Тульский педагогический университет завершает автоматизацию документооборота

Тульский государственный педагогический университет им Л Н Толстого завершил проект автоматизации документооборота на базе системы «Дело», разработанной компаний «Электронные офисные системы». Проект выполнила компания «СофтЭксперт» (г.Тула).

Университет является единственным профессиональным педагогическим учебным заведением высшего профессионального образования Тульского региона. ТГПУ им. Л.Н.Толстого имеет 54 кафедры и 12 факультетов, Центр довузовской подготовки и профессиональной ориентации, областной лицей при ТГПУ им. Л.Н.Толстого. В университете проводится обучение по 44 специальностям и направлениям высшего профессионального образования, 22 специальностям послевузовского профессионального образования, 12 программ дополнительного образования.

Первый этап проекта автоматизации был выполнен на участке входящей и исходящей корреспонденции. На первом этапе требовалось проверить функциональные возможности системы и возможность ее адаптации под специфику университета.

1 июня 2010 года в промышленную эксплуатацию была запущена СЭД с общим количеством рабочих мест 47 (в т.ч. поточное сканирование, сканирование, поиск по штрих-коду).

В результате работы по двум этапам внедрения были автоматизированы следующие модули: входящая документация; исходящая документация; организационно-распорядительные документы университета (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу студентов); кадровые документы; внутренние документы подразделений; договоры структурных подразделений.

Для повышения эффективности планирования работы университета и его управления, а также для усиления контроля исполнения Постановлений Ученого совета и Совета при ректоре была предложена к рассмотрению схема работы с данными документами в СЭД.Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга

В настоящее время настроены и проходят апробацию модули работы с документами Ученого совета и Совета при ректоре.

В результате проекта появилась возможность более эффективно организовать коллективную работу над документами; увеличилась продуктивность работы с проектами документа в части согласования и утверждения его в электронном виде; усилился контроль исполнения поручений ректора и проректоров.

Применение технологии поточного сканирования и масштабирование системы позволило отказаться от рассылки бумажных копий документа, что значительно снизило постоянные затраты университета на расходные материалы для копировально-множительной техники, на бумагу, на освобождение физического места для хранения информации в бумажном виде. Кроме того, существенно сократились затраты времени на обработку информации; повысилась оперативность получения необходимой информации – появилась возможность в любой момент времени узнать, у кого, где и на какой стадии работы находится документ.

В дальнейшем планируется подключение к СЭД кафедр факультетов, автоматизация архива университета, применение технологии юридически значимого документооборота.