TADетали
Как сэкономить 35 млн рублей на автоматизации бухгалтерии?

Зачем автоматизировать бухгалтерию: взгляд пользователя?

Вы вернулись из командировки, в офисе накопилось множество горящих задач, коллеги и руководство разрывают на части, но бухгалтерия ждет отчет по расходам во время поездки. Иначе возмещения не будет. Знакомая ситуация?

Автоматизация бухгалтерских процессов позволяет обойти сразу несколько самых узких мест в работе с «подотчетными» сотрудниками.

Использование специализированной системы дает возможность заполнить авансовый отчет с мобильного устройства сразу же по факту расходов. Кроме того, появляется невозможная прежде опция – запросить при необходимости дополнительные средства во время командировки.

При этом сотруднику компании больше не нужно думать об этапах согласования: в системе есть инструмент для построения маршрутов, а также шаблоны различных внутренних документов.

Наконец, использование цифровых инструментов особенно удобно в условиях удаленной работы, тем более что в категорию дистанционных сотрудников коронавирус переводит все больше людей.

Как автоматизация меняет роль бухгалтера?

С точки зрения самой бухгалтерии основные преимущества автоматизации – избавление от бумажной волокиты, нарушения сроков, ошибок в документах, контроль роста дебиторской задолженности в части работы с «подотчетниками».

Бизнес-клиенты, внедрившие систему бухгалтерской автоматизации Expense, подтверждают, что двойной ввод информации был исключен. Все данные заполняет сам сотрудник. Далее сведения импортируется в учетную систему, где автоматически создаются нужные документы. Бухгалтера избавили от необходимости переноса данных, его функция – проверка и внесение правок. Юлия Липатова, генеральный директор компании «Аэроклуб»

Проверку упрощает то, что система позволяет прикреплять фото подтверждающих документов или других регламентных форм. Еще один плюс этой опции – сохранение электронных копий чеков или квитанций на случай выцветания оригиналов. Это минимизирует риски при проверках налоговиками и аудиторами.

Работа с Expense со смартфона

Расходный кассовый ордер или платежное поручение создаются автоматически сразу после импорта запроса на аванс в учетную систему. Для отражения расходов по авансовому отчету соответствующий документ или журнал тоже формируется в ERP автоматически.

Кроме того, так как сотрудник получает возможность распечатать и подписать авансовый отчет непосредственно из самого сервиса, бухгалтер избавлен от необходимости что-либо дополнительно рассылать.

Какие плюсы для менеджмента?

Специализированная бухгалтерская система – это удобный инструмент контроля расходов. Все согласования проходят в режиме одного окна. Там же в системе можно вести переписку с инициатором запроса – при этом уведомления о новом сообщении приходят на электронную почту.

Процесс согласования планируемых расходов в Expense

Кроме того, сервис позволяет настраивать различные справочники и готовить данные для экспорта уже с учетом управленческой аналитики. Например, возможность разбивки расходов по нескольким cost-центрам позволяет соотносить их с бюджетом соответствующего подразделения. А благодаря аналитике «Проект» можно сделать калькуляцию себестоимости проектов с учетом расходов подотчетных лиц.

Можно ли обойтись без специальной бухгалтерской автоматизации?

Часто сотрудник формирует заявку на аванс или авансовый отчет в стороннем приложении – как правило, в Excel. Затем файл в электронном или бумажном виде попадает в бухгалтерию, и бухгалтер вручную вносит данные в учетную систему еще раз. В дальнейшем процессе также много лишних действий.

Иногда, чтобы упростить процесс и хоть как-то автоматизировать работу, компании делают доработки на базе ERP. Но, как показывает практика, эксплуатация ERP не всем дается легко, ведь интерфейс таких систем больше рассчитан на специалистов. В итоге контроль расходов выглядит как сложный процесс, который не получается упростить имеющимся инструментарием.

Калькулятор суточных в Expense с возможностью использования дополнительных параметров, влияющих на автоматический расчет

Полноценная автоматизированная бухгалтерская система Expense реализована на стеке технологий: ASP.NET Core 3.1, MS SQL, HTML, CSS, React, Redux. Благодаря открытому интерфейсу API, она легко интегрируется c различными учетными системами, такими как SAP, «1C», Oracle, Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Dynamics AX и другими, что позволяет формировать документы или проводки в учетной системе автоматически.

Очевидным плюсом для бизнеса можно считать то, что Expence не требует установки, поскольку является веб-приложением SaaS. Имплементация занимает до 2 месяцев, а техподдержка осуществляется в режиме «под ключ». Все данные хранятся на наших выделенных серверах, что позволяет соблюдать регуляторные требования к безопасности персональных данных. Среди факторов, которые позволяют всем участникам процесса быстро освоить новый инструмент, – двуязычный user-friendly интерфейс, – отмечает Юлия Липатова.

Сколько можно сэкономить на внедрении систем автоматизированной бухгалтерии?

Попробуем конвертировать перечисленные «профиты» в рубли на примере системы Expense.

Первая составляющая – сокращение трудозатрат всех участников процесса. Только бухгалтеру внедрение автоматизированной системы позволит сэкономить в среднем до 20 рабочих часов в месяц. Можно сделать и такой расчет: в среднем сервис позволяет сэкономить 1 час времени с каждого авансового отчета. Если у нас 1000 отчетов в месяц, то при стоимости рабочего времени сотрудника 500–1000 руб./час мы получаем 6–12 млн руб. экономии в год.

Вторая составляющая – экономия на расходах ИТ-подразделения. Как правило, внутренним ИТ-специалистам приходится одновременно поддерживать и развивать множество систем. Часто тормозятся ключевые проекты, много времени тратится на переключение ресурсов между задачами. Один специалист, обслуживающий бухгалтерские процедуры, с зарплатой 150 000 руб./мес. обходится в 1,8 млн руб. в год. Но как правило, одним специалистом все не обходится – нужен еще менеджер проекта, разработчик, возможно, аналитик, системный администратор и т.д. К этому еще нужно прибавить стоимость пользовательских лицензий, закупку или аренду серверного оборудования и другие накладные расходы. Все это кратно увеличивает стоимость внутренних ИТ-ресурсов.

Суммарная экономия составит от 10 млн до 35 млн рублей в год.

Не выгоднее ли аутсорс?

Если компания заказывает услуги на стороне, стоимость работы специалиста-подрядчика составит около 3,5 тыс. руб./час. Соответственно, годовые расходы превышают 6,5 млн руб. Здесь тоже вряд ли получится обойтись одним внешним специалистом – понадобится целая команда, а со стороны заказчика - хотя бы менеджер проекта. При этом важно учитывать, что такие внешние подряды, как правило, сразу включают много компонентов, и на выходе получается достаточно сырой продукт. Поэтому гораздо выгоднее использовать уже готовые сервисы, со своей технической поддержкой, и делать только небольшой «тюнинг» под свои особенности.

Основные принципы, на которых основывается работа Expence, – гибкость (это касается как микросервисной архитектуры, так и ценообразования) и возможность модификации платформы под задачи заказчика. Оценить работу системы можно в деморежиме. «Аэроклуб» осознанно отказывается от универсализации и выбирает индивидуальный подход к задачам клиентов, – подчеркивает Юлия Липатова, генеральный директор компании «Аэроклуб».