Интервью TAdviser:
Эксперты «СпецЭнергоТранс» о том, как ИТ решают актуальные задачи транспортно-логистической компании

Ирина Юматова: Транспортно-логистическая отрасль экономики в последние годы динамично изменяется - происходит консолидация операторов, реструктурирование транспортных узлов. Ключевыми задачами бизнеса становятся поддержание финансовой устойчивости, повышение эффективности работы с клиентами, сокращение затрат на перевозку грузов и увеличение производительности.

Денис Еремеев: Сбор данных о подвижном составе, своевременная обработка и предоставление бизнес пользователям необходимой информации – основная проблема и задача. И еще своевременная подготовка сводной информации для руководства с целью принятия качественных управленческих решений.

Ирина Юматова: Меняются подходы к бизнес-планированию, требуется применение современных технологий, оптимизация процессов бюджетирования. Быстрое закрытие периода, внутренний контроль, анализ данных – все эти функции являются важными в управлении эффективностью компании. Соответственно, основные задачи автоматизации - исключить ручной труд при сборе данных, сделать получение информации более оперативным, а саму информацию - достоверной, актуальной и качественной.

Денис Еремеев: Для автомобильной логистики российские системы автоматизации производственной деятельности существуют уже давно и их довольно много, а вот для железнодорожной тематики аналогичных решений мало. Есть отечественные корпоративные ERP-системы, учитывающие все особенности тематики железнодорожных перевозок и операторского бизнеса. Однако, порой экономически целесообразнее внедрить специализированное решение и интегрировать его с используемыми на предприятии системами, чем в имеющейся ERP системе переделать модуль бюджетирования под бизнес-процессы компании. Поэтому для целей бюджетирования мы выбрали российское решение – «Планета.Бюджетирование».

Денис Еремеев: На основе ERP-системы «Автоматизированная система управления транспортной компанией» (АСУ ТК) - это тоже российская разработка. Очень интересная система – она легка в понимании с точки зрения пользователя и в поддержке, хотя есть и свои особенности – разработчиков для систем 1С, SAP или Dynamics на рынке найти можно, а вот знакомых с АСУ ТК практически нет.

Ирина Юматова: Общий тренд – изменение подходов к планированию бизнеса и анализу исторических данных. Вне зависимости от состояния рынка лучших результатов добиваются компании с высокой операционной эффективностью. Поэтому среди наших приоритетов: автоматизация процессов, увеличение производительности и снижение операционных издержек. Для финансового блока основная задача состоит в применении ИТ таким образом, чтобы происходило то, о чем мы уже говорили выше - быстрое закрытие периода, оперативный внутренний контроль. Получаемый на выходе срез данных должен быть информативным, позволять делать глубокий анализ для принятия эффективных управленческих решений. Автоматизация позволяет быстро обрабатывать данные, получать качественную информацию о состоянии бизнеса, поэтому автоматизация является ключевым направлением.

Денис Еремеев: Добавлю, что у нашей компании такая специфика – мы закрываемся по декадам, то есть трижды в месяц.

Ирина Юматова: Как правило, закрытие периода осуществляется с периодичностью месяц, подекадное закрытие периода повышает оборачиваемость дебиторской задолженности.

Денис Еремеев: Подекадное закрытие - это проявление клиентоориентированности нашей компании. Многим клиентам так удобнее работать - быстрее производить расчеты за выполненные операции по оказанным услугам, не растягивать их на месяц, а закрывать по факту исполнения.

Денис Еремеев: Требования к автоматизации действительно более высокие. Больше нагрузка на специалистов, выше уровень контроля.

Денис Еремеев: Бухгалтерский и кадровый учет, а также система электронного документооборота реализованы на продуктах «1С», системы резервного копирования, учета заявок пользователей и информационной безопасности – так же российского производства. Из западных продуктов мы активно используем MS Office – сложные таблицы пользователям удобнее и быстрее делать в Excel, так исторически сложилось. Клиентские операционные системы, система виртуализации и половина серверных операционных систем от Microsoft, активно используем свободно распространяемое ПО там, где это возможно и обосновано.

Ирина Юматова: При выборе платформы мы принимали во внимание стоимость платформы, внедрение и владение. Западные аналоги могут быть сравнимы по стоимости внедрения с российскими разработками, но их операционное сопровождение в разы дороже, а в случае масштабного развития сложно прогнозировать возможный экономический эффект. Кроме того, российские разработки, как правило, лучше локализованы и больше учитывают российскую специфику бизнеса.

Денис Еремеев: Действительно, и стоимость российского решения, и операционные затраты на его сопровождение, как правило, существенно ниже. Еще одно важное преимущество российских разработок – они находятся в тех же рыночных реалиях. Легче договариваться по условиям оплаты, по скидкам, по особенностям взаимодействия, по методам предоставления оперативной поддержки, по качеству сервиса. Позвонил – договорился – сделали. В Microsoft , как известно, не позвонишь и не попросишь, чтобы быстрее выпустили патч, там все только на общих основаниях. С российскими разработчиками вопросы решаются гораздо быстрее, за последнее время качество сервиса для конечных потребителей существенно возросло.

Ирина Юматова: Проект стартовал в феврале 2018 года и в октябре мы получили систему в опытно-промышленную эксплуатацию. Бюджетная компания на предстоящий 2019 год прошла целиком в «Планете». Первоначально стояла задача автоматизировать уже имеющуюся методологию, но, как часто бывает, в процессе рождаются новые идеи, и в итоге система была реализована с улучшениями и дополнениями. Стоит сказать, что это не коробочный продукт, а полноценное решение, разработанное под наши требования.

Ирина Юматова: Успех проекта обусловил тот подход, на основании которого мы и выбрали платформу. На старте проекта наша команда системно подошла к детализации критериев и условий модели для последующей автоматизации. То есть был разработан функционал системы бюджетирования и в ходе разработки системы все предложения сразу же обкатывались, обсуждались на предмет внедрения и апробации в процессе настраивания платформы. Хочется отметить, что с IBS мы, фактически, прошли разработку первой версии автоматизации бюджетирования в транспортно-логистической отрасли на базе платформы «Планета».

Денис Еремеев: Платформа «Планета» понравилась нам подходом, который в ней использован, а именно – многомерный куб с большим количеством заранее подготовленных срезов хранится в оперативной памяти (base in memory). Это реализовано и работает – на своем компьютере я меняю значение какого-нибудь параметра, и в реальном времени информация обновляется во всей системе, во всех зависимых от этого параметра срезах, на экране у каждого пользователя. Возникает понимание, что ты работаешь в коллективе, и это большой плюс, хотя и не имеющий прямого отношения к работе самой системы. Платформа работает стабильно, хотя есть и особенности – на перезагрузку системы после установки обновлений требуется около часа. Но это особенность систем подобного рода, с которой мы готовы мириться. Полагаю, что разработчики IBS вскоре доработают систему и предоставят вариативность в решении этого вопроса. Функциональные требования мы сразу разработали подходящими именно для нашей отрасли и поэтому, действительно, на выходе получился качественный отраслевой продукт. Теперь это реально интересный продукт с коммерческой точки зрения, с хорошими перспективами в транспортной и других отраслях.

Денис Еремеев: На сегодня внедренное решение - реализация бюджетирования в нашем частном облаке. По факту система представляет собой облачное решение, поэтому при необходимости нам ничто не помешает «перетащить» систему в облако к одному из провайдеров.

Денис Еремеев: Мы обладаем неисключительными правами на нашу систему.

Ирина Юматова: Поскольку техническим заданием были установлены максимально полные требования к функционалу, такое развитие системы на данном этапе не требуется. Многие настройки в системе мы можем выполнять своими силами, а что касается общего функционала, то мы уже передали нашим коллегам из IBS наши пожелания «на перспективу» и ожидаем увидеть их в новых релизах.

Денис Еремеев: В данном случае процесс доработки системы передан на аутсорсинг.

Ирина Юматова: Проект завершен недавно, система находится в промышленной эксплуатации и на гарантийном обслуживании, поэтому сейчас мы можем оценить реакцию на наши гарантийные запросы - поддержка работает оперативно.

Денис Еремеев: Как правило, разделяют время реакции и время решения запроса. Соответственно, реакция на наши запросы со стороны вендора очень быстрая. Время решения запросов нас устраивает. Обычно мы работаем через линии поддержки и выделенных менеджеров, которые заинтересованы оперативно решить наши вопросы. Но в случае крайней необходимости мы имеем доступ напрямую к разработчику, что нетипично для классической системы поддержки и мы рассматриваем это как дополнительный бонус. Качественно проработанное решение требует времени и работы разных специалистов, в нашем проекте время на изменения в системе исчислялось несколькими днями.

Ирина Юматова: Если кратко, то мы добились лучшего качества планирования и контроля одновременно с сокращением трудозатрат.

Проще всего перечислить основные отличия по сравнению с традиционным бюджетированием в Excel:

• это автоматическая загрузка фактических данных из нескольких учетных систем – тот участок, где раньше всегда была высока вероятность ошибок вследствие большого количества ручных операций;
• за счет «кубической» структуры появилась многомерность - теперь мы можем строить сравнительные отчеты по любым разрезам данных;
• появился более точный, универсально настроенный механизм распределения затрат;
• стала возможна многопользовательская работа с раздельными правами доступа;
• функционирует электронное согласование бюджетов.

В целом, по проекту можно констатировать, что мы решили те вопросы, которые стояли на этапе внедрения.

Денис Еремеев: Я бы добавил к сказанному, что теперь есть единая точка правды: все отделы работают в одной системе с одной и той же версией бюджета, а не каждый отдел со своей версией данных в Excel.

Все актуальные данные хранятся в витринах – специальных интеграционных таблицах в очищенном виде. Обмен данными с системами производственного, бухгалтерского и налогового учета происходит автоматически. Вероятность возникновения ошибок из-за человеческого фактора сведена к минимуму.

Денис Еремеев: Здесь уместно вспомнить BI-систему, которую вендор продолжает развивать на этой же платформе. Интеграционная таблица, которая является передаточным звеном между нашими учетными системами - она корректно формализована в плане названий полей, формата данных, степени их очистки. Соответственно, ее легко использовать для будущей BI-системы. И это будет следующий шаг в развитии системы, который запланирован на текущий год и уже активно развивается. Запущен пилот, который находится на стадии формирования точных функциональных требований к будущей аналитической системе – какие в ней будут дашборды, с какой именно информацией. Самая сложная задача – это очистка и формализация данных, приведение их к общему знаменателю. В одной системе данные хранятся в одном формате, в другой – в другом, здесь НДС учитывается, там не учитывается, здесь детализация осуществляется по клиентам, там – по договорам. Соединить все и одновременно гарантировать актуальность данных на текущее время – самая большая сложность при создании BI-системы.

Ирина Юматова: Аналитические системы используются с целью формирования единого информационного пространства для руководителей среднего и высшего уровня, обеспечивающего поддержку принятия решений. Планируется веб-версия, мобильное приложение, не исключен и аналитический планшет.