Электронный документооборот Этлас в СРО «Союзинжстрой»

11 ноября 2015 года. Компания "Этлас-Софт" сообщила^[1] о внедрении электронного документооборота Этлас в СРО «Союзинжстрой».

Выбор решения

К началу 2015-го года была сформулирована задача выбора и внедрения системы электронного документооборота с полнофункциональным электронным архивом, который поможет сделать прозрачной работу с документами всех членов организации.

Проведя анализ самых популярных систем электронного документооборота руководство остановило свой выбор на решении Этлас. Одним из критериев выбора системы было наличие возможности самостоятельно и в короткие сроки перейти от тестирования системы к промышленной эксплуатации. Кроме того, важным фактором была высокая производительность, простота и гибкость настройки системы.

Цели и задачи

Внедряемая система должна была решать следующие основные задачи:

• наладить быстрое и надежное взаимодействие по обмену документами между СРО и ее членами.
• создание единого архива документов всей организации с возможность доступа к нему в любое время и из любого места.
• необходимость учета и хранения значительного объема документов;
• повышение оперативности получения и обработки информации;
• усиление контроля сроков прохождения документов;
• сокращение сроков обработки поручений руководства за счет постоянного контроля их исполнения

По требованию заказчика система должна была обеспечить следующие возможности:

• автоматизацию полного жизненного цикла документа;
• организацию коллективной работы с документами, в том числе и удаленную;
• работу с проектами документов в электронном виде (создание, визирование, подписание);
• регистрацию полученных по электронной почте документов в автоматизированном режиме;
• применение различных шаблонов регистрации документов;
• наложение резолюций, контроль исполнения, написание и просмотр отчетов по резолюциям;
• пересылку между членами СРО документов для исполнения по заданным маршрутам;
• быстрый поиск документов по всем реквизитам, возможность использования и сохранения сложных поисковых запросов, поиск по содержанию документов;
• рассылку оповещений и уведомлений членам СРО;
• поддержка версионности документов;

Ход проекта

На этапе развертывания системы на территории Заказчика IT Специалисты СРО своими силами прекрасно справились с формированием структуры архива, создали и заполнили все необходимые справочники, сформировали группы пользователей и установили права доступа этим группам к различным сегментам архива документов. Также был настроен ряд стандартных бизнес-процессов обработки и создания документов.

Результат

По завершению реализации проекта организация заказчика успешно решила все поставленные задачи, а также получила гибкую платформу, на которой в дальнейшем сможет самостоятельно или с помощью специалистов Этлас-Софт развивать и расширять функциональность системы.

Примечания