Pilot-ECM (Enterprise content management)

Pilot-ECM — продукт линейки Pilot, система для автоматизации задач организационно-распорядительного документооборота.

Возможности

Pilot-ECM универсален по сфере своего применения и позволяет организовать следующие бизнес-процессы:

• управление входящей и исходящей корреспонденцией
• управление договорами
• ведение служебных записок
• поиск и ведение заказов
• оценка внутренней стоимости работ.

Работа с файлами

Pilot-ECM обеспечивает безопасную коллективную работу с файлами любых форматов. При изменении файла создаются версии файлов и появляется возможность возврата к любой версии. Каждый пользователь может подписаться на получение уведомлений об изменении файлов.Олег Чумаков, «АРБАЙТ»: В 2024 ПК и серверы ARBYTE закупали крупнейшие компании страны 3.8 т Система позволяет формировать файлы по размещенным шаблонам.

Работа с электронными документами

Входящая документация из электронной почты регистрируется в автоматизированном режиме с заполнением необходимых атрибутов из писем. Упростить создание документов помогут шаблоны и возможность настроить «отложенную регистрацию» для проектов документов.

С помощью Pilot-ECM предприятие может организовать юридически значимый электронный документооборот с использованием квалифицированной ЭП согласно № 63-ФЗ.

Система позволяет формировать электронные подлинники в формате .XPS или .PDF, вести согласование, утверждение и ознакомление с электронными документами. При согласовании поддерживается аннотирование электронных документов с внесением текстовых и графических замечаний и ведением переписки по ним.

Pilot-ECM отслеживает создание версий документов и помогает быстро найти различия в тексте документов в автоматизированном режиме.

Управление исполнительской дисциплиной

В Pilot-ECM выдаются задания и контролируется ход их исполнения: фиксируются все этапы жизненного цикла по работе с заданием (выдано, в работе, на проверке), сохраняется история изменений задания. При необходимости уточнения информации по заданию ведется переписка, есть возможность назначить аудитора по заданию, который будет отслеживать ход выполнения задания. Проанализировать работу подразделения или сотрудника можно с помощью отчетов, в том числе собрав информацию, сколько заданий выполнено в срок, а сколько — с нарушением.

Pilot-ECM + Pilot-ICE: возможности комплексного решения

• Управляемость процессами и сотрудниками:
  • Ускоряет работу сотрудников с большим объемом данных, обеспечивает работу в едином информационном пространстве, предоставляет инструменты для планирования работы подразделений и отслеживания загрузку сотрудников, контролирует исполнительскую дисциплину и выполнение работ.

• Организация бизнес-процессов:
  • Сокращает рутинные операции по созданию и согласованию документации, поддерживает единые правила работы, обеспечивает полноценную коллективную работу удаленных подразделений и сотрудников, позволяет отказаться от бумажных документов внутри организации и при работе с контрагентами.

• Сохранение интеллектуальной собственности:
  • Хранит все данные в едином информационном пространстве, защищает их от кражи и потери.

2024: Pilot для работы в браузере

27 мая 2024 года компания АСКОН объявила о выходе web-редакций продуктов Pilot, предназначенных для организации среды общих данных строительных проектов, сборки и проверки консолидированных BIM- моделей. Теперь работа с моделями и документами доступна не только через установленное приложение, но и в браузере, в том числе на импортонезависимых операционных системах и мобильных устройствах. Web-редакции выпущены для всей линейки продуктов Pilot: Pilot-BIM, Pilot-ICE Enterprise, Pilot-ICE и Pilot-ECM. Подробнее здесь.

2017

Включение в Whitelist «Лаборатории Касперского»

Компания «Аскон» 27 октября 2017 года объявила о заключении соглашения о сотрудничестве с «Лабораторией Касперского». Первым результатом стала проверка продуктов Pilot (Pilot-ICE, Pilot-ICE Enterprise и Pilot-ECM) для управления проектированием на отсутствие вредоносного кода и их включение в базу знаний о чистом ПО, или «белый список» (Whitelist). Подробнее здесь.

Выпуск

1 сентября 2017 года компания «Аскон» объявила о расширении линейки продуктов Pilot для управления проектной организацией системой Pilot-ECM, автоматизирующей задачи организационно-распорядительного документооборота.

Совместное использование Pilot-ECM с системой Pilot-ICE или ее Enterprise-редакцией реализует работу в едином информационном пространстве с организационными и инженерными документами.

Ключевое отличие Pilot-ECM в линейке Pilot — в системе нельзя создавать и изменять проектную документацию.

При установке в организации систем Pilot-ECM и Pilot-ICE все сотрудники будут работать в одной базе данных — участвовать в процессах планирования, выдавать друг другу задачи и контролировать исполнительскую дисциплину по ним, просматривать и согласовывать инженерную и организационно-распорядительную документацию, формировать отчетную документацию.

Необходимое количество лицензий каждого продукта Pilot выбирается исходя из задач подразделений. Например, Pilot-ECM может быть установлен в секретариате и договорном отделе, которые не создают проектную документацию, а Pilot-ICE или его Enterprise-редакция — у проектировщиков.