«Офис ДК» ускорил работу с заявками клиентов благодаря ITSM 365

2021: Внедрение ITSM 36

«Офис ДК» внедрила систему ITSM 365, чтобы улучшить обслуживание помещений своих клиентов, среди которых торговые и бизнес-центры, банки и другие крупные объекты недвижимости. Об этом 24 декабря 2021 года сообщил Naumen (Наумен консалтинг).

Все операции с клиентскими обращениями «Офис ДК» перевела в единую среду с помощью ITSM 365. Система собирает запросы сотрудников клиента на проведение сантехнических, клининговых и других работ, автоматически закрепляет за каждой заявкой ответственного и устанавливает сроки выполнения. Ранее информация из обращений вручную заносилась в табличные файлы и бумажные документы, в результате чего клиенты подолгу ожидали выполнения заявки.

Благодаря омниканальности во внедренном решении сотрудники клиента «Офис ДК» направляют обращения в управляющую компанию через различные каналы: по телефону диспетчерской службы, электронной почте или в личном кабинете.

Особенностью проекта стала автоматизация процесса, связанного с согласованием внеплановых работ. Такие задачи не включены в абонентское обслуживание и проходят многоступенчатую процедуру утверждения со стороны клиента. После оцифровки процесса выполнение работ ускорилось: все этапы согласования — в одной ветке, можно легко проследить, на какой стадии находится утверждение заявки. Система хранит все истории согласований — это помогает быстро решать спорные ситуации.

Благодаря внедрению ITSM 365 значительно повысилась прозрачность и эффективность нашего сервиса. Мы обеспечили полный контроль за сроками проведения работ. А гибкость ИТ-системы позволяет настраивать или трансформировать процессы исходя из потребностей клиента, — сообщил Михаил Щелков, руководитель отдела эксплуатации «Офис ДК».

В планах управляющей компании — автоматизировать обслуживание помещений и оборудования клиента с помощью нанесения на них QR-кодов для повышения скорости и качества обслуживания.

В сфере управления недвижимостью все труднее обходиться без современных решений автоматизации сервиса, — подчеркнул Андрей Фитисов, директор по развитию бизнеса ITSM 365. — Применение подобных систем нередко становится обязательным требованием к управляющим компаниям со стороны клиентов.