СЭД «ДЕЛО» внедрено в Администрации Янаульского района компанией «Медиалюкс»

12 ноября 2014 года в СЭД Администрации Янаульского района автоматизировали^[1] документооборот СЭД «ДЕЛО». Проект реализует компания «Медиалюкс», региональный партнер ЭОС.

Цели и задачи

Автоматизация документооборота в Администрации МР Янаульский район проходила в два этапа. До начала проекта процедуры обработки документов в организации осуществлялись без использования специализированного программного обеспечения. Целью внедрения СЭД заказчик обозначил постепенный переход от «бумажных» технологий работы с документами к электронному документообороту. Старт проекту был дан в январе 2014 года, а внедрение системы началось с автоматизации регистрации документов.

Ход проекта

На первом этапе были решены следующие задачи:

• автоматизация регистрации корреспонденции, поступающей в Администрацию (как в бумажном виде, так и по электронной почте);
• переход от бумажной формы регистрационных журналов к электронной;
• повышение исполнительской дисциплины за счет внедрения автоматизированной системы контроля, предусматривающей регистрацию в СЭД всех поручений высшего руководства;
• автоматизация формирования отчетных форм по документообороту (для обеспечения руководства необходимой для принятия управленческих решений информацией);
• снижение временных затрат на рутинные процедуры регистрации и поиска документов и поручений.

Для решения данных задач и определения последовательности внедрения СЭД первоначально был проведен анализ структуры и объема документооборота Администрации, обследование схемы движения документов внутри организации и способов взаимодействия с контрагентами. На основании полученных данных была произведена настройка программного обеспечения на структуру организации и особенности документооборота.TrafficSoft ADC: балансировщик нагрузки с высокой скоростью работы и минимальными аппаратными требованиями

Настроенная система была установлена на серверное оборудование заказчика, к которому были подключены клиентские рабочие станции. Доступ в систему получили Глава Администрации и его заместители. Первый этап проекта был завершен в течение января 2014 года.

Второй этап проекта стартовал в октябре. Он предусматривал распространение СЭД на подразделения Администрации, подведомственные организации и более полное освоение функционала системы «ДЕЛО». В рамках этой стадии проекта требовалось решить следующие задачи:

• дальнейшее развитие системы контроля исполнения через автоматизацию передачи поручений в подразделения и получения отчетов об исполнении;
• переход на безбумажное взаимодействие между подразделениями – отказ от передачи бумажных документов;
• сокращение времени на прохождение и исполнение документов;
• оптимизация работы с удаленными подразделениями.

На данном этапе к СЭД были подключены отделы Администрации и обособленные подведомственные подразделения, а руководителям (Глава и первый заместитель Главы Администрации) установлены и настроены мобильные клиенты Electrodocs (разработка ООО «Медиалюкс») для планшетов iPad.

Результат

В обособленных подразделениях была организована собственная регистрация входящей, исходящей корреспонденции. Отделам Администрации были настроены учетные записи для получения поручений и ввода отчетов об исполнении. Пользователи прошли групповое обучение, а также получили индивидуальные консультации по актуальным для них вопросам.

Планы

В дальнейшем планируется расширение использования системы внутри Администрации и подключение к ней других организаций, связанных в рамках работы с документами и оказания муниципальных услуг.

Примечания