Legrand повышает эффективность бизнес-процессов с помощью SaaS HRM и аутсорсинга расчета зарплаты

Особенностью проекта явилось то, что аутсорсинг расчета заработной платы был реализован в компании Legrand вместе с SaaS-сервисами системы управления персоналом Quinyx WorkForce (SaaS — Software as a Service, программное обеспечение на условиях аренды). За счет внедрения комбинированной модели были снижены операционные расходы кадровой службы и обеспечена единая политика управления HR-процессами во всей компании.

Поскольку эффективная работа бизнеса в немалой степени зависит от прозрачности и общей результативности кадрового учета и расчета заработной платы, руководство Legrand приняло решение об использовании современных подходов в области управления HR-процессами. В качестве стандарта по расчету зарплаты был принят аутсорсинг от компании UCMS Group, а в качестве стандарта по ведению кадрового делопроизводства была выбрана система Quinyx WorkForce на базе модели SaaS.

«С ростом бизнеса и активными изменениями внутри компании существующая система кадрового делопроизводства и расчета заработной платы перестала отвечать потребностям нашего бизнеса, — комментирует Людмила Гриченкова, руководитель отдела кадров Legrand в России и странах СНГ. — В рамках проекта нам было необходимо создать единые стандарты и автоматизировать процессы кадрового делопроизводства и расчета заработной платы сотрудников. Дело в том, что в некоторых подразделениях компании использовались различные подходы к выполнению кадровых процессов, табельному учету, расчету заработной платы и оформлению первичных документов».

После тщательного изучения имеющихся на рынке предложений выбор был сделан в пользу компании UCMS Group, которая обладает ведущей в России командой по внедрению HRM-систем по SaaS-модели, а также передовым опытом и знаниями в области аутсорсинга расчета заработной платы.

Проект по внедрению системы Quinyx WorkForce начался в ноябре 2010 года. После описания основных требований к кадровой системе в декабре 2010 года была разработана общая модель по совершенствованию HR-процессов, учитывающая принятые корпоративные нормы кадрового учета и расчета зарплаты. В январе 2011 года были запущены в промышленную эксплуатацию модуль «Управление кадрами», а также проект по использованию услуг аутсорсинга расчета заработной платы.

В ходе проведенных работ были решены следующие задачи:

• Разработана единая политика по управлению кадровыми и расчетными процессами;
• Снижено время на формирование внутренней отчетности, а также отчетов для передачи в налоговые органы и Пенсионный фонд;
• Повышено качество и своевременность расчета заработной платы, минимизированы риски допущения ошибок;
• Снижены текущие операционные затраты кадровой службы, а также повышен уровень конфиденциальности и сохранности информации.

Уникальной особенностью проекта явилось то, что HRM-система Quinyx WorkForce была развернута в Legrand в рамках концепции SaaS. Это позволило компании уйти от значительных единовременных инвестициях на закупку лицензий, а также позволило не беспокоиться о создании необходимой инфраструктуры и дальнейшей поддержке системы. Все что нужно для работы с системой – это веб-браузер.

«На обслуживание к UCMS Group мы перешли в январе 2011 года, — комментирует Людмила Гриченкова. — При использовании модели SaaS одновременно с аутсорсингом расчета заработной платы нам удалось упростить и ускорить обмен кадровой информацией между подразделениями, повысить скорость и качество расчета зарплаты, а также обеспечить единые стандарты в управлении кадровыми процессами. Хотелось бы отметить, несмотря на то, что информация по кадровому учету и расчету зарплаты обрабатывается различными способами, она де-факто находится в одной и той же системе. В традиционном аутсорсинге клиент отправляет провайдеру данные и ждет от него финального результата, не зная об этапах реализации переданных функций. В используемой нами схеме взаимодействия с UCMS Group удачно сочетается традиционный аутсорсинг в части расчета зарплаты и возможность самостоятельно вести кадровые процессы в режиме реального времени в любое время, с любого компьютера, подключенного к Интернет. При этом система не только позволяет выдержать все требования российского законодательства, но порождает проводку по расчету заработной платы в стандарте МСФО».

«Многие российские компании рассматривают сейчас потенциал модели SaaS и аутсорсинга. Мы видим, что эта модель управления бизнес-процессами становится все более и более востребованной как среди наших существующих, так и потенциальных клиентов, — комментирует Шабанов Андрей, вице-президент по корпоративным услугам и технологиям UCMS Group в регионе EMEA. — UCMS Group является пионером этого рынка. Мы вывели эту модель услуг на российский рынок еще в 2005 году. На сегодняшний день компания UCMS Group обладает одним из самых больших портфелей проектов по внедрению комбинированной модели услуг в России. Я уверен, что накопленный нами опыт и знания помогут нашим клиентам уверенно ориентироваться в проблемах достижения совершенства HR-процессов и гарантировать высокое качество реализуемых проектов».