"Алроса" использует Directum RX для управления процессами ОЦО

2022: Управление процессами ОЦО с помощью Directum RX

Компания АЛРОСА выстроила электронный архив и цифровизировала документооборот с помощью интеллектуальной системы Directum RX. Об этом компания Directum (Директум) сообщила 8 февраля 2022 года. Теперь более 92% всех документов Группы компаний АЛРОСА попадают в систему автоматически, а обработка одного комплекта документов к хозяйственной операции занимает у ОЦО менее одной минуты.

Цифровизация охватила 10 дочерних обществ и 31 структурное подразделение АЛРОСА. Ежедневно в Группе компаний АЛРОСА создают и передают в ОЦО более 2000 документов, 80% из которых — кадровые. В результате создания единого электронного хранилища данных более чем по 92% пакетам документов не требуется участие сотрудника ОЦО для их сохранения, поиска и связи с учетной системой. В результате обработка одного пакета документов занимает менее одной минуты.

Разграничение прав доступа, версионность и хранение истории изменений в Directum RX обеспечивают сохранность и безопасность документов. Скан-копии и электронные документы надежно защищены от удаления третьими лицами. В системе предусмотрено резервное копирование и восстановление потерянных данных.

Цифровизировано движение документов как внутри ОЦО, так и от структурных подразделений АЛРОСА, дочерних обществ к ОЦО. Обеспечен контроль SLA. Автоматизировано создание отчетов в разрезе различных атрибутов и метрик. Снижена трудоемкость специалистов ОЦО на подготовку документов по налоговым, аудиторским и другим запросам.

В рамках проекта настроена бесшовная интеграция между Directum RX и «1С: учет для ДЗО», БОСС-кадровик, DV, системой потокового сканирования на платформе ABBYY FineReader Server, SAP ERP, Active Directory, MTS Connector, Контур.Экстерн. В Directum RX видно систему-источник, откуда поступил документ. Благодаря смежным ссылкам пользователь может открыть документ в «1С: учет ДЗО», не совершая лишних действий и работая в привычном интерфейсе.

На февраль 2022 года компания работает над организацией долговременного архива и подключением к ОЦО других дочерних обществ. Также АЛРОСА планирует расширить использование платформы Directum RX на договорной процесс, ЭДО для внутренних и внешних документов и заменить текущую систему СЭД.

В результате реализации проекта и цифровизации процессов АЛРОСА реализовала одно из основных требований для перехода на налоговый мониторинг — возможность «провалиться» от проводки до документа.