IBA Group: Система электронного архива на базе IBM Content Foundation (ранее IBM FileNet)

По состоянию на июль 2022 года продукт более не доступен для приобретения.

2013: Описание возможностей системы

Назначение системы

Система предназначена для учета и хранения дел и документов, вышедших из оперативного делопроизводства с целью обеспечения сохранности документов, повышения эффективности их использования, разграничения доступа пользователей к функциям и ресурсам электронного архива, а также документам, находящимся на хранении в архиве.

Система позволяет решать следующие задачи:

• Повысить информационную открытость и прозрачность функционирования архива организации
• Повысить оперативность и управляемость процессов, связанных с обработкой информации, в архиве организации
• Сократить затраты на процессы в архиве организации, в том числе за счет минимизации ручных операций, исключения дублирования однотипных операций при работе с информацией в архиве
• Исключить дублирование ввода информации и повысить ее достоверность и актуальность, улучшить возможности поиска документов
• Обеспечить безопасность, конфиденциальность и целостность информационных ресурсов организации.

Описание системы

Система обеспечивает выполнение следующих операций над документами в архиве:

• Ввод данных в Систему
• Формирование и ведение номенклатуры дел
• Формирование и оформление дел
• Формирование и ведение описей дел
• Систематизацию дел и документов в архиве, топографирование архивного хранилища
• Поиск информации (дел и документов), находящихся на хранении в архиве:

• выдача дел во временное пользование, контроль движения и выдачи дел, учет использования документов;
• фондирование архива − формирование и ведение фондов в архиве организации;
• ведение справочников, каталогов, учетных документов архива;
• контроль сроков хранения и выделение дел к уничтожению;
• формирование и ведение актов о выделении документов и дел к уничтожению.

В Системе реализованы следующие режимы ввода данных:

• Ручной − добавление данных непосредственно пользователем
• Автоматический − выгрузка данных из внешних систем.

В рамках функционального модуля «Ведение номенклатуры дел» реализованы следующие задачи:

• Формирование номенклатуры дел (в том числе создание регистрационной карточки (далее РК) архивных документов, дел)
• Редактирование номенклатуры дел (копирование, удаление, сортировка заголовков дел, утверждение номенклатуры)
• Просмотр номенклатуры дел (просмотр общих сведений о номенклатуре, просмотр документов и дел, входящих в номенклатуру)
• Печать номенклатуры дел.

В рамках функционала формирования и оформления дел в Системе реализованы следующие задачи:

• Расчет количества листов дела и поддержка томов
• Оформление внутренней описи дела
• Формирование описей дел структурных подразделений
• Формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (на документы структурных подразделений организации).

Функциональный модуль «Передача дел на архивное хранение» обеспечивает:

• Контроль сроков хранения документов и дел
• Формирование и оформление сводных описей дел (сводные описи дел постоянного, долговременного хранения и по личному составу)
• Формирование актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (на документы организации в целом).

В рамках функционального модуля «Контроль сроков хранения и выделения к уничтожению дел структурных подразделений» решены задачи:

• Учета и печати актов об уничтожении дел
• Изменения статусов документов и дел, перевода их в категорию выделенных к уничтожению по истечении установленных сроков хранения.

Система поддерживает систематизацию и топографирование дел и документов, в том числе:

• Возможность отнесения дела к рубрике того или иного классификатора
• Просмотр списка дел, отнесенных к конкретной рубрике того или иного классификатора
• Ведение классификаторов
• Указание в РК дела (тома, части) места его хранения: номера хранилища, номера стеллажа, номера полки
• Просмотр списка дел, закрепленных за каким-либо местом архивного хранилища.

В Системе реализованы различные уровни доступа. Доступ пользователей к документам архива включает:

• Просмотр содержимого архивных фондов, дел в соответствии с установленными для читателя правами доступа
• Управление заявками пользователей на доступ к данным архива
• Работу с личными папками пользователей, в которые помещаются дела и документы, в соответствии с выполненными заявками на доступ
• Поиск дел и документов по их атрибутам.

Система обеспечивает:

• Поиск документа/поручения по реквизитам объекта
• Контекстный поиск по вложенным файлам, полнотекстовый поиск
• Разные варианты поиска, в том числе поиск по части слова, по группе слов с использованием «И», «ИЛИ».

В Системе также реализована возможность фильтрации и сортировки объектов по любому полю в каталогах.

В рамках организации доступа пользователей к документам архива реализована возможность выдачи дел во временное пользование (сопровождение документов на бумажном носителе из архива организации).Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.3 т Система обеспечивает процесс уведомления пользователей с использованием электронной почты и визуальных средств Системы о событиях:

• По объектам в соответствии с этапами их жизненного цикла
• В маршрутных схемах (процессах).

В Системе реализовано ведение ролевых структур (справочник ролей сотрудников). Функционал замещения в Системе реализован за счет создания для каждого уровня доступа уникальной очереди обработки, в которую помещаются все задачи для данной категории − определенной группы пользователей.

Модули «Потоковое сканирование» и «Электронная цифровая подпись» реализованы в качестве внешних модулей вне рамок Системы. Подключение осуществляется через интеграционную точку.

Система электронного архива на базе IBM Content Foundation (ранее IBM FileNet) − специализированный продукт, предназначенный для:

• Организации систематизированного учета документов, подлежащих хранению в архиве организации
• Обеспечения возможности оперативного поиска хранящихся в архиве документов
• Создания эффективной технологии работы с содержанием документов.

В Системе реализованы функции работы с архивными объектами учета: фондами, описями, делами, актами, заявками на доступ к документам архива.

Система позволяет интегрировать существующие информационные системы заказчика, формируя тем самым единое архивное информационное поле организации, включающее электронные документы (из системы оперативного документооборота), а также копии бумажных архивных документов организации.

Методика внедрения (одинаковая для типовых систем)

Процесс внедрения Системы включает следующие этапы работ:

• Развертывание и настройку Системы
• Предварительные испытания
• Опытную эксплуатацию
• Обучение пользователей и администраторов Системы
• Приемочные испытания.

В рамках дополнительных договоров могут быть проведены обследование и доработка системы для реализации требований, возникших на этапах опытной эксплуатации и приёмочных испытаний.