"Сибур" роботизировал внутренний документооборот для повышения скорости процессов и удобства сотрудников

2019: Роботизация документооборота и подготовки отчетности

3 декабря 2019 года компания Крок сообщила, что в СИБУРе роботизировали процессы документооборота и подготовки отчетности на базе платформы UiPath. Данное решение сотрудники ИТ внедряли совместно с ИТ-компанией Крок. За месяц после внедрения робот обработал более 1500 договорных документов. Ежедневно он проверяет до 250 договоров, что экономит 30 минут в день сотрудникам в чьи профессиональные обязанности входили эти задачи, и позволяет им переключаться на стратегические проекты.

Робот пока принял на себя две ключевые задачи по работе с документами: сверка и закрытие или продление договоров. Трек робота, который занимается закрытием\продлением договоров, состоит из следующих действий: если документ 180 дней находится в состоянии покоя, робот начинает выяснять причину. Он определяет учётную систему, обращается к ней, смотрит, закрыты ли обязательства по договору, если не закрыты, связывает с ответственным за документ сотрудником, отправляя ему письмо-напоминание. Если обязательств по договору нет, то робот инициирует его закрытие.

Чтобы инициировать закрытие договорного документа, ранее сотрудник проделывал множество рутинных операций в различных информационных системах компании: находил нужный договор в системе документооборота, осуществлял проверку задолженности в SAP ERP или 1C, инициировал закрытие договорного документа. Каждая такая проверка занимала около 20 минут. Теперь это делает робот, а ответственные по договорным документам могут сосредоточиться на более творческих задачах. Также ИТ-эксперты СИБУРа и команда КРОК роботизировали ряд процессов в части создания и подготовки отчетности. Получив список компаний, по которым нужно создать отчет, робот регистрируется в системе SAP, собирает данные, проверяет, сохраняет и рассылает готовый документ. Если ранее несколько человек тратили на одну операцию 30 минут в день, то после внедрения нужен всего 1 сотрудник техподдержки, который в течение минуты проверит отсутствие ошибок в рассылке.

Проект по роботизации документооборота и составлению отчетности в СИБУРе прошел в несколько этапов. Специалисты обследовали ИТ-инфраструктуру компании, для каждого процесса создали отдельного робота, который соответствует всем требованиям информационной безопасности компании, а затем провели обучение персонала.

Большинство отечественных компаний начинают роботизацию именно c финансов и электронного документооборота. Алгоритмы действий в этих направлениях прозрачны и робот с легкостью справляется с ними. К тому же, во многих случаях роботизация сокращает до 80% ресурсов на выполнение рутинных задач, комментирует Феликс Скворцов, руководитель направления `Управление ИТ-процессами и инфраструктурой` ИТ-компании КРОК

Благодаря успешному проекту, мы решили не останавливаться на достигнутом и определили следующую волну процессов для автоматизации: формирование справок. Расчет отпускных и формирование ведомостей в банк, начисление суточных и оформление авансовых отчетов по командировкам, мониторинг поставок в учетной системе. К моменту старта работ мы уже сформировали команду и преступили к реализации внутренним ресурсом. Автоматизация процессов шла поэтапно, поэтому завершили план к сентябрю 2019 года. Так за август 2019 года, внедренные инструменты помогли провести 27 559 операций без привлечения дополнительных людей. Специалисты, которые раньше занимались этими задачами, смогли переключиться на стратегические проекты, отмечает Никита Мохов, ИТ-партнёр по направлению общекорпоративных сервисов и органов управления СИБУР