6 марта 2018 года TAdviser, экспертный центр по вопросам автоматизации государства и бизнеса в России, провел конференцию «СЭД и ECM Day 2018». Заказчики все чаще задумываются о миграции с имеющихся у них СЭД на новые, более современные решения. На конференции участники обсудили, каким будет управление документами в новом цифровом мире.

Конференцию посетили сотрудники коммерческих и государственных организаций. В их числе – представители Аппарата Правительства РФ, Российской академии наук, Министерства экономического развития РФ, Ростехнадзора, ФСО России, Концерна ВКО «Алма-Антей», Концерна "Созвездие", РФЯЦ-ВНИИЭФ, ВТБ, Банка Русский Стандарт, Межгосударственного Банка, ГВЦ РЖД, QIWI, Unilever Rus, МТС, Лукойл, БАТ Россия, Nestle Russia, Бургер Кинг, Дикси и др.

Опыт заказчиков, мнение экспертов

Василий Пушкин, директор департамента управления делами Минэкономразвития РФ, рассказал о развитии СЭД в ведомстве. Система появилась в 2003 г. На сегодняшний день Минэкономразвития активно занимается ее совершенствованием: переходит от служебных записок к заявкам, занимается упрощением процедуры внесения информации в систему с помощью ботов и обработки документов путем внедрения модуля совместной работы, рассказал Василий Пушкин. Внедряются элементы машинного обучения, в частности авторасписания ответов на запросы и других документов, а также «умного» поиска.

Василий Пушкин, директор департамента управления делами Минэкономразвития РФ

Также министерство тестирует возможность использования блокчейна при организации закупок по 44-ФЗ. В ближайших планах – уйти от стандартной процедуры формирования документа к созданию реестровой записи.

В рамках программы цифровой экономики мы заявили о создании системы управления мастер-данными и хотели бы прийти к тому, чтобы все органы власти начали публиковать информацию о своих источниках данных для того чтобы можно было использовать из как взаимные справочники, – говорит Василий Пушкин.

Кейсом миграции с решения, обеспечивающего классический документооборот, на новую СЭД выступил Валентин Черепащук, руководитель департамента автоматизации финансового учета и отчетности QIWI. Компании необходимо было решение, обеспечивающее синхронизацию справочников, связь документов с учетом и т.д., поддерживающее юридически значимый документооборот (ЮЗДО), обеспечивающее внутренний контроль и контроль бюджетов, графиков поставок на этапе согласования договора, а также дающее возможность развития силами заказчика. В результате выбор пал на «1С: Документооборот».

Валентин Черепащук, руководитель департамента автоматизации финансового учета и отчетности QIWI

По состоянию на март проект успешно завершен, и спикер поделился основными выводами, которые он сделал. Во-первых, современные СЭД предоставляют заказчикам множество новых возможностей, однако к ним надо подходить взвешенно, тщательно соизмеряя потенциальные выгоды с необходимыми для их получения затратами. Во-вторых, наилучшим вариантом для крупных компаний является наличие встроенной в систему поддержки ЮЗДО. В-третьих, при переходе на ЮЗДО компания неизбежно столкнется с проблемой роуминга у оператора. Также достаточно сложно будет наладить ЮЗДО с контрагентами.

Эволюции внешнего документооборота компании посвятил свое выступление Александр Нам, управляющий директор по технологическим сервисам «Национального расчетного депозитария» (НРД). В свое время специалисты НРД самостоятельно разработали решение для собственных нужд, а сегодня они уже продают его другим участникам рынка. На протяжении последних 10 лет НРД активно занимался диверсификацией своего бизнеса, в прошлом году ИТ-сервисы компании были выделены в отдельное подразделение, которое также должно приносить прибыль.

Александр Нам, управляющий директор по технологическим сервисам «Национального расчетного депозитария» (НРД)

В конце 2016 г. подразделение стало представлять услуги по доступу к SWIFT и транзиту финансовых сообщений через СЭД «Транзит». Система начала активно развиваться – были запущены WEB-кабинет и APIs. В 2018 г. будет запущена новая версия «Транзит 2.0», которая может стать единым шлюзом, обеспечивающим взаимодействие всех участников финансового рынка.

О проекте внедрения СЭД «Тезис» участникам конференции рассказал Евгений Иванов, начальник отдела ИТ и АСУ МНПК «Авионика».

Евгений Иванов, начальник отдела ИТ и АСУ МНПК «Авионика»

Мы изучили опыт внедрения электронного документооборота на предприятиях сходного профиля, имеющих распределенную структуру. Мы хотели получить «из коробки» максимум функционала, чтобы потом дорабатывать его своими силами, – вспоминает он. – И, конечно, интегрировать новое решение с уже имеющимися системами, в первую очередь, с системой инженерного документооборота.

На начальном этапе было автоматизировано несекретное делопроизводство во всех подразделениях, организована регистрация входящей и исходящей корреспонденции, настроены сквозные процессы согласования документов. При этом специалисты «Авионики» получили возможность в дальнейшем самостоятельно расширять функциональность и настраивать систему. Так, в ней были созданы отчеты для подразделений предприятия, разработаны новые печатные формы, шаблоны и виды документов и произведена настройка связанных с ними процессов.

После обновления СЭД до новой версии в «Авионике» был внедрен выборочный аудит делопроизводства совместно с канцелярией, запущена функция организации совещаний и контроля исполнения поручений, стартовал пилот по автоматизации процесса согласования договоров. По состоянию на март в системе работает 565 сотрудников, создано более 22 тыс. задач, хранится более 16 тыс. документов и 45 тыс. вложений. Организован сбор предложений по ее развитию со всех подразделений, после анализа которых планируется сформировать план ее дальнейшего развития.

Электронный документооборот в компании был автоматизирован в 2014 г., а в 2016 г. она решила ее поменять, рассказал Андрей Никитин, директор департамента поддержки бизнеса ГК «Кортрос». Старое решение было разработано самостоятельно, и команда, которая его создавала, покинула компанию, в связи с чем доработка и поддержка СЭД стали невозможны. Новое решение должно было содержать универсальный web-клиент для возможности работы на любом устройстве, обеспечивать высокую скорость работы и workflow на основе внутреннего справочника.

Андрей Никитин, директор департамента поддержки бизнеса ГК «Кортрос»

В качестве платформы была выбрана Tessa. В 2017 г. были реализованы блоки «Договоры» и «Служебные записки», «Внутренние нормативные документы» и «Входящая и исходящая документация». В планах на 2018 г. – cчета на оплату, командировки, оценки, протоколы, контроль поручений, приказы, доверенности и заявки на обучение. В числе главных достоинств системы Андрей Никитин назвал возможность настройки бизнес-процессов администратором без привлечения разработчиков и неограниченные возможности для масштабирования.

О разработке корпоративного портала на базе EOS for SharePoint рассказал Павел Васильев, руководитель ИТ-отдела, руководитель проектов Severin Development.

Павел Васильев, руководитель ИТ-отдела, руководитель проектов Severin Development

Мы столкнулись с тем, что несмотря на наличие СЭД, пользователи часто получают информацию с большой задержкой – иногда на это требуется 2-3 дня. При этом , полученные данные не всегда актуальны, – начал он свой доклад. – Единственный выход из этого положения – создание единого окна ко всем имеющимся в компании ресурсам.

Решение было создано за 117 дней, имеет уникальный дизайн, а также интегрировано с СЭД и другими корпоративными системами. Оно стало полноценной рабочей средой для всех сотрудников компании и ее клиентов, позволяющей оперативно получать самую актуальную информацию, организовать эффективное взаимодействие между подразделениями, автоматизировать рутинные процессы и ускорить сбор и обработку данных. В ближайших планах по его развитию – создание единой базы знаний, внедрение процедуры аттестации сотрудников и единой системы отчетности.

Игроки рынка: тенденции и решения

Мы стоим на пороге нового цифрового мира, в котором технологии меняются очень быстро, на рынке постоянно появляются новые игроки, использующие самые современные решения, а понятие монополии на тот или иной продукт уходит в прошлое. Тот, кто не будет успевать за этими изменениями, очень быстро окажется неконкурентоспособен, начал свое выступление на конференции TAdviser Александр Назаров, директор по продажам СЭД «Тезис» Haulmont.

Александр Назаров, директор по продажам СЭД «Тезис» Haulmont

По его мнению, будущее – за решениями, которые будут предоставлять своим владельцам максимальную свободу выбора. Это касается и создания инфраструктуры, и формирования команды внедрения, и выбора пути развития системы, и времени и места работы с ней, и самовыражения. Именно эти принципы легли в основу платформы электронного документооборота «Тезис». В нее заложена вся необходимая для автоматизации классического документооборота функциональность, которая может быть легко настроена без применения средств программирования, отметил докладчик.

Кроме того, говорят в компании, СЭД «Тезис» создана на базе ПО с открытым исходным кодом, что гарантирует ее владельцу независимость от вендора и дает возможность самостоятельно развивать решение.

Сергей Аликин, главный разработчик платформы Tessa компании Syntellect, рассказал о том, как была воспринята рынком разработанная 2,5 года назад новая платформа электронного документооборота. В свое время, не найдя на рынке решения, которое в полной мере удовлетворяло бы потребностям ее клиентов по показателям производительности и масштабируемости, компания приступила к созданию Tessa. В результате появилась система, которая сегодня входит в число лидеров российского рынка.

Сергей Аликин, главный разработчик платформы Tessa компании Syntellect

У одного из наших клиентов - банка ВТБ - к системе подключены более 40 тыс. сотрудников, в ней хранится 1 млрд документов, а объем хранилища данных составляет 130 Тб, – говорит Сергей Аликин. Результаты нагрузочного тестирования показали, что она способна поддерживать до 130 тыс. конкурентных сессий и 52000 операций в секунду. При этом при 100% наполнении базы данных СЭД стабильно работает на протяжении не менее 24 часов. Несмотря на свои большие размеры, она обеспечивает необходимую скорость доступа к хранилищу даже при наличии слабых каналов связи. Сегодня платформа TESSA внедрена уже в целом ряде крупных компаний.

Около 74% компаний могут в любой момент столкнуться с проблемами при работе с документами, говорит Елена Скрипко, консультант-методолог фирмы «1С». Самые критичные из них – дублирование и ошибки, невозможность быстрого поиска документов, превышение допустимого времени на их обработку, неэффективное использование рабочего времени. При этом то, как организована работа с документами, часто определяет качество организационно-управленческой деятельности: либо тормозит ее, либо является ее драйвером.

Елена Скрипко, консультант-методолог фирмы «1С»

Елена Скрипко поделилась с участниками методологией нормализации документооборота в компании и привела несколько конкретных кейсов. По ее словам, типичной проблемой, с которой сталкиваются компании при организации работы с документами, является множество лишних действий, совершаемых с ними. Это приводит к замедлению рабочих процедур и нерациональному расходованию фонда оплаты труда. Вторая по популярности проблема – множественное сканирование бухгалтерских документов в ходе согласования и проверки до принятия к учету, в результате чего бухгалтер получает пачку сканированных образов, каждый из которых подписан ответственным лицом.

Тему автоматизации документооборота продолжила Надежда Кочеткова, евангелист «1С:Документооборот» фирмы «1С». На сегодняшний день компания предлагает своим заказчикам несколько версий этого решения, ориентированных на средние и крупные компании, государственные организации, малый бизнес и российские предприятия с иностранными сотрудниками или филиалы иностранных компаний в России. Кроме ставших уже привычными стандартных функций подобных систем, «1С:Документооборот» предлагает пользователям для повторяющихся рутинных операций, таких как создание заявки на оплату или оповещение ответственных лиц о необходимости сдаче документов, привлекать роботов. А также активно использовать возможности встроенной аналитики для контроля работы сотрудников. Кроме того, в «1С:Документооборот» встроена полноценная почтовая система учреждения, что также способствует повышению качества организации работы с документами в компании.

Надежда Кочеткова, евангелист «1С:Документооборот» фирмы «1С»

Рост производительности труда, в которой заинтересованы как бизнес, так и государство, невозможен без цифровизации и автоматизации всех или по крайней мере большинства производственных процессов. На помощь приходит уход от бумаги и переход к электронному юридически значимому и конфиденциальному взаимодействию. В основе этого процесса лежит PKI. Одновременно PKI может помочь решить проблему с архивным хранением документов в электронной форме с сохранением их юридической значимости. Еще одна функция PKI, которая будет востребована цифровой экономикой, – обеспечение электронного трансграничного взаимодействия.

На рынке информационной безопасности России представлено огромное число разнообразных PKI-решений. Как выбрать наилучшее? По мнению Татьяны Станкевич, менеджера по продукту «Газинформсервис», надо ориентироваться на число предоставляемых функций и сервисов, корректность их реализации, простоту интеграции в случае обновления имеющегося продукта, модификации собственного решения или информационной системы. Она предложила участникам конференции использовать криптографическую платформу Litoira Crypto Platform, позволяющую получить всю функциональность PKI, от формирования электронной подписи до реализации сервисов доверенной третьей стороны.

Татьяна Станкевич, менеджер по продукту «Газинформсервис»

Чего на самом деле хотят заказчики от ECM-системы? Решения функциональных задач без перестроения существующих процессов, возможности начать пользоваться системой в самые короткие сроки, удобства работы, интеграции с уже имеющимися системами, масштабируемости и постоянного функционального развития. Любое внедрение – это сплав компетенций разработчика и качества программной платформы, уверен Александр Кузнецов, руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР.

Александр Кузнецов, руководитель направления ECM корпорации ЭЛАР

Для того, чтобы проект внедрения ECM оказался успешным, необходимо соблюсти четыре условия. Первое – обеспечить возможность использовать и наполнять систему уже через неделю после старта проекта. Для этого на первом этапе проекта можно внедрить базовую конфигурацию. Вместо коробочного решения лучше внедрять типовое, в котором можно выбрать желаемый функционал и, используя открытый SDK, на втором этапе проекта заняться его доработкой собственными силами и масштабированием. Также очень важно предоставить заказчику возможность выбора модели лицензирования, а также использования как облачной, так и on-premise версии.

Опыт реализации более 300 проектов внедрения системы «Контекст» свидетельствует о том, что с ее помощью скорость доступа к документации увеличивается на 99%, а затраты на хранение, учет, оцифровку, поиск и подбор документации – сокращаются на 30%, заявляют ее разработчики.

Опытом перехода на новую СЭД поделился Алексей Иванов, руководитель проектов компании Nauka. Заказчик компании – крупный нефтеперерабатывающий завод – использовал платформу EMC Documentum, которая была интегрирована со всеми основными информационными системами. В какой-то момент компания столкнулась с невозможностью дальнейшего развития системы. Было принято непростое решение о полной замене существующей платформы. При этом ни одно из имеющихся на рынке решений не удовлетворяло требованиям заказчика. Специалисты Nauka решили разработать решение, ориентированное на конкретного заказчика.

Алексей Иванов, руководитель проектов компании Nauka

Основным его требованием в процессе миграции был перенос всех данных – документов, учетных записей, связей, ролей, записей аудита, электронных задач. Сотрудник должен был закончить работу в пятницу в старой системе, а в понедельник – начать в новой, не заметив особой разницы. В результате специалистами Nauka был создан мигратор, который позволил не просто перенести данные, но и оптимизировать их без остановки производства.

Уже наступившая четвертая промышленная революция характеризуется массовым переходом от оцифровки к цифровизации, говорит Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum. Благодаря этому у предприятий появилась возможность использовать данные на всех этапах своей деятельности – от производства до маркетинга. Таким образом, информация стала новым активом, который приносит предприятию прибыль. Однако, многие до сих пор понимают под внедрением электронного документооборота оцифровку документов, то есть их сканирование.

Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum

«Настало время переходить к настоящей цифровизации!» – говорит Василий Бабинцев. В качестве примера он приводит так называемый smart-контракт, который представляет собой запись в базе данных и часто вообще не сопровождается созданием документа. Таким образом, в новом цифровом будущем ECM-системы постепенно превратятся в Content Service Platform, в рамках которых человеку уже не надо будет формировать какие-либо документы – достаточно будет выбрать и запустить выполнение необходимой функции, ввести необходимые исходные данные, а система сама проделает все необходимые действия. Например, оформит заявку на получение услуги или приобретение товара, внесет изменения в данные и т.д.

Артем Пермяков, руководитель группы перспективного развития Directum, поделился мнением, как за год изменился спрос на решения компании, и как меняются требования заказчиков к проектам по внедрению СЭД/ECM.

Артем Пермяков, руководитель группы перспективного развития Directum

Мы видим рост спроса на решения для организации юридически значимого электронного документооборота (ЮЗЭДО) и связанной с этим задачи – создания единого архива всех видов документов: организационно-распорядительных, финансовых, договорных, кадровых. Сейчас у нас уже есть многолетняя наработанная практика внедрения таких решений, и наши консультанты отмечают, что потребность растет. Заказчиков интересуют комплексные разработки. Для архива необходимо обеспечить как юридически значимое хранение электронных документов, так и хранение бумажных экземпляров, реализовать сканирование, занесение существующих оригиналов, а также выгрузку пакетов документов для аудитов и проверок, - отметил он.

Артем Пермяков добавил, что, в свою очередь, в решениях по внешнему ЮЗЭДО или межкорпоративному документообороту заказчикам важно не только организовать внешний обмен электронными документами в нужном формате, но и автоматизировать связанные с ним внутренние процессы организационно распорядительного, договорного или финансового документооборота.

Высокой остается потребность в мобильных решениях – к этому тренду можно добавить растущую популярность чат-ботов, которые позволяют вовлечь неавтоматизированных сотрудников и в итоге увеличить охват проекта и его эффективность, говорит представитель Directum.

Интересный пример – запрос справки НДФЛ любым сотрудником предприятия. Работник, используя мессенджер, запрашивает справку, бот уточняет параметры и направляет задание в бухгалтерию, которая готовит документ. Затем сотруднику приходит сообщение, где и когда можно забрать справку, - поясняет Артем Пермяков.

По его мнению, отдельно стоит выделить задачи, которые уже успешно решает искусственный интеллект – первичная обработка документов и выполнение рутинных операций с ними: извлечение и анализ данных, шаблоны выполнения заданий, которые можно автоматизировать за счет машинного обучения. Заметно движение к созданию инфороботов – персонализированных ассистентов, выполняющих рутинные операции.

Требования клиентов к проектам также растут, сами заказчики становятся опытнее в области управления проектами и идут навстречу новым технологиям. Чаще используются гибкие методологии организации проектов, удаленные и встроенные в систему средства обучения. За счет этих факторов удается уменьшить стоимость проектов, сроки, снизить риски несоответствия результата ожиданиям, - отметил руководитель группы перспективного развития Directum.

Дискуссия

Обсуждение темы будущего систем электронного документооборота продолжилось в ходе дискуссии. Ее участники были единодушны: СЭД должны наконец-то позволить полностью избавиться от бумаги. Кроме того, по мнению Сергея Аликина, важным направлением развития СЭД является появление в ней форумов, чатов, социальных функций, таких как лайки. По словам Василия Бибинцева, в ближайшее время в СЭД могут появиться системы голосового управления типа Alexa.

Однако некоторые участники дискуссии высказывали мнение, что дополнительные функции СЭД, как правило, мало востребованы пользователями. Гораздо актуальнее было бы уйти от стандартного интерфейса систем, который практически одинаков у всех производителей. СЭД должны быть незаметным помощником в работе сотрудников и не загружать их ненужной информацией, уверена Надежда Кочеткова. А Татьяна Станкевич напомнила о важности юридически значимого электронного документооборота и обеспечении интеграции с операторами ЭДО.

Еще один вопрос, который вызвал интерес участников конференции, касался того, как согласуется жесткая регламентация процессов в СЭД со все более популярным сегодня Agile-подходом? По словам Андрея Никитина, в его компании процесс согласования договора достаточно жестко регламентирован, а вот при согласовании внутренних документов их автор может самостоятельно выбрать участников процесса и определить порядок их действий.

Применима концепция Agile и в процессе внедрения СЭД тогда, когда система внедряется блоками, покрывающими отдельные предметные области, говорит Надежда Кочеткова. Именно при таком подходе проект бывает наиболее эффективным. Тем не менее, это не значит, что ТЗ на внедрение СЭД писать не нужно. Просто оно должно быть более высокоуровневым и описывать основные блоки.

В перерыве и по завершении конференции участники общались в неформальной обстановке.

Презентации докладов

• Пятая конференция СЭД/ECM и EDI DAY 20 сенятября 2017

• Четвертая конференция СЭД/ECM и EDI DAY 28 марта 2017

• Третья конференция СЭД/ECM и EDI DAY 23 марта 2016

• Вторая конференция СЭД/ECM и EDI DAY 7 октября 2015

• Первая конференция СЭД/ECM и EDI DAY 7 октября 2014