И вновь про удаленную работу: Чем бизнесу поможет антикризисный пакет «1С:Документооборот»

Что такое «1С:Документооборот»

В конце марта консалтинговая компания Ernst & Young провела опрос, как бизнесмены сохраняют ясность ума в разгар кризиса. Помимо прочего 40% опрошенных предпринимателей сказали, что прямо сейчас им помогает долгосрочное планирование — они активно вкладывают средства в автоматизацию своего бизнеса. Естественно, подавляющее большинство делают это с помощью рыночных, а не самописных сервисов.

1С выпустила антикризисный пакет «1С:Документооборот»

У российского производителя 1С есть собственное решение, позволяющее автоматизировать документооборот и совместную работу сотрудников — система «1С:Документооборот». Она уже внедрена примерно на 7 тысячах предприятий, причем коробочное решение используют даже во вьетнамской фирме Austdoor с общим штатом в 2000 сотрудников. То есть никаких культурных особенностей нет, это качественный интернациональный продукт.

Если совсем коротко, то «1С:Документооборот» позволяет организовать эффективную совместную работу и взаимодействие сотрудников, в том числе вне офиса. Пользователи могут управлять документами и процессами, контролировать исполнение задач, использовать шаблоны файлов документов с возможностью автозаполнения, поддерживать движение документов между подразделениями компании, организовывать мероприятия и контролировать исполнителей.

При этом пользователям прямо из коробки доступны преднастроенные инструменты: общие файлы, форум, мероприятия, проекты и пр. Встроенная система взаимодействия обеспечивает такие средства для удаленной и мобильной совместной работы, как видеозвонки, видеоконференции и видеопрезентации, групповые чаты, мгновенные сообщения.

Антикризисная лицензия в 77 раз дешевле обычной

Во время пандемии компаниям пришлось ограничить присутствие сотрудников в офисах, быстро перевести персонал на дистанционный режим работы и управлять деятельностью в новых, неизвестных до сегодняшнего дня, условиях. В этих условиях компания 1С решила поддержать бизнес и сделала серьезную скидку на свое решение.

Сейчас антикризисная спецпоставка «1С:Документооборот КОРП» стоит 10 000 руб. В поставку входят временные лицензии, которые позволят использовать продукт в течение 180 дней с момента их активации, но не позднее 30 ноября 2020 года. До акции цена комплекта была в 77 раз выше — 773 100 руб. Предполагается, что те, кому сейчас необходимо быстро организовать работу сотрудников на «удаленке», к тому времени смогут решить, готовы ли они покупать постоянные лицензии по обычной цене.Метавселенная ВДНХ 4.6 т

Обновленная версия включает в себя такие дополнительные функции, как учет работы из дома,, готовый набор методических материалов и преднастроенные инструменты: общие файлы, форум, мероприятия и проекты. В комплекте помимо самого «1С:Документооборота» есть:

• сервер «1С:Предприятия»;
• лицензия на 100 одновременных сеансов пользователей;
• «1С:Сервер взаимодействия», который позволяет проводить видеозвонки, видеоконференции и видеопрезентации, организовывать групповые чаты и обмениваться сообщениями прямо в «1С:Документообороте».

В «1С:Документооборот» интегрирована система взаимодействия, представляющая собой одновременно текстовый, аудио- и видеомессенджер. Вдобавок в начале этого года 1С внедрила в свое решение чат-бот «Асю», который помогает пользователям решать рутинные операции. Ася умеет отвечать на вопросы, открывать файлы, ее можно научить составлять заявления на отпуск, бронировать переговорные, менять пароль, она может помочь настраивать удаленную работу.

Пять советов по внедрению «1С:Документооборота»

В этом году ежегодный форум пользователей «1С:Документооборота» прошел в онлайн-формате. Мы послушали и записали советы по внедрению «1С:Документооборота», которые там прозвучали.

Важно учитывать методологию внедрения. Система автоматизирует взаимодействие разных подразделений и у сотрудников могут быть разные уровни подготовки, корпоративной культуры и готовности к взаимодействию. Организовать людей вместе будет непросто.

Используйте стандарты управления проектами. Например, PMBOK — руководство по управлению проектами — отмечает важность устава и плана управления при внедрении подобных решений. В уставе фиксируются проектные роли участников, их обязанности, процедура контроля сроков и частота взаимодействий. Фактически устав фиксирует, как будет выполняться проект. Можно обойтись и без него, но будьте готовы принять на себя дополнительные риски.

Напишите регламент о простой электронной подписи. Согласно №63-ФЗ «Об электронной подписи» в программах можно использовать простую электронную подпись, то есть логин и пароль для входа в систему. Но чтобы приравнять этот вход к подписи на бумажном документе вам понадобится тот самый регламент. Если будете использовать квалифицированную цифровую подпись, то не забывайте, что при ее использовании автоматически записывается дата, когда документ был подписан, а это не всегда удобно.

Помните про информационную безопасность. Стоит создать и регламентировать процесс управления правами доступа. А еще лучше автоматизировать его, чтобы в будущем при разборе полетов можно было быстро понять, почему тому или иному сотруднику дали расширенные права.

Изучите и используйте различные функции системы. Возможно в электронном согласовании у вас будут разрывы, например, кто-нибудь из топ-менеджмента откажется работать в системе и будет подписывать документы только вручную. Тогда стоит использовать возможности поддержки смешанного документооборота: фиксировать передачу приложений, вести журнал передачи документов, распечатывать лист согласований и использовать сканер штрих-кода. Все поручения топ-менеджера в таком случае должны фиксироваться в системе.

Новые фишки «1С:Документооборота»

Если вы уже применяете решение, то ниже несколько новых фишек, о которых вы могли не знать, но которые существенно упрощают жизнь пользователям.

1. Быстро сравнить файлы. В подменю «Еще» нужно выбрать пункт «Дополнительно» и команду «Сравнить файлы».
2. Самостоятельно сбросить персональные настройки. Внешний вид, оформление, списки, настройки отчетов — всё это можно сбросить, не обращаясь к администратору. В «Настройках» нужно выбрать пункт «Обо мне», перейти на нужную вкладку и очистить параметры.
3. Создать чат для одного человека. В период самоизоляции самая полезная функция. Если серьезно, то этот чат можно использовать для заметок или важных ссылок, которые в будущем вам пригодятся. В общем, то, что в соцсетях называют разделом «Избранное» или «Закладки».
4. Написать сотрудникам прямо из списка отчетов. Если вы хотите задать уточняющий вопрос по отчету, неважно, ежедневному или еженедельному, теперь это сделать гораздо удобнее — можно писать из списка отчетов, соответствующая кнопка появилась в верхней панели.
5. Учитывать часовые пояса. Если у вас компания с географически распределенными офисами, то теперь «1С:Документооборот» учитывает разные часовые пояса. Больше не будет путаницы, по какому времени зарегистрировали переговорную кабину в новосибирском офисе — по местному или московскому.
6. Открыть скан-копии документов во встроенном редакторе. Для этого в персональной настройке работы с файлами достаточно выбрать способ открытия сканов «во встроенном редакторе». Правда, редактировать их всё еще придется во внешнем приложении.

Смотрите также

• Обзор TAdviser Удаленная работа: организационные и технические решения
• ИТ-продукты и онлайн-сервисы для удаленной работы
• Интеграционные услуги по организации удаленной работы
• Безопасность удаленной работы: проблемы и рекомендации