Бизнес-процессы «НТФФ «Полисан» автоматизированы на базе Docsvision

О компании

ООО «НТФФ «ПОЛИСАН» (г. Санкт-Петербург) разрабатывает и производит лекарственные препараты. Продукция реализуется на российском рынке, экспортируется в страны ближнего зарубежья и юго-восточной Азии. В компании работает порядка 1500 человек. «ПОЛИСАН» входит в топ-10 крупнейших российских производителей лекарственных средств и топ-3 компаний-экспортёров.

Ситуация

В 2005 производство было переведено на стандарт GMP (Good Manufacturing Practice), в связи с чем к обработке документации системы менеджмента качества (СМК) были предъявлены определенные правила. Кроме того, ведение документации на бумажных носителях с увеличением объёмов стало неудобным, выливалось в потери документов и времени на согласование. Возникла необходимость в автоматизации процесса обработки документов и создании единого электронного хранилища. Выбор системы Docsvision был обусловлен возможностью наиболее эффективной и удобной для конечного пользователя реализации. Проект продолжается несколько лет, за это время в контур автоматизации вошли ключевые внутренние процессы компании.

Факты о внедрении

• Docsvision 5
• Интеграция с «1С: Зарплата и управление персоналом»
• Интеграция с ERP-системой Infor

Этапы реализации проекта

Автоматизация документооборота СМК

2006 г. – реализовано управление документацией СМК на платформе Docsvision. Организовано единое хранилище документации СМК с возможностью просмотра всех внесенных изменений и замечаний на всех этапах согласования. Метавселенная ВДНХ 4.8 т

Сформирован реестр документов (с двумя уровнями группировки: по типу документа и по состоянию):

Обеспечена маршрутизация документа между участниками процесса, версионность документов, построение механизмов оперативного мониторинга жизненного цикла документа.

В результате этого этапа получен инструмент, благодаря которому значительно повысилось качество и эффективность работы сотрудников с документацией СМК, средняя длительность согласования сократилась с 2 недель до 1-2 дней, исключена возможность потери документов, решена проблема удаленности структурных подразделений, а руководителям дана возможность следить за качеством работы своих сотрудников. Повышен уровень контроля исполнительской дисциплины. После удачного внедрения в промышленную эксплуатацию блока управления документацией СМК автоматизация документооборота компании была продолжена.

Работа с корреспонденцией, договорами и организационно-распорядительной документацией

Сформирован реестр документации, реализованы регистрация и рассылка получателям входящей корреспонденции, регистрация и согласование исходящей корреспонденции, автоматическая нумерация документов.

Согласование договоров

Процесс оказался наиболее трудно поддающимся автоматизации.

• Сложности при начальной постановке задачи: как должна выглядеть карточка договора?

По итогам тестовой эксплуатации карточка была дополнена всеми необходимыми полями.

• Трудности при формировании списков согласующих лиц, в зависимости от различных факторов.

Был решён вопрос со списками согласующих для всех типов договоров, возможность вручную дополнить список.

• Задержки при отсутствии на рабочем месте участников процесса

Добавлены новые опции автоматической и ручной пролонгации.

• Человеческий фактор - сотрудники неохотно работали с системой.

Был выпущен Приказ генерального директора о согласовании в Docsvision. Cозданы отчёты по исполнительской дисциплине: первый показывает, какое количество циклов по каждому договору понадобилось инициатору на его согласование; второй - насколько согласующие лица укладываются в сроки согласования. В компании нормой согласования договора с момента поступления согласующему лицу задания является 2 дня.

• Сложности при наполнении справочника контрагентов - не было единого стандарта.

Проблема была решена путём синхронизации справочников контрагентов Docsvision и ERP-системы Infor, в которой этот справочник всегда в порядке.

Согласование приказов и распоряжений

Согласование приказов и локальных нормативных документов -- Рассылка исполнителям и заинтересованным лицам -- Контроль за исполнением

К этому моменту сотрудники уже окончательно привыкли к работе в Docsvision. Процедура согласования осталась прежней, но в модуле, помимо последовательного согласования, впервые реализовано и параллельное, и пользователи имеют возможность выбора.

После окончания согласования приказ или распоряжение рассылается в виде задания на исполнение исполнителям и в виде задания на ознакомление сотрудникам из списка получателей. Для каждого приказа формируются отчеты по исполнению и ознакомлению.

По окончании этого этапа автоматизации документооборота сотрудники компании начали ощущать все удобства системы, и в отдел АСУ стали поступать заявки от различных подразделений на автоматизацию их специфических процессов.

Счета на оплату

Создание счета из карточки договора -- Согласование -- Интеграция с системой Infor ERP LN

Автоматизация согласования счетов на оплату и выгрузка их в ERP-систему Infor. В карточку договора добавлена функция создания карточки счета на оплату, прописаны маршруты согласования, в зависимости от подразделения инициатора и статей бюджета. Реализован шлюз между Docsvision и ERP-системой.

Реализация этого модуля значительно облегчила работу финансово-экономической службы:

• контроль финансовой дисциплины в части своевременности оплаты,
• сокращение затрат на проверку соблюдения организационно-регламентирующих мероприятий при согласовании счетов,
• облегчение контроля исполнительской дисциплины, исключение потери счетов,
• своевременное поступление информации об оплате инициатору.

Согласование внутренней документации

Универсальный инструмент согласования для любых внутренних документов, для которых нет отдельного модуля (служебные записки, модули отдела рекламы и др.). Возможен выбор типа согласования (последовательное/параллельное), создания приложений к документу и модификации действующего документа.

Интеграция с другими системами

Интеграция с «1С: Зарплата и управление персоналом» реализована в разрезе договоров подряда с физическими лицами, что значительно облегчило работу бухгалтерии и отдела персонала.

Заявки в отдел снабжения (интеграция с Infor ERP LN)

Согласование должностных инструкций

Заявки на покупку авиа и ж/д билетов

Согласование нарядов (на проведение тематических лекций методологами и лекторами)

Заявки на корректировку бюджетов подразделений

Рассылка документации по валютному контролю

Результаты проекта внедрения СЭД Docsvision

• Грамотная организация ведения документации по управлению качеством на платформе Docsvision позволяет ежегодно успешно проходить аудиты качества, что помогает заключать выгодные соглашения с крупными зарубежными компаниями;

• Повысилось качество работы сотрудников с документацией;

• Хранение документации компании в единой информационной базе и грамотное разграничение прав доступа к ней значительно уменьшили риск несанкционированного доступа и утечки информации;

• Экономия ресурсов (отпала необходимость в доставке документов курьерами между удаленными структурными подразделениями, экономия бумаги).

Отзыв

Коноплев Евгений Андреевич, инженер по АСУП, рассказывает:

«Системой электронного документооборота на базе Docsvision сотрудники компании «Полисан» пользуются уже много лет, и она стала для нас незаменимым инструментом для гладкого и успешного прохождения ряда ключевых внутренних коммуникаций, облегчения задач различных групп пользователей - это видно даже по количеству автоматизированных на сегодня процессов. Благодаря системе у нас не только полный порядок с документацией, мы стараемся использовать все её возможности на все 100%, и довольны тем, насколько эффект оправдывает себя и в плане управления предприятием, контроля. Ничто не стоит на месте, Docsvision развивается, появляется новый функционал, и мы планируем развивать проект дальше».