Naumen DMS

Корпоративная система электронного документооборота, предназначенная для предприятий всех отраслей.

Naumen DMS обеспечивает управление документами в электронном виде на всех этапах жизненного цикла – от коллективной разработки до исполнения документа и его списания в архив. Основными пользователями Naumen DMS на предприятии являются специалисты канцелярии (общего отдела), договорного отдела, службы качества, отдела обращений граждан и др.

Naumen DMS автоматизирует следующие процессы:

• коллективная разработка документов, создание версий, редактирование, комментирование, наложение резолюций;
• управление жизненным циклом, поиск документов;
• управление научно-справочным аппаратом, управление регистрационно-контрольными карточками документов, управление шаблонами документов, ограничение прав доступа, классификация и структурирование хранилища;
• создание и редактирование шаблонов бизнес-процессов, управление бизнес-правилами, контроль за исполнением бизнес-процессов, статистика исполнения;
• ввод документов в систему (сканирование, распознавание, поточный ввод), импорт с почтовых серверов, импорт с факс-серверов;
• формирование номенклатуры дел, перевод в дело, списание в архив, уничтожение;
• полнофункциональный доступ к информации через интернет.

Управление бизнес-процессами на основе открытых стандартов OpenSource, использование открытых компонентов высокой надежности, проверенных на практике в нескольких сотнях реализованных проектов.Российский рынок ITSM: драйверы и тренды, крупнейшие игроки. Обзор TAdviser 8.1 т

Продукт также позиционируется как система управления бизнес-процессами и документами, построенная на основе web-технологий. Данный продукт пришел на смену одному из лидеров рынка отечественных систем документооборота NauDoc.

Naumen DMS позволяет предприятиям:

• перевести делопроизводство в электронную форму;
• ускорить движение документов внутри предприятия и между несколькими компаниями в составе холдинга;
• сделать прозрачным исполнение важных бизнес-процессов;
• повысить исполнительскую дисциплину;
• осуществлять быстрый поиск информации;
• обеспечить долговременное хранение документов в электронном виде;
• разграничить права доступа сотрудников к информации.

Общие сведения об архитектуре

Naumen DMS представляет собой корпоративное приложение, реализованное в трехуровневой архитектуре «клиент – сервер приложений – сервер баз данных». Пользовательские интерфейсы системы полностью web-ориентированы, не требуют установки дополнительного ПО на рабочие места.

Серверная часть приложения построена на технологиях Java, что обеспечивает кроссплатформенность и позволяет одинаково успешно эксплуатировать систему на серверах под управлением ОС Microsoft Windows или Linux.

В качестве СУБД могут использоваться наиболее популярные решения, такие как Oracle, Microsoft SQL Server и PostgreSQL.

Модуль управления процессами Naumen DMS создан на базе программной платформы Activiti, свободно распространяемого инструмента для управления бизнес-процессами с открытым исходным кодом и большим перечнем возможностей

2015: Naumen DMS релиз 3.6

24 ноября 2015 года компания NAUMEN сообщила о выпуске релиза 3.6 СЭД Naumen DMS.

В его составе ряд функций и улучшений:

• универсальные механизмы импорта документов и справочников,
• генератор отчетов,
• современное средство интеграции с системами Электронного правительства,
• усовершенствованный интерфейс личного кабинета пользователя
• десятки других изменений для удобства работы, повышения производительности и надежности системы.

СЭД Naumen DMS 3.6 разработана с учетом современных тенденций развития СЭД и потребностей разных категорий пользователей. Продукт способен эффективно решать задачи электронного документооборота государственных структур, в соответствии с установленными нормами и требованиями, и бизнес-организаций, в том числе - с распределенной структурой, обеспечивая возможность «сквозного» управления документами и бизнес-процессами.

В этой версии разработчики уделили внимание созданию подсистемы, предназначенной для интеграции Naumen DMS 3.6 с инфраструктурой Электронного правительства. Разработанные механизмы позволяют интегрироваться с Системой межведомственного взаимодействия (СМЭВ) и Единым порталом предоставления государственных услуг (ЕПГУ), обеспечивая комфортную среду для электронного взаимодействия и обмена данными в рамках предоставления государственных услуг на всех уровнях (федеральном, региональном, муниципальном).

Один из значимых компонентов релиза 3.6 – генератор отчетов, созданный на основе собственных разработок платформы NAUMEN и промышленного дизайнера отчетов Pentaho Report Designer. Теперь технические специалисты, работающие в системе Naumen DMS 3.6, могут самостоятельно настраивать выборки данных, создавать сложные печатные формы, использовать диаграммы и графики в своих отчетах. Настроенные отчеты можно сделать доступными для формирования остальным пользователям Naumen DMS 3.6.

Сформированные отчеты можно выгружать в файлы популярных офисных форматов xls, pdf, rtf и т.д. В версии 3.6 появился универсальный механизм импорта карточек документов. Данная функция позволяет качественно и быстро перейти с морально устаревших систем электронного документооборота на платформу Naumen DMS 3.6, сокращая объем рутинной работы и обеспечивая возможность переноса данных без существенных затрат. Благодаря удобному и понятному интерфейсу процесс загрузки документов из внешних источников данных (из любых систем, позволяющих выгрузку данных в форматы dbf и csv) максимально прост и состоит из двухшаговой операции, которую специалисты техподдержки могут выполнить самостоятельно, без привлечения разработчиков. Кроме того, в версии реализован механизм импорта справочников, возможности которого позволяют в автоматическом режиме импортировать из внешних систем большое количество справочных значений, исчисляемых десятками и сотнями тысяч позиций.

Появились возможности, улучшающие процессы обработки документов:

• обновлен до версии 5.18 движок бизнес-процессов Activiti, используемый для настройки логики обработки документов, что обеспечило надежную и быструю работу системы на больших объемах;
• возможность выполнения массовых действий по задачам (отмена подзадач, редактирование описания и даты окончания);
• реализована возможность массового запуска процессов, настройки правил редактирования сроков исполнения задач, и другие возможности, обеспечивающие выполнение больших объемов работ за единицу времени.

Изменения затронули интерфейс личного кабинета пользователя. За счет упрощения работы с фильтрами новый интерфейс теперь позволяет пользователю самостоятельно настроить разделы в личном кабинете «под себя» с любыми необходимыми выборками из списка задач и обеспечить комфортную для работы среду.

В рамках разработки релиза 3.6 проведены работы по нагрузочному тестированию с наполнением базы данных в 10 млн. документов и 17 тыс. учетных записей пользователей; подтверждена работоспособность на нагруженной базе данных с активной работой 1 тыс. одновременных пользователей, улучшена стабильность системы. Благодаря реализованным мероприятиям значительно повысилось удобство обработки документов, производительность и надежность СЭД Naumen DMS в целом.

Анна Кузнецова, руководитель департамента систем управления бизнес-процессами и документами NAUMEN, отметила:

«Мы непрерывно работаем над совершенствованием нашего продукта, воплощаем собственные идеи, учитывая потребности клиентов и анализируя современные тенденции. В итоге получаем лучший результат. Новая версия Naumen DMS отвечает всем требованиям государственных заказчиков и бизнеса. Учитывая, что с каждым годом надежный отечественный продукт становится все популярнее среди разных категорий заказчиков, выход улучшенной его версии для них будет весьма актуален».

Naumen DMS 3.0

К базовым функциям Naumen DMS относятся создание, хранение и поиск документов, работа с журналами регистрации, контроль исполнения поручений и задач, автоматизация и мониторинг процессов.

В старших редакциях пользователям Naumen DMS становятся доступны такие возможности, как:

• ведение электронного делопроизводства (канцелярии);
• управление документооборотом в распределенных холдинговых структурах;
• настройка бизнес-процессов с помощью графического дизайнера BPM;
• формирование отчетов;
• автоматический ввод документов с помощью ABBYY Fine Reader;
• получение данных о сотрудниках из службы Microsoft Active Directory.

Функциональные возможности Naumen DMS также могут быть расширены за счет подключения дополнительных модулей:

• Электронный архив. Используется для организации архивного хранения документов в соответствии с нормами и практиками российского делопроизводства.
• Штрих-кодирование документов. Повышает скорость поиска электронных копий документов и делает более удобным контроль за движением бумажных документов.
• Потоковое сканирование. Сокращает затраты при переносе в СЭД большого массива бумажных документов.
• Работа с мобильных устройств. Дает возможность работы с документами и задачами со смартфонов, КПК и пр.
• Рабочее место руководителя. Позволяет руководителям с минимальными затратами времени получать из СЭД информацию для принятия решений и фиксировать эти решения.
• Обработка обращений граждан в органах власти. Используется для организации работы с обращениями граждан в государственных учреждениях в соответствии с федеральным законом №59-ФЗ;
• Электронная подпись (ЭЦП). Позволяет применять электронную подпись при операциях с документами и поручениями.
• Файловое хранилище. Упрощает сопровождение большого объема файлов, хранящихся в СЭД.

Скриншоты Naumen DMS 3.0

Карточка папки

Карточка документа

Список задач

Дизайнер процессов

Пример отчета

Naumen DMS 2.0

Модуль «Архив». В Naumen DMS 2.0 появился модуль «Архив», разработанный в соответствии с нормами российского делопроизводства. В рамках данного модуля реализована возможность ведения номенклатуры дел предприятия. Документы можно списывать в дела, переводить в архив и хранить в соответствии со сроком хранения. Кроме обычной регистрации документов появляется возможность регистрировать документы согласно номенклатуре дел со вставкой в регистрационный номер индекс дела, к которому относится документ. В дополнение к оперативному хранилищу документов, обычно структурированному по видам документов, появилось архивное хранилище, структура которого организована по номенклатуре дел. Документы, списанные в дела, отображаются в обоих хранилищах, документы, переведенные в архив, отображаются только в архивном хранилище.

Модуль «LDAP». Модуль интеграции с электронными каталогами позволяет интегрировать систему Naumen DMS с такими службами каталогов, как Active Directory, eDirectory и другими, используя протокол LDAP (Lightweight Directory Access Protocol). При использовании инфраструктуры Microsoft Windows модуль поддерживает NTLM-аутентификацию и группы Active Directory. Таким образом, за счёт поддержки NTLM-аутентификации пользователю не потребуется повторный ввод имени пользователя и пароля при входе в систему, достаточно того, что пользователь прошел аутентификацию при входе в операционную систему. Группы пользователей, а также оргструктура, заведённые в Active Directory, будут совпадать с группами пользователей и оргструктурой в Naumen DMS.

Модуль «FRSE». Кроме режима ручной загрузки документов в систему есть дополнительные модули, позволяющие автоматизировать данный процесс. Интеграция с Fine Reader позволяет осуществлять загрузку документов прямо со сканера, интеграция с факс-сервером автоматизирует процесс загрузки факсов.

Модуль «Файловое хранилище» позволяет хранить все вложенные файлы в файловом пространстве серверов. В СУБД хранятся только ссылки на месторасположение файлов на серверах.

Модуль «ЭЦП». Одной из важных составляющих процесса перехода предприятия с бумажного документооборота на электронный является необходимость обеспечения юридической значимости электронных документов. Современным и эффективным решением для организации юридически значимого электронного документооборота организации является использование электронной цифровой подписи (ЭЦП). С применением сертифицированных средств криптографической защиты информации использование электронного документооборота становится удобным уже не только в рамках предприятия, но при взаимодействии с внешними контрагентами. Модуль «ЭЦП» соответствует требованиям Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

Модуль «Канцелярия» позволяет автоматизировать следующие делопроизводственные процессы:

• обработка входящей документации;
• обработка исходящей документации;
• обработка ОРД;
• обработка внутренней документации.

В качестве постоянного хранилища данных используется реляционная база данных. В базу данных помещаются только данные в виде набора реляционных сущностей (связанных таблиц) без элементов программируемой логики (триггеров, хранимых процедур, представлений). Для эксплуатации Naumen DMS требуется сервер, удовлетворяющий определенным требованиям к функциональности (поддержка транзакций, вложенных выборок [subselects], LOB–типов данных и др.) и для которого существует драйвер JDBC (Java Database Connectivity) уровня не ниже 2. Продукт совместим с СУБД Oracle 9/10, Microsoft SQL Server 2000/2005, PostgreSQL 8.1.

Уровень бизнес-логики реализован в виде набора Java–приложений, распределенных по двум и более серверам приложений. В качестве сервера приложений может выступать любой J2EE–совместимый сервер, работающий на версии Java не ниже 1.6 и реализующего стандарты Java–сервлетов не ниже 2.4. Приложения совместимы с серверами Apache Tomcat версии 5.0 и выше, Resin версии 3 и выше.

Деление системы на несколько приложений позволяет распределить нагрузку между несколькими физическими серверами. Каждое из приложений работает независимо, взаимодействует с другими приложениями, используя вызовы web-сервисов. Кроме того, реализация разделения на компоненты предотвращает возникновение так называемых «распределенных транзакций» при выполнении пользовательских операций, что гарантирует сохранность данных без потери масштабируемости системы.

Каждое из приложений работает с собственной базой данных. Работа с базой данных внутри приложений реализована с использованием библиотеки Hibernate 3.0. Данная библиотека является свободно–распространяемой реализацией концепции ORM (object-relationship mapping). Hibernate включает в себя средства описания структуры базы данных на основе объектной модели приложения, средства автоматической трансляции операций над объектам приложения в операции над реляционной структурой. Также Hibernate предоставляет модель транзакций на уровне операций с объектами приложения, независимость кода уровня приложения от выбранного реляционного хранилища.

Уровень бизнес–логики включает в себя набор объектов, сохраняемых в базе данных, и операций с этими объектами. С точки зрения состояния базы данных, каждая операция является транзакцией, т.е. полностью выполняется и записывается в базе данных или "откатывается" без изменений в базе данных. В виде таких бизнес-операций представлены только операции, изменяющие данные.

Основным приложением является Naumen DMS. Приложение имеет модульную архитектуру: функциональность системы сосредоточена в нескольких модулях, работающих независимо друг от друга и взаимодействующих через общую шину сервисов. Модули разрабатываются в соответствии со спецификацией OSGi R4 и с использованием Equinox – свободно-распространяемой реализации спецификации, созданной консорциумом Eclipse. При инсталляции системы устанавливается тот набор модулей, который необходим для достижения требуемой функциональности.

Приложение Naumen DMS предоставляет пользователю полнофункциональный веб- интерфейс, работа с которым возможна из любого современного интернет-браузера (Internet Explorer, Mozilla, Opera и др.)

Остальные приложения, входящие в состав продукта, являются вспомогательными.

Приложение BPEL Engine используется для исполнения BPEL-процессов. В качестве приложения BPEL Engine может быть использован любой сервер для выполнения бизнес–процессов, выполненный в соответствии со стандартом OASIS Standard WS–BPEL 2.0 (Web Services Business Process Execution Language). Есть возможность использовать любые реализации, включая свободно-распространяемые (Endpoints ActiveBPEL® версии 2.0 и выше, Oracle® BPEL Process Manager версии 10.x, WebSphere® Business Integration Server Foundation версии 5.1 и выше).

Приложение HR (Human Resources) используется для независимого управления данными об организационной структуре компании.

Приложение WLM (Work List Manager) используется для независимого управления заданиями, которые создаются в системе для выполнения бизнес–процессов.

В общем случае для СУБД и других приложений может быть использован единый сервер, но выделение отдельного сервера для СУБД позволит обеспечить дополнительную масштабируемость системы.

Управление интеграцией

В основу подхода к интеграции программных систем положена концепция «сервисной шины предприятия» (Enterprise Service Bus, ESB или, в другой терминологии, SOA). В настоящее время концепция сервисной шины является основным подходом к интеграции приложений от различных разработчиков в индустрии программного обеспечения.

Концепция реализуется через технологии web-сервисов (SOAP, WSDL, UDDI, BPEL4WS).Вместо интеграции каждого приложения с каждым предлагается обеспечить возможность подключения приложений к единой сервисной шине, которая обеспечивает регистрацию и нахождение сервисов.

Внедрение предлагаемой архитектуры в проекте позволит, с одной стороны, системно решить задачу интеграции, а с другой – создаст основу для наращивания функциональности программной инфраструктуры проекта без использования нестандартных решений, затрудняющих сопровождение комплекса систем.

Naumen DMS интегрирован с программным продуктом для сканирования и распознавания текста ABBYY FineReader 7.0 Scripting Edition. Сканированные на рабочих местах документы импортируются в систему через специальный мастер, вызываемый из средства сканирования.

Naumen DMS позволяет проводить аутентификацию и авторизацию пользователей во внешних службах каталогов, например OpenLDAP или Microsoft Active Directory. Реализована интеграция с почтовыми серверами для обработки входящей корреспонденции и рассылки оповещающих сообщений.

В системе имеется модуль работы с электронно-цифровой подписью (ЭЦП). За счет реализации функций сопряжения с удостоверяющими центрами на уровне ядра платформы Naumen Kernel в систему заложена возможность использования ЭЦП любого криптопровайдера, поддерживающего интерфейс Microsoft CryptoAPI. Примером сертифицированного решения для государственных органов может быть использование ЭЦП на базе КриптоПро 2.0/3.0.

Naumen DMS: Управление бизнес-процессами

В основу подхода к управлению бизнес-процессами положен отраслевой стандарт OASIS Standard WS–BPEL 2.0 (Web Services Business Process Execution Language). Этот стандарт используется во многих BPM-системах для описания логики бизнес-процессов и того, как в их рамках осуществляется взаимодействие между программами и людьми.

Подобно многим другим современным стандартам, BPEL основывается на языке XML, его уникальные языковые конструкции позволяют организовывать взаимодействие web-сервисов, что дает возможность посредством web-сервисов создавать сложные процессно-ориентированные решения, в том числе интеграционные.

Для реализации взаимодействия web-сервисов в BPEL присутствуют специальные языковые конструкции для вызова других сервисов и организации их совместной работы – последовательности, действия, вызовы, назначения и операторы условной логики.

Обеспечивая стандартизированный способ встраивания процессов в сервис- ориентированную архитектуру, BPEL существенно упрощает подключение к вашей инфраструктуре деловых партнеров, клиентов и прочих субъектов бизнеса.

Naumen DMS: Управление документами в холдингах

Компания NAUMEN предлагает специальное решение для компаний с холдинговой структурой, позволяющее организовать в электронной форме обмен документами и поручениями на уровне всего холдинга и отдельных его предприятий. Решение создано на базе системы электронного документооборота и управления бизнес-процессами Naumen DMS.

Принцип работы:

• для каждого предприятия холдинга развертывается собственный экземпляр системы электронного документооборота (СЭД) с отдельной базой документов и представлением оргструктуры этого предприятия;
• в каждой СЭД хранится информация о том, с какими аналогичными системами внутри холдинга она может обмениваться задачами и документами;
• в списках исполнителей каждой СЭД представлена информация о сотрудниках всех предприятий холдинга (благодаря организации единого каталога пользователей на базе Active Directory или OpenLDAP);
• между отдельными СЭД предприятий поддерживается обмен информационными сообщениями, содержащими необходимые документы и параметры входящих и исходящих задач, а также уведомления о выполнении задач;
• необходимые документы и задачи передаются и регистрируются автоматически и поступают получателю мгновенно;
• исполнитель может делегировать ответственность за исполнение всей задачи или ее частей подчиненным сотрудникам внутри своего предприятия или же коллегам из других предприятий холдинга;
• инициатор задачи может просмотреть всю историю обработки задачи;
• в управляющей компании, как и в любой компании холдинга, в режиме он-лайн доступна статистическая информация о сроках и результатах выполнения направленных задач, а также статистика по исполнительской дисциплине всех предприятий холдинга.
• Если на отдельных предприятиях холдинга уже используются СЭД других производителей, есть возможность реализовать единый процесс движения документов и исполнения поручений путем организации обмена сообщениями между этими системами и Naumen DMS в соответствии с требованиями ГОСТ Р 53898–2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению».