Остаться на связи:
Как и чем российским компаниям заменить Microsoft Teams
Онлайн-взаимодействие стало привычной моделью корпоративных коммуникаций в последние несколько лет. Многие компании выстроили работу в распределенных, удаленных командах с помощью популярных продуктов, таких как Microsoft Teams. Это решение быстро завоевало рынок благодаря своей экосистемности — с его помощью можно не только общаться в чатах и совершать видеозвонки, но и коммуницировать в рамках отдельных команд и проектов, совместно работать с документами, хранить в общем пространстве корпоративную информацию, планировать задачи и рабочее время в календаре. Однако с уходом из России многих западных вендоров и Teams, и другие решения для внутренних коммуникаций стали недоступными для российского бизнеса.
Содержание |
В тот момент на рынке оставались отечественные инструменты для организации совместной работы, но они предоставляли узкую функциональность, как правило, ВКС и обмен текстовыми сообщениями. Для того чтобы закрыть все сценарии работы, предлагавшиеся в Teams, нужно было найти и интегрировать между собой несколько решений разных вендоров — это выходило дороже, дольше и менее надежно.
Проблема решилась с появлением на рынке нового российского продукта Squadus, разработанного компанией МойОфис. Он объединил несколько видов коммуникации — текстовые сообщения, видеозвонки, каналы и обсуждения, возможность создать проектные или функциональные команды, а также совместную работу над документами при интеграции с другими продуктами экосистемы МойОфис, — и претендует на достойную замену Teams.
Squadus vs Microsoft Teams
Microsoft Teams стал стандартом корпоративных коммуникаций не только в мире, но и в России. И даже те, кто не внедрил возможности этого решения полностью, сравнивают аналоги именно с его функциональностью. Само позиционирование продукта — это цифровое рабочее место, рабочая среда, подразумевающая больше, чем просто коммуникации, звонки, ВКС. Один из важных плюсов Teams — возможность дополнять функциональность за счет подключения внешних приложений.
Без преувеличения можно сказать, что Squadus — этот тот продукт, которого рынок ждал полтора года после ухода Teams из России.
Крайон много лет помогал заказчикам правильно выстраивать процессы совместной работы — это намного больше, чем просто внедрить мессенджер для обмена сообщениями или организации видеозвонков. Для компании, как для поставщика подобных услуг, Squadus стал достойной и полнофункциональной заменой Teams, Slack и некоторым другим аналогичным системам.
Внедрение этого решения позволяет компаниям закрывать все сценарии использования Teams — видеоконференции, чаты, коллективную работу в каналах и командах, совместную работу с документами. МойОфис, разработчик Squadus, прежде всего известен как создатель офисных продуктов. Работа с документами бесшовно встроена в систему и, в отличие от других мессенджеров, Squadus закрывает этот важнейший сценарий работы параллельно с коммуникациями.
В отдельных возможностях Squadus даже превосходит Teams. Например, он предлагает клиенту более гибкие настройки чатов: можно создавать личные и групповые беседы, организовывать чаты внутри чатов для оперативного решения коротких вопросов, группировать обсуждения и многое другое.
Squadus, как on-premise решение, обеспечивает высокую степень безопасности данных и полный контроль над ними благодаря встроенным функциям шифрования и защиты. История переписок в чатах, записи звонков и документы хранятся на локальных серверах компании или доверенного партнера.
Также как и Teams, Squadus позволяет организовать цифровое рабочее место. Его базовые функции можно дополнять новыми возможностями, например, с помощью чат-ботов. Чат-боты помогут автоматизировать типовые операции, например, при интеграции Squadus с почтовой системой бот присылает напоминание за 5 минут до встречи, которая стоит в календаре пользователя. С помощью ботов можно также реализовать другие напоминания или операции благодаря развитому Комплекту средств разработки МойОфис (SDK). Для компаний, которые привыкли к тому, что инструмент коммуникаций — это еще и возможность интеграции различных приложений, Squadus дает тот же самый пользовательский опыт, что и Teams.
Как внедрить Squadus
 | Заказчики обращаются в Крайон, зная нас как поставщиков и внедренцев продуктов Microsoft, в том числе и Teams. Мы не просто разворачиваем решение в ИТ-инфраструктуре заказчика, но и выстраиваем корпоративные коммуникации в компании, обучаем этому пользователей, помогаем быстрее адаптироваться к новым решениям, используя методологию управления изменениями Сейчас мы предлагаем заказчикам Squadus как решение, которое заменит ушедшие продукты не только технологически, но и на уровне методологии и подходов,
Аркадий Золотовицкий, Руководитель развития направления «бизнес-приложения», Крайон.
|  |
При миграции на новое решение важно сохранить привычные коммуникации, перенести всю историю — чаты, каналы, группы, документы, сохранить на цифровом рабочем месте организационную структуру компании. Переходя в Squadus, пользователь остается в том же информационном пространстве, в тех же чатах, в тех же переписках, с полностью сохраненной историей коммуникаций, только в другом инструменте. У Крайон есть собственная утилита, которая выгружает из Teams все накопленные коммуникации, весь сохраненный контент для загрузки в Squadus.
Технически перенос осуществляется легко, нужен только административный доступ и утилита. Например, данные, накопленные за пять лет, можно перенести за несколько дней, перенос данных за год займет пару дней. Перед миграцией специалисты рекомендуют оценить объем сохраняемых данных, удалить ненужные чаты, неактуальные архивы и т.д.
Специалисты Крайон могут предоставить инструменты миграции заказчику и обучить его работе с ними, чтобы снять опасения в несанкционированном доступе к корпоративным данным.
Однако, в практике Крайон внедрение решений для корпоративных коммуникаций подразумевает несколько этапов.
- Прежде чем переезжать на новое решение, нужно провести анализ, определить, какие сценарии использовались в Teams, какие из них нужно переносить в Squadus. На этом же этапе мы оцениваем требования к инфраструктуре.
- Если инфраструктура нуждается в модернизации, специалисты дают рекомендации по улучшению. Если дополнительных действий не требуется, инженеры разворачивают Squadus. Решение построено на open source технологиях, и у команды внедрения есть все необходимые компетенции в работе с Unix-системами.
- Развернутое решение интегрируется с каталогом пользователей, в систему переносятся выгруженные из Teams данные, проводится обучение пользователей работе со Squadus.
Внедряя Squadus, специалисты Крайон используют те же подходы, что и при внедрении Teams. Например, рекомендуют подключать методологию управления изменениями, так, чтобы процесс проходил с минимальным сопротивлением со стороны пользователей и максимальной эффективностью. В штате компании есть сертифицированные специалисты, которые проводят не только обучение пользователей, но и предварительную подготовку руководителей, службы внутренней поддержки, которая будет консультировать пользователей. А также помогают промотировать новые инструменты, объясняют, почему компания решила использовать их в работе, какие преимущества получат сотрудники и бизнес в целом. Для многих заказчиков управление изменениями является частью проекта внедрения. - Для тех, кто уже использует Squadus, Крайон предлагает службу поддержки, которая готова консультировать технических специалистов заказчика, ответственных за работу системы и поддержку пользователей. Специалисты могут выступать в роли и первой, и второй линий поддержки. А при необходимости подключать и третью линию — обращаться к экспертам вендора, компании МойОфис. Техническая поддержка этой компании привлекается на партнерских условиях, таким образом проблему заказчика Крайон может решить оперативнее, чем если бы он напрямую обратился в МойОфис.
Когда пора переходить на Squadus
Сегодня рынок тестирует российские решения, которые смогут наиболее быстро и безболезненно заменить пока еще доступные зарубежные сервисы. Особенно активны в этом сегменты, подверженные санкционному давлению — финансовый сектор, производство, фарма — они приходят за российскими решениями, потому что прекрасно видят, как Microsoft прекращает сотрудничество с их коллегами по рынку.
На своем демостенде Крайон на собственном примере показывает, как мигрировать из Teams в Squadus — как перенести все данные и продолжить работу в новой среде без потерь.
Так как риски использования продуктов Microsoft растут с каждым днем, специалисты Крайон рекомендуют компаниям, которые продолжают работать с Teams, развернуть Squadus в минимальной рабочей группе, на 20-30 человек. Так можно будет подготовить решение для дальнейшего тиражирования на всю компанию: отладить процессы, обучить администраторов и рабочую группу, спроектировать процесс миграции данных. Если Teams становится недоступным, у компании уже есть работающее решение, останется только приобрести недостающие лицензии и за 1-2 дня внедрить инструмент на всех. Для многих компаний это хороший способ минимизировать риски.
Таким путем Крайон идет со многими заказчиками, некоторые уже сейчас видят ценность Squadus в работе небольших групп и поэтапно разворачивают систему все шире, параллельно с работающим Teams.
