«Газпром комплектация» развивает управление совещаниями и взаимодействие сотрудников в Directum

2019: Управление совещаниями

9 января 2018 года компания ООО «Газпром комплектация» сообщила, что развивает управление совещаниями и взаимодействие сотрудников в DIRECTUM.

По информации компании, к необходимости автоматизации документооборота компания пришла в 2005 году. Объемы информации возросли, а ее обработка и хранение стали проблематичными. В автоматизации и унификации также нуждались логистические процессы. Тогда руководство компании приняло решение в пользу внедрения DIRECTUM, и на январь 2019 года система электронного документооборота стала незаменимым инструментом работы для многих сотрудников «Газпром комплектации». С развитием компании расширяется и спектр бизнес-процессов в системе. В 2016 году компания приступила к цифровизации очередной значимой области деятельности – управление совещаниями.

Предпосылки

На январь 2019 года ООО «Газпром комплектация» производит сбор заявок на МТР от дочерних обществ ПАО «Газпром», организует тендеры, контролирует изготовление, отгрузку и доставку заказанных МТР. Вся поступающая информация должна быть собрана и проанализирована. Для этого в компании проводится более 800 совещаний в год. По их итогам выдается до 2500 поручений, которые затрагивают более 200 объектов капитального строительства. Для еженедельных производственных совещаний сотрудники готовили 6 листов А3 и 15 листов А4 с полным отчетом о деятельности компании. Это требовало 2 часов работы команды из 5 человек. Встречи планировались в Outlook, а поручения фиксировались в одном Excel-файле.

Задачи проекта

Чтобы сократить затраты рабочего времени, требовалось решение, которое:

• предоставит руководству полную картину деятельности по всем этапам поставок МТР;
• оптимизирует работу с поручениями и совещаниями.

При этом было важно настроить связь с управленческим порталом – привычным источником информации для руководителей.

Итоги проекта

В первую очередь был разработан единый инфографический отчет для руководителей, который отражает производственную деятельность компании на портале. Все показатели в отчете кликабельны – при необходимости можно обратиться к исходным данным: от показателей выполнения плана до состояния МТР в разрезе направлений деятельности компании. Благодаря сводному представлению информации и наглядной инфографике руководитель может быстро оценить ситуацию и принять решение, основываясь на фактах.

Еще одно решение для портала – «Совещания». По каждой встрече в системе DIRECTUM создается карточка. В ее основе лежит информация об организаторах, участниках, о месте и форме проведения, а также о документах, на основании которых проводится совещание.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2 т

Отслеживать поручения из протоколов помогает решение «Поручения». Руководители могут контролировать работы по объектам строительства, по департаментам, контролирующим исполнение, или по фамилиям сотрудников. Карточка поручения на портале содержит информацию об исполнителях, сроках, контрольных мероприятиях. Аналогичная карточка создается в DIRECTUM и отправляется задачей. Ход исполнения отслеживается как в ECM-системе, так и на портале.

Также на портале появился «Кабинет работника товарного управления», где представлена информация о стадиях работы с заявками на позиции МТР в различных разрезах: по закупочным процедурам, по договорам, по потребностям и их статусу. Данные по процессам поставок и финансово-хозяйственной деятельности берутся из системы учета МТР на основе SAP R3.

Чтобы усилить горизонтальное взаимодействие, в «Газпром комплектации» создана корпоративная социальная сеть. Сотрудники могут подписываться на записи конкретных пользователей, создавать сообщества с новостями отдела или группы.

Благодаря интеграции с «1С: Зарплата и управление персоналом» в социальной сети отображается информация о местонахождении сотрудников: на месте, в командировке или в отпуске. Информация о замещениях дублируется из справочника системы DIRECTUM: указывается срок отсутствия сотрудника, и кто исполняет его обязанности.

Также из 1С подхватываются данные о графике отпусков, командировок и т.д. Портал дает возможность быстро оформить заявление на отпуск и отправить его в DIRECTUM на согласование. Это позволило минимизировать количество обращений в отдел кадров.

2010: Внедрение СЭД

Проект на базе Directum (СЭД/ECM-система).