Интервью TAdviser:
Иван Медведев, «Азот» - об ускорении обработки документов с помощью искусственного интеллекта

Иван Медведев: КАО «Азот» – одно из крупнейших предприятий химической отрасли в России, которое специализируется на производстве азотных удобрений и аммиачной селитры сельскохозяйственного и производственного назначения.

Документооборот – неотъемлемая часть большинства внутренних и внешних процессов. Рынок сбыта у компании достаточно большой, поэтому поток входящей и исходящей документации огромен. Без автоматизации процессов и интеграции системы электронного документооборота со смежными учетными системами уже сложно представить нашу деятельность.

Дополнительные факторы, которые нужно учитывать, это частые командировки и выезды руководителей и ключевых специалистов, и им нужен удаленный доступ к системе. Соответственно, мы применяем в том числе и мобильные технологии.

Иван Медведев: С компанией DIRECTUM мы взаимодействуем с 2013 года, тогда стартовал проект автоматизации процессов делопроизводства и управления договорами. Сегодня каждый сотрудник, который так или иначе работает с документами, работает в системе DIRECTUM, потому что все внутренние процессы документооборота автоматизированы. Так, в цифровые процессы вовлечено порядка 1100 пользователей.

В 2019 году мы запустили пилотный проект внедрения интеллектуальных сервисов для обработки поступающих документов.

Иван Медведев: Проект внедрения интеллектуальных механизмов охватил два основных участка – обработка первичных документов учёта движения ТМЦ (автоматическое сопоставление номенклатуры, автопроверки реквизитов и корректности указанных сумм, определение типовых хозяйственных операций и передача данных в «Галактика ERP») и перенос данных о входящих платежных поручениях из банковских выписок (распределение входящих платежных поручений по заключенным договорам, счетам (ДО) в «Галактика ERP»).

На текущий момент мы завершили первый этап пилотного проекта по внедрению ИИ для распознавания входящих первичных документов от поставщиков. Цели, которые мы ставили на первом этапе, достигнуты – нам удалось выстроить сквозную цепочку работы с документом: от появления и обработки скана, до отражения его в учетной системе, переложив эти функции на сторону машины. Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2 т

Точность классификации документов составляет 90-95%, корректность извлечения реквизитов 85-92%, а точность сопоставления номенклатуры 80%. Ожидаем, что со временем результаты будут повышаться за счет обучения сервисов.

Иван Медведев: Если говорить о наших долгосрочных планах, то мы планируем перевести на обработку интеллектуальной системы все входящие документы. Это касается и первичной учетной документации от контрагентов, и писем, и договорных документов и т.д. Все входящие документы так или иначе должны будут проходить через систему интеллектуального распознавания, так мы сможем значительно сократить время обработки документов.

Уже сейчас, когда пользователи только осваивают новые возможности, обработка документов отнимает не больше времени, чем раньше. В перспективе время, затраченное на распознавание и обработку документов через интеллектуальные сервисы, сильно сократится, когда это станет обычной практикой и пользователи будут более уверенно работать с этими сервисами.

Иван Медведев: В начале 2019 года мы составили для себя список улучшений, которые планируем реализовать в будущем, среди них: организация двустороннего обмена с контрагентами по направлению сбыта и снабжения, развитие процессов договорной деятельности, а также организация долговременного электронного архива. Вспомогательные процессы мы улучшаем непрерывно.