"Белый раст" с помощью Docsvision оптимизировал работу с документами в проекте строительства ТЛЦ

2019: Оптимизация работы с документами с внедрением Docsvision 5.4

15 апреля 2019 года компания DocsVision сообщила о повышении эффективности работы с документами в проекте строительства транспортно-логистического комплекса компанией «Белый раст» (ОАО «РЖД»).

ООО ТЛЦ «Белый Раст» - дочернее общество ОАО «РЖД», целью которого является строительство транспортно-логистического комплекса последнего поколения на земельном участке площадью 180 га вблизи села Белый Раст Дмитровского района Московской области. C внедрением системы Docsvision работа с большим объёмом документации, сопровождающей проект, переведена в электронный вид.

Реализация проекта строительства предполагает в т. ч. заключение и обслуживание договоров с подрядчиками, большой объем переписки с контрагентами, планирование, постановку и дальнейшее отслеживание исполнения различных задач по проекту. Работа с корреспонденцией, согласование и подписание договоров, подготовка протоколов заседаний и формирование поручений по ним с последующим отслеживанием исполнения проводились вручную – это не только требовало временных затрат сотрудников, но и не исключало влияния человеческого фактора. Поскольку эта деятельность косвенно влияет на соблюдение сроков выполнения строительных работ, было принято решение о повышении её эффективности.

Проектной командой Заказчика рассматривались различные платформы и решения для автоматизации, выбор был сделан в пользу российской платформы Docsvision, на базе которой специалисты «Смарт-Докс» представили оптимальное решение и продемонстрировали возможности дальнейшего развития системы. Эксперты «Смарт-Докс» провели аудит существующих процессов обработки корреспонденции, договоров, а также планирования и отслеживания задач, поставленных в ходе совещания. В процессе интервью сотрудников Заказчика собраны и систематизированы основные требования к реализации перечисленных видов документов. После подготовки и согласования технического задания, были выполнены настройка решения в ИТ-инфраструктуре заказчика и тестирование разработанного на базе Docsvision 5.4 функционала. Было проведено обучение сотрудников ООО ТЛЦ «Белый Раст» работе в системе.

После завершения проекта внедрения вся переписка ООО ТЛЦ «Белый Раст» как с внешними организациями, так и внутри подразделений, договорная работа, планирование и отслеживание работ по строительству транспортно-логистического комплекса полностью ведутся в системе Docsvision.

Автоматизировано выполнение таких делопроизводственных процессов, как

• учет и рассмотрение входящей корреспонденции,
• подготовка и согласование исходящих писем,
• подготовка, согласование, подписание и регистрация договоров.
• отслеживание исполнения условий договоров,
• формирование протоколов заседания,
• постановка поручений и отслеживание их выполнения.

Результаты внедрения СЭД в «ТЛЦ «Белый Раст» подтверждаются следующими изменениями:

• проблема поиска документов ушла в прошлое, т.к. Docsvision содержит информацию по всем договорам и связанным с ними документам.
• сократились сроки согласования документов, промежуточные версии перестали теряться.
• значительно сократились сроки вынесения резолюции и подготовки ответов на поступающие в компанию письма,
• автоматически выполняется формирование и ознакомление сотрудников с задачами, обозначенными в ходе совещаний.
• статус выполнения поставленных заданий можно отследить в системе документооборота,
• исполнительская дисциплина в компании стала лучше благодаря тому, что роль контролера в срок берет на себя система Docsvision.

Благодаря участию в проекте внедрения экспертов «Смарт-Докс», удалось не только автоматизировать операции с документами, но и найти слабые стороны в имеющихся бизнес-процессах и оптимизировать их. ТЛЦ «Белый Раст» удалось сократить финансовые издержки по этим направлениям, что являлось одним из главных ожиданий от внедрения системы электронного документооборота на платформе Docsvision.

2018

Сотрудники компании Smart-Docs провели интервью с представителями бизнес-подразделений компании «ТЛЦ «Белый Раст», в процессе которого получены сведения об особенностях работы с основными видами документов. Основными процессами, на выполнение которых вручную уходило наибольшее количество рабочего времени сотрудников, являлись: работа с корреспонденцией, согласование и подписание договоров, подготовка протоколов заседаний и формирование поручений по ним с последующим отслеживанием исполнения. Было принято решение перевести работу с указанными видами документов в электронный вид в первую очередь. Далее запущены процессы подготовки основных требований к реализации перечисленных видов документов, подготовка и согласование технического задания, настройка решения в инфраструктуре Заказчика, тестирование разработанного функционала, обучение сотрудников Заказчика работе в системе, была оказана поддержка на этапе опытной эксплуатации.

После завершения проекта внедрения в «ТЛЦ «Белый Раст» следующие процессы компании выполняются автоматически:

• Учет и рассмотрение входящей корреспонденции, подготовка и согласование исходящих писем.
• Подготовка, согласование, подписание, регистрация договоров. Отслеживание исполнения условий договоров.
• Формирование протоколов заседания, постановка поручений и отслеживание их выполнения.

Итоги проекта внедрения СЭД Docsvision в «ТЛЦ «Белый Раст»:

• проблема поиска документов ушла в прошлое, т.к. СЭД содержит информацию по всем договорам и связанным с ними документам, поступающей или отправляемой корреспонденции
• благодаря автоматической подготовке итоговой версии документов на основе промежуточных и определению маршрутов согласования исходя из вида документа сократились сроки согласования договоров и исходящих писем, промежуточные версии документов перестали теряться.
• значительно сократились сроки вынесения резолюции и подготовки ответов на поступающие в компанию письма.
• поручения, обозначенные в ходе совещаний, формируются автоматически, ушел в прошлое контроль исполнения поставленных заданий по электронной почте или телефону – статус выполнения можно отследить в системе документооборота.
• Исполнительская дисциплина в компании стала лучше благодаря тому, что роль контролера выполнения поставленных заданий или поручений в срок берет на себя СЭД на платформе Docsvision.