственному менеджеру, передаются клиенты от одного специалиста к другому. Оптимизировано выставление финансовых документов. В итоге обработка заказов ускорилась на 25%.
В системе отражается история взаимодействий с клиентами: предоставляемые клиентам услуги по ремонту и обслуживанию автомобилей, периодичность прохождения ТО. Увеличились продажи дополнительного оборудования и аксессуаров, так как менеджеры сразу видят, что будет полезно покупателям, и рекомендуют к покупке.
Сотрудники предварительной записи получают в системе уведомления о необходимости взаимодействия с определенными клиентами по прогнозируемым работам. Внедрена телефония, которая позволяет делать вызовы клиентам прямо из 1С. История звонков сохраняется в системе. Создан веб-сервис, который оповещает клиентов о предварительной записи на сервис, статусе ремонта автомобиля, о необходимости своевременного прохождения ТО. Механизм прогнозирования сроков прохождения ТО разработан совместно с клиентом – при расчете даты планового ТО учитывается частота ремонтов, ожидаемый пробег, возраст автомобиля и другие показатели. Интеграция с платежным сервисом и национальной системой ЕРИП оптимизировала взаиморасчеты с клиентами. Лояльность компании к клиентам повысилась.
Появилась возможность оперативно составлять план сервисного обслуживания и ремонтов с учетом занятости сотрудников, рабочих мест и оборудования, а также времени, требующегося для выполнения работ. Интеграция с базами поставщиков позволила создавать заказы на запчасти, отслеживать их статус, получать информацию по актуальным ценам и остаткам непосредственно в 1С. Срок оказания услуг и выполнения заказов сократился на 25%.
Создан гибкий механизм ценообразования запчастей для подразделений сервиса и продажи. Появилась возможность контролировать и оперативно регулировать уровень запасов аксессуаров и запчастей на складах и в цеху. Объемы складских остатков снижены.
Кроме того, сокращена дебиторская задолженность.

Внедрение комплексной системы автоматизации на базе «Альфа-Авто:Автосалон+Автосервис+Автозапчасти КОРП» позволило оптимизировать работу практически всех подразделений компании. Мы оптимизировали управление закупками и продажами. Ускорили обслуживание клиентов, предоставили им удобный веб-сервис, стали выполнять заказы и оказывать услуги на четверть быстрее. Обновленная система оптимизировала точность учета и планирование, снизила количество ошибок в расчетах. Существенный плюс, что отчетность теперь формируются автоматически, максимально быстро и просто. Немаловажно, что программа учитывает все изменения в законодательстве Белоруссии. Внедрение проходило по технологии корпоративного внедрения, что позволило оптимизировать эффективность организации и управления проектом и достичь поставленных целей.

рассказал Кривой Артем, руководитель группы по информационным технологиям ООО «Автомобильный дом «Энергия ГмбХ»