Заказчики: Следственное управление Следственного комитета РФ по Новосибирской области Новосибирск; Государственные и социальные структуры Продукт: Надзор АИК Автоматизированный информационный комплексНа базе: Дело (ЭОС) Дата проекта: 2013/11 — 2013/12
|
Срок реализации - Конец октября - декабрь 2013 г.
Ситуация к началу реализации проекта
До начала проекта в СУ СК по Новосибирской области существовала смешанная система регистрации документов. Основная масса входящей и исходящей корреспонденции регистрировалась в отделе по приему граждан и документационному обеспечению, часть – в прочих отделах. Регистрация велась в базе данных Access: в ней фиксировались основные реквизиты документа и отслеживались сроки исполнения.
В каждом отделе СУ и в территориальных отделах велось до четырех баз данных - жалобы, книга сообщений о преступлениях, переписка, учет уголовных дел. Передача документов из отдела ДОУ исполнителям осуществлялась через реестр под роспись, документы в удаленные отделы передавались нарочным. Делопроизводители подразделений вносили эти документы в свои базы данных, где также велся контроль. Задачи проекта
Заказчиком был поставлен ряд первоочередных задач, которые должна была решить внедряемая система:
- объединить разрозненные участки документооборота в центральном аппарате СУ и территориальных отделах, централизовать регистрацию входящих документов, исключив дублирование и перерегистрацию в подразделениях;
- унифицировать порядок регистрации, прохождения и контроля исполнения документов;
- автоматизировать обмен документов с удаленными подразделениями (пересылать в электронном виде);
- обеспечить возможность оперативного поиска документов в базе;
- автоматизировать составление реестров внутренних и внешних отправлений (+ партионная почта);
- обеспечить регистрацию и контроль прохождения уголовных дел и контрольных производств;
- автоматизировать формирование отчетов по обращениям граждан.
Кроме этого, одним из основных требований являлось соответствие внедряемого продукта ведомственной Инструкции по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации, утвержденной приказом № 40 от 18.07.2012. Решение
Для решения вышеуказанных задач был выбран автоматизированный информационный комплекс (АИК) «НАДЗОР», разработанный компанией «Электронные Офисные Системы» специально для органов прокуратуры и следствия.Метавселенная ВДНХ
Специалисты компании «КС-Консалтинг» провели обследование схемы документооборота и разработали план внедрения. Всего было закуплено 43 пользовательских лицензии, из них половина предназначены для центрального аппарата СУ СК по Новосибирской области, остальные – для межрайонных, районных и, городских отделов.
После настройки системы рабочие места были установлены в каждом отделе центрального аппарата СУ для руководителей и специалистов, ответственных за делопроизводство, а также во всех территориальных отделах. При настройке АИК с учетом специфики документооборота были заведены следующие группы входящих документов:
- обращения граждан;
- обращения юридических лиц;
- входящие из следственных органов Следственного комитета;
- обращения депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
- обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания РФ;
- обращения Уполномоченного РФ при Европейском Суде по правам человека;
- обращения Уполномоченного по правам человека в РФ;
- обращения полномочных представителей Президента Российской Федерации;
- обращения глав субъектов Российской Федерации;
- парламентский запрос;
- запросы депутатов Государственной Думы Федерального Собрания РФ;
- входящие иных органов государственной власти и организаций;
- уголовное дело и ряд других.
В системе также заведены исходящие и внутренние документы - протоколы, приказы (в том числе по личному составу), распоряжения, указания. Реализован контроль исполнения документов и резолюций руководителя, формирование реестров внутренней и внешней отправки, описи дел.
Завершающим этапом проекта стало обучение. Согласно контракту обучение прошли технолог системы, а также группы пользователей, в том числе начальники отделов.
С начала 2014 года АИК «НАДЗОР» запускается в промышленную эксплуатацию