СЭД и ECM DAY: профессионалы обсудили решения и делились опытом

В ходе конференции TAdviser СЭД и ECM DAY были представлены новые аналитические данные по рынку, решения и видение рыночных тенденций от ведущих игроков, а также примеры практического опыта внедрений СЭД/ECM-систем со стороны заказчиков.

В общей сложности мероприятие TAdviser посетили около 100 профильных специалистов из коммерческих и государственных организаций. В их числе – представители «РЖД», «Росатома», «Альфа-Банка», «Газпромбанка», «Вымпелком», «Гражданские самолеты Сухого», Департамента городского имущества города Москвы, Ростуризма и других организаций.

Участник конференции Сергей Бекян, начальник отдела внедрения систем электронного документооборота Департамента ИТ Госкорпорации «Росатом».

Участник конференции Денис Чуликов, Согаз

Участник конференции Хабарова Эльвира, Департамент городского имущества города Москвы

Аналитика TAdviser

В ходе СЭД и ECM DAY TAdviser представил участникам новые аналитические данные по рынку СЭД/ECM-систем, основанные на информации, полученной непосредственно от игроков рынка и заказчиков, а также данных собственной масштабной базы проектов по этому направлению. В частности, по оценкам аналитиков TAdviser, в 2013 году объем российского рынка СЭД/ECM-систем достиг 30,72 млрд рублей, увеличившись на 20% по отношению к 2012 году. При этом порядка ¾ данной суммы приходится на услуги по внедрению.

Крупнейшие зарубежные вендоры традиционно не раскрывают региональных финансовых показателей, однако ведущие российские игроки, оказывающие услуги по внедрению СЭД/ECM, предоставили TAdviser данные по своей выручке от этого направления. Тройку ведущих интеграторов, согласно представленным данным, составили «1С» - оборот ее партнеров составил 1,24 млрд рублей, «Логика бизнеса» с оборотом в 760 млн рублей и «Крок», с оборотом от СЭД/ECM-проектов около 546 млн рублей. Подробнее с данными TAdviser по СЭД/ECM-рынку можно ознакомиться по ссылке.

Опыт заказчиков, мнения экспертов

Татьяна Князева, руководитель проектов ИТ в Allianz, в ходе выступления рассказала об особенностях внедрения СЭД в страховой компании. В числе основных трудностей при внедрении она обозначила сложившиеся стереотипы и подходы к организации делопроизводства и документооборота с 1999 года в компании, массовое неуправляемое использование корпоративной электронной почты для решения любых вопросов, отсутствие четких процессов для однотипных процедур, а также отсутствие поддержки и заинтересованности во внедрении СЭД со стороны руководства.

Князева Татьяна Валентиновна, Руководитель проектов ИТ, Allianz

Также Татьяна Князева рассказала о длительном процессе внедрения электронного документооборота в ее компании, при котором в разное время использовались решения от разных вендоров.

Александр Борн, директор департамента информационных систем «Гражданские самолеты Сухого», поделился с участниками мероприятия особенностями внедрения СЭД в крупной компании и представил свой «идеальный план» внедрения СЭД. По его мнению, проект необходимо начинать с рекламы системы среди сотрудников, организовав презентацию проекта и предоставив информацию о системе для сотрудников, а также вести ее скрытую рекламу. Дальнейшие шаги включают организационную и техническую подготовку, установку «начальной версии», анализ и проектирование, разработку и донастройку, после чего – ввод в действие кастомизированной версии и ее техническую поддержку.

Александр Борн, Начальник департамента внедрения ИС, Региональные самолёты (ранее Гражданские самолеты Сухого)

На вопрос из зала, имеет ли смысл, по мнению Александра Борна, внедрять ЭЦП в промышленных системах электронного документооборота он ответил, что рекомендует начинать использовать простую электронную подпись при внедрении системы.

«Таким способом вы сможете начать переводить всех сотрудников в систему. Пока вы этого не сделаете, они будут требовать от вас хождения бумажных документов по всем подразделениям», - сказал он.

Руководитель департамента ИТ концерна «Тракторные заводы» Евгений Гаврилов рассказал о проекте внедрения единой СЭД в своей компании. По состоянию на октябрь в системе активно работают более 800 сотрудников и порядка 2000 работают с системой в режиме «чтения». Также внедрено решение работе с системой с iPad для руководителей концерна. В числе достигнутых эффектов от внедрения СЭД Гаврилов привел сокращение сроков обработки, возможность отслеживания иерархии и связи между документами (во исполнении приказа, в ответ на и т.п.), гарантированную доставку документа адресату (документы не теряются), возможность полнотекстового поиска по документам.

Гаврилов Евгений Валерьевич, Руководитель департамента ИТ концерна "Тракторные заводы (КТЗ МИГ)"

Владимир Худяев, начальник отдела инноваций Управления ИКТ и связи администрации Краснодара, в своем выступлении рассказал о модернизации и развитии электронного документооборота в городской администрации, который находится на начальном этапе. Пользователями СЭД сейчас являются порядка 60% сотрудников администрации Краснодара, а в 20015 году планируется увеличить их число на 20%. Будет также расширен функционал решения за счет появления в нем возможностей по работе с обращениями граждан, автоматизации процесса прохождения договоров, работы с заседаниями, потокового сканирования документов и пр. Кроме того, планируется реализовать мобильное рабочие места для руководителей под iPad.

Худяев Владимир, начальник отдела инноваций, Управление информационно-коммуникационных технологий и связи, Администрация муниципального образования г. Краснодар.

На вопрос от участников о том, является ли СЭД для администрации Краснодара инновацией либо это стало уже привычной технологией, Худяев отметил, что, скорее, все еще первое.

«Думаю, что это все-таки инновация. Не знаю точно, как в Москве, но для региональных администраций это так, особенно мобильные рабочие места руководителей, предоставляющие возможность с мобильных устройств давать распоряжения сотрудникам», - отметил он.

Павел Карасев, ИТ-директор «Кьези Фармасьютикалс» рассказал об организации электронного документооборота для дистанционных сотрудников с использованием ЭЦП в своей компании. В своем докладе он рассказал о достоинствах и недостатках дистанционной работы, а также представил наглядные схемы перевода 80 региональных сотрудников своей компании на дистанционный труд и получения ими ЭЦП.

Павел Карасев, ИТ-директор Chiesi Pharmaceuticals (Кьези Фармасьютикалс)

В качестве основной выгоды для работодателя от организации труда таким образом он назвал, в первую очередь, существенную экономическую выгоду: экономия достигается, например, за счет отсутствия необходимости аттестации рабочих мест, требуемой при работе сотрудника в офисе, а также экономии на пересылке документов удаленным сотрудникам. Метавселенная ВДНХ 3.3 т

Владимир Соловьев, директор по ИТ Финансового университета при Правительстве РФ, рассказал об особенностях документооборота в университетах, а также о СЭД своего университета. Он отметил, что современной модели деятельности университетов применение систем управления корпоративным контентом возможно, главным образом, во взаимоотношениях с клиентами и в управлении основными научными процессами.

Соловьев Владимир, директор по информационным технологиям, Финансовый университет при Правительстве РФ

В самом Финансовом университете при Правительстве РФ внедрение СЭД началось в 2009 году, а в 2014 году была проведена ее модернизация. С помощью системы университет решает такие задачи как регистрацию документов, централизованную рассылку, отслеживание маршрутов документов и контроль исполнения поручений.

Вадим Коровко, руководитель отдела бизнес приложений компании АББ, выступил с докладом об опыте организации ECM в собственной компании, включая обмен электронными документами с клиентами и поставщиками. В качестве одной из проблем он обозначил, что у компании оказалась не слишком большая база клиентов, готовых обмениваться электронными документами.

Коровко Вадим, Руководитель отдела бизнес приложений ABB

Независимый эксперт в области делопроизводства, кандидат ист. наук Елена Романченко в своем выступлении отметила, что время «классических СЭД» прошло, хотя они по-прежнему необходимы для структурирования значимой для организаций информации. В числе новых технологий и моделей работы с информацией она привела мобильность и удаленную работу с документами, создание единой информационной среды и интеграцию с другими офисными приложениями, оптимизацию рабочего пространства, персонализацию контента (формирование коллекций документов) и др.

Игроки рынка: тенденции и решения

Главный ECM-архитектор «Логика бизнеса» (ГК «АйТи») Олег Бейлезон в своем докладе представил данные опроса заказчиков, проведенного его компанией относительно наиболее актуальных для них решений в 2012-2013 гг. и 2013-2014 гг. Опрос показал, что подавляющее большинство респондентов наиболее актуальным для своей компании видит замену существующей СЭД на новое решение либо расширение ее функционала. Причем число респондентов с подобным ответов выросло за год на 10%.

Бейлезон Олег Михайлович, главный ECM-архитектор, «Логика бизнеса» (ГК «АйТи»)

В числе причин, по которым заказчики компании приходят к решению о замене СЭД, Олег Бейлезон называет проблемы с производительностью и недостаточность функционала, высокую стоимость развития и поддержку существующей системы, не современный дизайн, привязку к устаревшим программным и аппаратным платформам. Одной из причин является также закрытость кода платформы, из-за чего заказчик мало что может сделать своими силами, отметил он.

«Когда проблема одна, как правило, можно найти какое-то решение, но к замене люди приходят, когда проблем накапливается много. Одним из таких примеров является наш нынешний проект по миграции документооборота в Федеральной миграционной службе, который планируется завершить к концу года. Во многих ведомствах сейчас отдается приоритет системам с открытым кодом», - сказал Олег Бейлезон.

Менеджер по работе с корпоративными клиентами ABBYY Максим Терновых в своем докладе рассказал о возможностях использования решений потокового ввода данных в различных информационных системах, включая ECM. Он отметил, что использование таких решений актуально, если поток документации в компании составляет от 5 тыс. документов в месяц и выше, у компании насчитывается более 50 контрагентов и можно выделить не менее 20 типов различных документов.

Максим Терновых, Abbyy Россия

На вопрос из зала о цене подобных решений, Терновых ответил, что решения ABBYY в данной области могут стоить от нескольких сотен тысяч рублей до нескольких десятков миллионов и выше, но в подобных проектах «нужно отталкиваться, скорее, не от их стоимости, а от эффекта автоматизации, который обеспечит окупаемость решения».

Алексей Будин, генеральный директор ELMA, отметил, что замены одной СЭД на другую действительно имеют место быть. Основных причин, по его мнению, две.

«Первая - система была установлена давно и та логика, которая когда-то подходила – уже не подходит. Система должна уметь развиваться с компанией, адаптироваться к новым процессам. Если этого не происходит, рано или поздно она становится мала или неактуальна, сказал он. - Вторая – ошибка в выборе. Часто берут узкие системы, которые решают классические канцелярские задачи, а в итоге оказывается, что канцелярия компанию интересует в последний момент, нужны процессы. И приходит мысль о замене».

Будин также полагает, что наибольший спрос сейчас наблюдается на решения, которые вовлекают и организуют всю компанию.

«Документы ради документов уже в прошлом. Сейчас важны решения, которые помогают организовать процессы компании, выстроить процедуры оказания внешних и внутренних сервисов, привязать это результативности», - сказал генеральный директор ELMA.

Президент DocsVision Владимир Андреев в своем выступлении подчеркнул, что за последние несколько лет существенно расширился как спектр задач, решаемых с помощью СЭД, так и пользователей: если ранее их использовали в основном секретари и делопроизводители, то теперь в числе пользователей СЭД – рабочие группы, владельцы процессов, контрагенты, конечные исполнители и даже топ-менеджмент компаний.

Владимир Андреев, президент DocsVision

Новые классы задач, решаемые с помощью СЭД, включают ситуативное управление, групповые взаимодействия, процессное управление, предполагающее создание BPM в рамках интегрированной СЭД/ECM, а также юридически значимый документооборот – безбумажное взаимодействие с контрагентами.

Специалист по маркетингу мобильных приложений ЭОС Артем Андреев, в свою очередь, рассказал о роли мобильных решений при использовании СЭД. Он отметил, что на сегодня мобильные приложения стали неотъемлемой частью работы корпоративного сегмента и приобретаются как для руководства компаний, так и для обычных сотрудников.

Андреев Артем, ЭОС

У самой ЭОС на текущий момент существуют мобильные приложения под платформы iOS и Windows 7 и 8, а вскоре компания планирует выпустить приложения и для ОС Android. С помощью этих приложений можно вести управления деловыми процессами, осуществлять создание и контроль поручений, согласование и утверждение документов.

Гендиректор компании Conteq Алексей Семидетнов в своем выступлении рассказал о положении решений на базе MS SharePoint на российском рынке. Он отметил, что в исходном виде это решение для российского документооборота не подходит, поскольку в нем не решены большинство задач делопроизводства и специфика российского документооборота, а интерфейс рассчитан не на обычного пользователя, а на ИТ-специалистов. Решения на базе MS SharePoint, как правило, разрабатываются под индивидуальные запросы заказчиков либо приобретаются как «коробка» и дорабатываются, если речь идет о не очень больших компаниях.

Алексей Семидетнов, Генеральный директор Conteq

«Коробочное» решение DocSpace на базе MS SharePoint, по словам Семидетнова, чаще всего выбирают заказчики с количеством рабочих мест более 15, у которых в качестве инфраструктурных решений также используются решения Microsoft. При этом сопровождение и разработка нового функционала в некоторых случаях может осуществляться заказчиком самостоятельно.

По итогам выступления Алексея Семидетнова между участниками развернулась дискуссия, насколько целесообразно внедрять подобные решения из коробки. По мнению некоторых из них, при сравнительно низкой стоимости самой «коробки» зачастую требуются существенные дополнительные финансовые вложения, чтобы довести систему до соответствия требованиям компании.

Дмитрий Шмайлов, начальник отдела развития ECM решений и сопровождения продаж компании «Элар», в ходе выступления обозначил наиболее частые проблемы в управлении данными. К таковым в его компании относят сложности с поиском информации и документов, неопределенность организационных процессов, отсутствие возможности удобной коллективной работы и отслеживания перемещения информации в организации, дублирование информации. Также он представил разработанную компанией технологию корпоративного поиска информации, функционал которой появился и в ECM-платформе «Саперион». Дмитрий Шмайлов рассказал, что проект поисковых технологий был реализован компанией в Администрации президента РФ.

Дмитрий Шмайлов, начальник отдела развития ЕСМ решений и сопровождения продаж, корпорация ЭЛАР

Василий Бабинцев, директор по маркетингу Directum, представил результат опроса ИТ-директоров и руководителей-предметников крупных компаний, проведенного в августе 2014 года, относительно наиболее приоритетных для них параметров при выборе СЭД/ECM-системы. На первое место – 47% опрошенных - опрошенные ставят функционал продукта и его ориентированность на потребности бизнес-пользователей и бизнеса, за которыми следует его цена и удобство использования.

Бабинцев Василий, Directum

Также представитель Directum рассказал о тестировании геймификации в собственной компании для вовлечения и обучения пользователей работе в ECM-системе. В проекте приняли участие 456 сотрудников, 87% из которых сказали, что геймификация помогла им самостоятельно изучать систему, 63% отметили повышение личной эффективности.

На вопрос из зала о том, планирует ли компания отчуждать эту технологию и предлагать заказчикам Василий Бабинцев также сообщил, что в тестовом режиме она уже доступна в составе «коробки» заказчикам компании, и от нескольких заказчиков уже была получена обратная связь и отчетность.

Руководитель направления «1С» Надежда Меркурьева в числе тенденций на рынке СЭД/ECM выделила такие как рост потребности приближать результаты работы СЭД/ECM-систем к потребностям бизнеса и задачам конкретных подразделений, привлечение к принятию решений о внедрении функционала не только ИТ или топ-менеджмент, но и руководителей служб по каждой функциональной области, более частое вовлечение сотрудников в создание системы.

Меркурьева Надежда, руководитель направления, "1С"

Также Надежда рассказала об использовании собственной системы документооборота «1С» в своей компании, где в системе задействовано более 700 сотрудников.

Участие в конференции приняли около 100 человек со стороны заказчиков и поставщиков

Генеральный партнер

Партнеры

Темы конференции

В рамках конференции 7 октября 2014 года были затронуты следующие вопросы:

• Расклад сил на российском рынке СЭД/ECM: какие поставщики вызывают доверие?
• Особенности внедрения СЭД/ECM в госсекторе, финансовых компаниях, телекоме, торговле, машиностроении и других отраслях

• Больше чем СЭД: какие еще функции может взять на себя система?
• Электронный документооборот на мобильных устройствах: проблемы администрирования и безопасности
• Сдача электронной отчетности в государственные органы: обзор возможностей

• Перспективы EDI в России
• Внедрение электронной подписи: что сейчас и что будет дальше?

Докладчики

Лаврентьева Наталья	Гаврилов Евгений Валерьевич	Князева Татьяна
Заместитель главного редактора TAdviser	Руководитель департамента информационных технологий, "Концерн "Тракторные заводы (КТЗ МИГ)"	Руководитель проектов ИТ, Allianz (объединяет страховые компании РОСНО, Прогресс-Гарант и САК «Альянс»)

Семидетнов Алексей	Соловьев Владимир	Бейлезон Олег
Генеральный директор Conteq	директор по информационным технологиям, Финансовый университет при Правительстве РФ	главный ECM-архитектор, «Логика бизнеса» (ГК «АйТи»)

Меркурьева Надежда	Борн Александр	Карасев Павел
руководитель направления, "1С"	Начальник Департамента внедрения ИС, Региональные самолёты (ранее Гражданские самолеты Сухого)	ИТ-директор Chiesi Pharmaceuticals (Кьези Фармасьютикалс)

Худяев Владимир	Романченко Елена	Коровко Вадим
Начальник отдела инноваций, Управление ИКТ и связи, Администрация муниципального образования г. Краснодар	Независимый эксперт в области делопроизводства, канд. ист. наук.	Руководитель отдела бизнес приложений ABB

Андреев Артем	Бабинцев Василий	Шмайлов Дмитрий
главный специалист по маркетингу мобильных приложений ЭОС	директор по маркетингу DIRECTUM	начальник отдела развития ЕСМ решений и сопровождения продаж, Корпорация ЭЛАР

Андреев Владимир	Терновых Максим
президент ДоксВижн	менеджер по работе с корпоративными клиентами Abbyy Россия

Программа и презентации участников

Участники конференции

TAdviser СЭД и ECM DAY - это площадка для обмена мнениями между заказчиками и поставщиками. Конференция будет интересна представителям системных интеграторов, в том числе руководителям отделов внедрения систем, участникам проектных команд, маркетологам и другим.

Свое участие в конференции подтверждали:

Информационные партнеры

Информация о партнерах

Логика бизнеса

«Логика бизнеса» (ГК «АйТи») − инновационная компания, работающая на стыке управленческих и информационных технологий, использующая самые современные разработки и тренды ИТ-рынка.

«Логика бизнеса» разрабатывает одно из ведущих на российском рынке ECM-решений «Логика ECM» (ранее «БОСС-Референт»). Ведет масштабные проекты по созданию электронных хранилищ неструктурированной информации и управлению ею в государственных структурах, крупнейших российских нефтяных и телекоммуникационных компаниях, в других отраслях экономики.

ECM-система «Логика ECM» успешно используется сегодня как коммерческими компаниями различного масштаба, так и федеральными/региональными органами власти, среди которых: Федеральная налоговая служба РФ (крупнейшая система документооборота в России — более 120 тысяч пользователей), Федеральная служба государственной регистрации, кадастра и картографии РФ, компании МТС (крупнейшая корпоративная СЭД в России — более 25 тысяч пользователей), АФК «Система», Роснефть, Транснефть, Tele2, Федеральная миграционная служба, Аэрофлот, Альфа-Банк и многие другие.

Стратегические партнеры компании − Abbyy Россия, Alfresco, IBM, Red Hat.

Подробнее на сайте: http://ecm.blogic20.ru

ABBYY

Российская компания Abbyy Россия – ведущий мировой разработчик программного обеспечения и поставщик услуг в области распознавания и ввода документов, лингвистики и перевода. Более 30 миллионов пользователей и десятки тысяч организаций по всему миру используют решения ABBYY для автоматизации трудоемких процессов, экономя время и превращая информацию в полезные знания. На корпоративном рынке России ABBYY – признанный лидер в области потокового ввода документов и данных1.

За последние 2 года в России на базе решений ABBYY было реализовано более 60 крупных проектов. Заказчиками ABBYY являются российские и международные компании из банковской, страховой, энергетической, нефтегазовой, телекоммуникационной и других отраслей, а также из государственного сектора. Среди них: Сбербанк, Альфа-Банк, Райффайзенбанк, ВТБ, страховая компания Allianz, СК Согласие, «Транснефть», ОАО «МРСК Сибири», КЭС Холдинг, СИБУР, МТС, Tele-2, Федеральная налоговая служба России, ФГБУ «Федеральный центр тестирования» (ЕГЭ) и другие.

• По данным рейтинга CNews «Ведущие поставщики решений для потокового ввода данных на рынке России»

DocsVision

ООО «ДоксВижн» является разработчиком системы управления документами и бизнес-процессами Docsvision. Специалисты компании входят в состав отраслевых экспертных советов, и принимают участие в формировании стандартов электронного документооборота, в том числе и на государственном уровне. Помимо платформы Docsvision обеспечивает пользователям целую гамму различных мобильных решений, поддерживающих различные варианты использования системы в любом месте в любое время.

Продажи системы Docsvision осуществляются исключительно через партнерскую сеть компании, которая на сегодняшний день насчитывает порядка 100 партнеров в России и в других странах. Для удобства заказчиков платформа Docsvision локализована на нескольких языках. На сегодняшний день партнерами «ДоксВижн» реализовано более 1000 внедрений Docsvision на предприятиях и в организациях среднего и крупного бизнеса различной отраслевой принадлежности.