Артём Коротченко, ЦФТ: Без интеграции систем всю рутинную работу на «машину» не переложить
Центр Финансовых Технологий – российский финтех-провайдер, обеспечивающий доступ к передовым технологиям ведения бизнеса участникам финансовой индустрии. ЦФТ входит в TOП-5 крупнейших разработчиков ПО, действующих на российском рынке. Программные продукты и сервисы компании используют в своей деятельности банковские группы, крупные и средние банки, госкорпорации, крупнейшие российские ритейловые сети, организации государственного и социального управления, страховые компании и др.
Для успешной работы в высокотехнологичном секторе на стыке ИТ и финансов критически важно, чтобы процессы взаимодействия как внутри компании, так и с контрагентами осуществлялись чётко и оперативно, поэтому ЦФТ ещё в 2008 году в некоторых своих процессах стала использовать возможности платформы Docsvision.
ЦФТ – пример компании, которая, по мнению вендора, максимально эффективно реализует функциональные и интеграционные возможности внедренной платформы. Нюансами развития проекта поделился Артём Коротченко, руководитель отдела развития управленческого учета ГК ЦФТ.
Коротченко
Артём, для начала вопрос общего характера: как у вас происходит процесс развития системы?
Артём Коротченко: Платформа Docsvision сегодня – часть ИТ-инфраструктуры компании, на ней автоматизирован целый ряд процессов, связанных с поддержкой бизнеса. Соответственно при планировании мы опираемся на существующие и прогнозируемые потребности компании в автоматизации этих областей.
В планах всегда есть задачи технологического развития системы – это связано с постоянно растущим количеством объектов, автоматизированных процессов и пользователей. Работы ведём сразу по нескольким направлениям, задач всегда много. Очередность подключения новых процессов определяется из текущих приоритетов, планируемой длительности выполнения и готовности бизнеса. Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 
Главные движущие силы развития нашей системы – это сотрудники, которые генерируют идеи по улучшениям, топ-менеджмент, который понимает и ценит пользу цифровизации бизнес-процессов, и отличные специалисты, которые умеют такие проекты реализовывать
Расскажите о проекте. Что вам удалось автоматизировать?
Артём Коротченко: Начинали мы с типовых задач обработки корреспонденции и командировок. Сегодня на Docsvision, в интеграции с другими системами, автоматизировано порядка 15 различных контуров. Помимо классических задач документооборота, это процессы, связанные с закупками, контролем расходования средств, HR-деятельностью. Организован архив расходных финансовых документов, реализована внутрикорпоративная система электронного документооборота с использованием простой электронной подписи.
Специфика деятельности предприятия сказывается на настройке решений?
Артём Коротченко: Я бы сказал, что наша специфика – в наличии специализированных систем, с которыми необходимо делать интеграцию СЭД. Без этого не получится полноценно переложить всю рутинную работу на «машину». Если говорить про специфические автоматизированные бизнес-процессы, то, конечно, такие есть: работа с коммерческими предложениями для клиентов, внутренняя разработка ПО в ИТ-отделе, обработка официальных запросов клиентов на подключения к сервисам, работа с запросами госорганов и другое.
Одно из ключевых специализированных решений в рамках проекта – электронный архив финансовых документов. Для кого оно реализовано, насколько удобно?
Артём Коротченко: Потребность в нём возникла по двум причинам: во-первых, нужно было оперативно предоставлять документы в Федеральную налоговую службу, а при наших объемах это можно делать только в электронном виде. Кроме того, пару лет назад возникло требование описывать каждый отправляемый файл, если он не был оформлен через ЭДО по утвержденному формату.
Во-вторых, централизованное хранилище необходимо для оперативной работы, все же пересылать документы по электронной почте и хранить в папках – это неэффективно и небезопасно.
Самый заметный эффект получили бухгалтерские службы – для них решение значительно упростило подготовку и отправку отчётности в ответ на запросы контролирующих органов (ФНС) через СБИС. Плюс система регулярно сама проверяет наличие скан-копий документов в архиве, это экономит время и избавляет бухгалтера от «ручного» контроля за поступлением документов.
Решение успешно работает, уже есть идеи по улучшению, так что, думаю, в 2020 году эта функциональность получит развитие.
Выиграли и другие сотрудники, имеющие отношение к договорной деятельности – в конечном счете, эффективность отдельного процесса влияет на эффективность работы всей компании.
Как Вы уже отметили, проект отличается множеством интеграций ИТ-систем, доработок. Что вы считаете наиболее важным?
Артём Коротченко: Любая интеграция ИТ-систем – это для нас необходимость. Компания большая, бизнес-процессы не «живут» изолированно, сотрудникам нужно взаимодействовать и с производством, и с финансовыми службами, и со службами сопровождения и т.д.
Стараемся везде, где есть шанс, избавлять сотрудников от несвойственной им деятельности, а также доставлять информацию вовремя и в нужном объеме.
У вас, например, разработан специальный сайт для отпусков в компании – как это работает?
Артём Коротченко: Это, скорее, пример специализированного решения. Кадровые службы в больших компаниях знают, сколько времени требуется на учет отпусков в соответствии с законодательством. Работа осложняется и тем, что для трудовых отношений в РФ не предусмотрено подписание большинства документов ЭЦП (к счастью, ситуация улучшается и, надеюсь, через пару лет можно будет перейти на ЭДО по ТК). У нас в каждом подразделении своя специфика: где-то нужно на год вперед планировать отсутствия и замещения, а где-то люди работают на проектах – и у них ситуация может меняться из месяца в месяц. Сотрудники хотят иметь свободу выбора, а организация – планировать ресурсы и соблюдать трудовой кодекс.
Нам удалось найти баланс. Над проектом работали совместно финансовый блок, технические специалисты и руководители разных уровней. В системе организована работа по планированию, изменению графиков и предоставлению отпусков в точном соответствии с ТК РФ. Если сотруднику необходимо внести изменение в график, он может сделать это (по согласованию с руководителем) в течение нескольких минут, даже вне офиса. Всю работу по оформлению возьмет на себя программный комплекс. Система позволяет с учетом разделения прав доступа видеть отсутствия, поставляет информацию по отсутствиям и замещениям в другие ИТ-системы, а кадровой службе – вести учет документов. Решение реализовано в Docsvision на базе двух типов карточек – график отпуска и период отпуска.
Поделитесь масштабами проекта, какие отделы или сотрудники в наибольшей степени ощущают эффект от работы в Docsvision?
Артём Коротченко: Системой в той или иной степени пользуются все сотрудники компании, система доступна во всех офисах ЦФТ – они расположены в 12 регионах РФ и в ряде республик СНГ. Большинство коллег работают через web-клиент, где-то взаимодействуют через свое специализированное ПО (1С, ERP, сервис-деск). Web также доступен удаленно с использованием двухфакторной аутентификации.
Службы, для которых Docsvision – это основной инструмент, работают в Windows-клиенте, там удобнее оперировать различными реестрами. В базе данных сегодня сотни тысяч документов, больше 1.5 Тб.
Каков в целом эффект от использования настроенных решений?
Артём Коротченко: Сотрудники не выполняют несвойственную их позициям деятельность, увеличилась скорость поиска информации, повысился уровень информационной безопасности, возросла контролируемость процессов, появилась обоснованная статистика для дальнейшего улучшения процессов в компании.
Насколько система автоматизации документооборота является критичной для компании? Можно ли сегодня представить работу ЦФТ без неё?
Артём Коротченко: Очень сложно. Некоторые процессы адаптированы под условия работы строго в автоматизированной системе, и в СЭД происходит преобразование большого количества информации. Конечно, есть «план Б» на случай частичной или полной остановки, но отключение потребует привлечения огромного количества человеческих ресурсов, и компании придется отказаться от части полезных опций, которые сейчас воспринимаются как само собой разумеющееся.
Вы уже несколько лет развиваете проект самостоятельно, без привлечения партнёра. Насколько Docsvision как low-code платформа позволяет реализовывать задачи компании?
Артём Коротченко: Docsvision – гибкая, мощная платформа. С выходом каждой новой версии кажется, что теперь у нас есть все, что нужно для настройки без программирования. Всегда хочется что-то оптимизировать, сделать ближе к своей специфике – и мы можем себе это позволить. От некоторых фич, реализованных самостоятельно, мы со временем отказываемся, поскольку они появляются в типовом функционале. Придумываем новые! Это постоянный процесс.
Могу сказать, что 90% наших задач успешно решались в платформе без привлечения программистов. У нас никогда не было выделенных разработчиков для написания кода Docsvision.
К слову о разработчиках: расскажите о команде проекта? Сколько человек поддерживают систему?
Артём Коротченко: Развитием и поддержкой системы занимаются два инженера: взаимодействуют с функциональными заказчиками, выполняют весь цикл работ к запуску нового функционала, осуществляют прикладное администрирование и сопровождение пользователей.
Отмечу, что у нас в компании есть специалисты с разными компетенциями, и они находятся в постоянном взаимодействии. Поддержка оборудования, системное администрирование и администрирование баз данных выполняются отдельными службами в рамках более общих задач по поддержке ИТ-инфраструктуры ЦФТ.
Крупные проекты всегда имеют интересную и, местами, непростую историю. Расскажите, с какими сложностями приходилось столкнуться на этом долгом пути?
Артём Коротченко: Сложности возникали и будут возникать, но все решаемо. Помню, непростым был переход с версии Docsvision 4.5 на 5 в 2013 году. Менялась не только архитектура системы, но и ее идеология: всю функциональность нужно было адаптировать под новые условия. Естественно, были и ошибки, и недовольные пользователи, но этот этап удалось преодолеть – и результат стоил того. Мы получили более технологичную и удобную систему.
В какой-то момент с ростом размера базы данных мы столкнулись со стабильным падением быстродействия. Искать решение помогали специалисты разных направлений, в итоге мы внесли в инсталляцию ряд оптимизаций – и время реакции системы было восстановлено.
Знаете, самые сложные моменты – организационные. С интересным эффектом мы сталкиваемся, перекладывая всю работу по сопровождению правил и регламентов на workflow. Многих людей пугает, когда «машина» делает что-то непонятное для них. Чтобы исключить негатив, нужно вместе с заданием доносить до рядового пользователя всю необходимую информацию о процессе: лаконично, дружелюбно, понятно. Особенно это важно, когда регламент приходит «извне»: из другого подразделения или от вышестоящего руководства.
Вы уже упомянули, что регулярно обновляете свою систему, переходите на новые версии платформы – насколько считаете это необходимым?
Артём Коротченко: Считаю, это необходимо. У нас традиционно много задач, не все можно сделать сегодня, либо это время технических специалистов. В новых версиях вендор часто угадывает направления развития, поэтому после обновлений часть вопросов быстро разрешается. Идёт постоянное развитие технологий, с ними развиваются и прикладные платформы, так что «старые» версии могут в какой-то момент стать обузой для предприятия.
Если бы нужно было сегодня выбирать платформу для автоматизации – чем бы вы руководствовались в первую очередь, какими критериями?
Артём Коротченко:
- Простота для «обычных» пользователей. Возможность максимально кастомизировать интерфейс, сделать его нативным, особенно в случае нетипичных для сотрудника функций.
- Гибкость, скорость настройки без программирования.
- Распространенность используемых технологий. Да, это важно, в том числе потому, что на рынке труда в ИТ-сфере сейчас не хватает специалистов.
- Возможность работы с большими объемами данных.
- Хорошая техническая поддержка по продукту.
Что Вы порекомендовали бы коллегам из ИТ-департаментов, которым только предстоит внедрение СЭД/ECM?
Артём Коротченко: Поделюсь опытом, не претендуя на применимость этих рекомендаций для всех.
Проект должен поддерживаться теми, кто имеет достаточный «вес» в организации. Важно найти хороших людей: найти или обучить своих специалистов, привлечь партнера – выбор каждый делает сам. Кроме того, я бы не пытался на старте определить все цели, которые хочется достигнуть – со временем они покажутся неверными или слишком мелкими.
Лучше определить место системы в организации: какие области деятельности она автоматизирует, насколько сильно внедрение повлияет на деятельность предприятия, какую пользу хочется получить в результате, какие ключевые требования к системе в целом предъявляются пользователями и т.д.
Выделив несколько понятных задач первой очереди – сразу начинать их делать. Они, конечно, не должны быть слишком простыми (вроде «сложить все файлы из папок в одну базу»), но и не должны встречаться с большим количеством внутренних противоречий. Последнее случается, когда пытаются изменить давно устоявшиеся традиции работы сразу многих подразделений. После успешного решения 1-2 задач проект пойдет в гору.
