«Простор» внедрил электронный архив «Этлас» для эффективного управления документацией

2025: Внедрение системы электронного архива «Этлас»

31 января 2025 года компания ООО «Простор», занимающаяся разборкой и сносом зданий, внедрила систему электронного архива «ЭТЛАС». Выбор этой системы был обусловлен необходимостью оптимизации процессов хранения и управления документацией, а также оптимизации взаимодействия между сотрудниками компании. Об этом 31 января 2025 года сообщили представители компании "Этлас-Софт".

По информации компании, ООО «Простор» столкнулась с задачей обеспечения быстрой и безопасной работы с бумажными и электронными документами. В ответ на эту потребность было принято решение внедрить систему электронного архива, которая могла бы эффективно справиться с большими объемами информации, обеспечив при этом удобный доступ к данным и оптимальный уровень безопасности.

Система «ЭТЛАС» была установлена и настроена специалистами компании «Простор» без привлечения сторонних консультантов. Внедрение прошло успешно благодаря удобству и интуитивно понятному интерфейсу системы, а также ее способности адаптироваться под нужды предприятия. Электронный архив «ЭТЛАС» предоставляет функции, которые полностью соответствуют требованиям заказчика:

• работа со всеми типами документов, включая текстовые файлы, изображения и сканы;
• возможность использования электронной цифровой подписи для подтверждения подлинности документации;
• хранение как электронных, так и сканированных бумажных документов;
• разграничение доступа с назначением ответственных исполнителей для различных типов документации.

Кроме того, система позволяет вести учет существующего бумажного архива, что критически важно для обеспечения полноты документации в процессе разборки и сноса зданий. Это решение способствует не только оптимизации документооборота, но и повышению общей эффективности компании.Павел Бобу, Cloud Networks: В 2024 году больше всего запросов было на ИБ-консалтинг 5.3 т

Электронный архив «ЭТЛАС» отличается простотой в установке и настройке. Специалисты ООО «Простор» самостоятельно провели настройку системы под свои специфические потребности, что позволило сократить время на обучение и интеграцию в рабочие процессы. Важно отметить, что система поддерживает возможность дальнейшей масштабируемости, что позволяет в будущем добавлять модули и функции в зависимости от изменения бизнес-потребностей.

Одним из приоритетных требований для «Простора» была безопасность хранения данных, учитывая специфику деятельности компании. Электронный архив «ЭТЛАС» обеспечивает оптимальный уровень защиты информации благодаря встроенным механизмам безопасности, включая шифрование данных и систему прав доступа. Все данные хранятся в защищенной среде, исключая возможность несанкционированного доступа. Вся документация сохраняется в электронном виде, что значительно снижает риски потери информации, которые могут возникать при использовании бумажных носителей.

Внедрение системы электронного архива «ЭТЛАС» принесло компании несколько ключевых возможностей:

• Оптимизация обработки документов. Быстрый доступ к нужной документации оптимизирует процессы согласования и принятия решений.
• Снижение затрат на хранение и обработку бумажных документов. Электронный архив позволяет избавиться от необходимости хранения бумажных копий документов.
• Обеспечение надежности и конфиденциальности данных. Все документы защищены и доступны только авторизованным сотрудникам.
• Гибкость и возможность расширения. Система легко адаптируется под новые задачи и масштабируется с учетом роста компании.

Компания ООО «Простор» сделала шаг в сторону цифровизации, выбрав систему электронного архива «ЭТЛАС» для управления своей документацией. Внедрение этой системы позволяет компании работать с документацией быстро, удобно и безопасно.