Softline автоматизировала работу с документами для ГК «Гулливер»

2021: Внедрение СЭД Directum RX

Компания Softline 3 июня 2021 года сообщила о внедрении системы электронного документооборота Directum RX в ГК «Гулливер». Реализация проекта позволила заказчику полностью автоматизировать процесс работы с договорной, нормативно-методической и организационно-распорядительной документацией и оптимизировать работу с контрагентами.

В ГК «Гулливер» входит сеть супермаркетов «Гулливер», торговая сеть «Победа», представленная в 26 субъектах РФ, а также офисные подразделения, 2 логистических центра, 1 автотранспортное предприятие, собственное производство «Фабрика Кухня». Рост бизнеса неизбежно связан с ростом количества договоров, и в 2020 году перед руководством компании встала необходимость полностью перестроить, автоматизировать работу с документами в подразделениях компании. Партнером в реализации проекта стала компания Softline.

Команде проекта предстояло сократить время на создание и обработку документов, повысить исполнительскую дисциплину сотрудников за счет автоматизации процессов управления документооборотом, снизить влияние человеческого фактора — сократить количество ошибок при оформлении документов.

Эксперты провайдера предложили заказчику оптимизировать работу за счет внедрения системы Directum RX. Одна из особенностей платформы — это наличие большого перечня готовых модулей и технических решений, которые позволяют не только автоматизировать канцелярию, но и перейти на цифровое взаимодействие в кадровых процессах, повысить эффективность коллективной работы с информацией в договорной и торговой деятельности, начать безбумажный документооборот с контрагентами с обеспечением юридической значимости таких операций.

В ходе проекта Softline помогла ритейлеру автоматизировать проверку контрагентов на благонадежность, согласование договорных документов, работу организационно-распределительной и нормативной документацией. Произведена интеграция Directum RX с системами 1С, Run Retail, Active Directory.

Все входящие договоры автоматически выгружаются в систему, а исходящие составляются в пару кликов на основе готовых шаблонов. Договоры и сопроводительные документы связываются в единый комплект. Система способна самостоятельно выбирать подходящие шаблоны договоров, систематизировать входящие документы при помощи интеллектуального механизма распознавания и автоматически заполнять электронные карточки. СЭД, используя предварительно заданные настройки, подсвечивает факты, на которые стоит обратить внимание, выделяя риски разного типа отдельными маркерами, чтобы облегчить поиск.Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга

В результате реализации проекта работа ГК «Гулливер» с договорами была переведена на электронные рельсы. Заказчик может работать внутри сервиса с 43 видами договоров, 27 видами доп. соглашений и 52 правилами согласования. В систему уже занесено 7000 документов, доступ предоставлен для 885 сотрудников. Для согласования документов используется электронная подпись, выдаваемая внутри организации с начала работы. Вся информация о контрагентах хранится внутри карточек, которые постоянно пополняются новыми сведениями, и внутри которых можно полностью отследить историю взаимоотношений с тем или иным партнером.

«Для любой организации важно грамотно выстроить работу с договорами. Именно от этого зависит качество взаимоотношений с партнерами и контрагентами. Чем крупнее бизнес, тем больше документов приходится обрабатывать его сотрудникам ежедневно. Если не автоматизировать этот процесс, неизбежно возрастает риск ошибок и задержек согласования. С новыми инструментами Directum наши заказчики могут существенно упростить подготовку проектов договоров и сопутствующих бумаг, отслеживать все этапы согласования и подписания, осуществлять поиск документов и формировать досье в единой системе. Так работа становится управляемой и предсказуемой, а бизнес — более эффективным», — рассказала руководитель направления СЭД/ECM компании Softline Полина Дуйкова.

«Ранее инструменты ЭДО сводились только к ведению реестров в Excel. Необходимость в автоматизации возникла в связи с динамично растущим объемом документооборота и развитием компании с учетом удаленности регионов присутствия. Предложенное Softline решение полностью соответствовало выставленным бизнес-требованиям, часть процессов были разработаны с нуля и поставлены на рельсы под конкретные потребности компании. Что особенно важно — оценка реализации любого вопроса являлась не просто формальным решением, предоставленным по шаблону, она всегда сопровождалась качественным анализом и консультацией, помощью в решении возникающих трудностей. "Гулливер", безусловно, планирует развитие системы в нескольких направлениях. Прежде всего, это внедрение квалифицированной подписи в ЭДО при обмене с КА и интеграция с 1С:ЗУП для реализации КДП», — рассказал менеджер проектов компании «Гулливер» Елена Долгова.