Мостинжсервис (Расширение использования функционала системы Vitro-CAD)

2017: Расширение использования функционала системы Vitro-CAD

С февраля по август 2017 года продолжились работы по расширению использования функционала системы Vitro-CAD в компании «Мостинжсервис».

Были поставлены следующие цели:

• сократить сроки выпуска проектно-сметной документации,
• повысить качество технологической и проектно-конструкторской документации в части согласования ПСД, делопроизводства и управления договорной деятельностью.

В ходе реализации проекта были решены следующие задачи:

• Выполнены основные задачи по созданию и хранению различных типов электронных документов,
• Предоставлена возможность гибкого управления версиями и статусами документов, автоматического заполнения мета-данных документов, построения иерархической структуры документов т.п.
• Автоматизированы действия по обработке документов и их автоматическому распределению в соответствии с бизнес-процессами предприятия.
• Реализована возможность контроля маршрута документов с фиксацией времени рассмотрения, возможностью привлечения дополнительных исполнителей и назначения заместителей, возможностью отправки задачи на повторное рассмотрение с уведомлением на корпоративную электронную почту организации, формированию различных отчетов и т.д.
• Автоматическое форматирование шифров проектной и рабочей документации, основываясь на структуре папок проекта.
• Создание шаблонов структур проектов и текстовых документов и т.д.

Результаты проекта:

• Обеспечение базиса для формирования единой информационной среды для автоматизации процесса обработки проектно-сметной документации на всех этапах проектов – от проектирования до сдачи в эксплуатацию.
• Сокращение сроков и трудозатрат проектирования.
• Обеспечение оперативного доступа специалистов всех уровней к актуальной информации архива проектно-сметной документации с возможностью быстрого поиска.
• Установление регламентов работы с документами и сокращение времени на получение замечаний от специалистов разных уровней и профиля.
• Полный контроль над сроками, состоянием и движением документов, а также над исполнительской дисциплиной.
• Уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала и сведение к нулю потерь, вызванных ручной обработкой бумажных документов.
• Обеспечение эффективной работы с проектно-сметной документацией в условиях территориально-распределенной структуры Компании.
• Исключение рисков, связанных с порчей и утерей бумажных экземпляров документов.
• Сокращение издержек на печать, непроизводственные затраты и время реакции на изменения в документации;

Пользователи системы прошли курс обучения и получили соответствующие инструкции, что позволило им приступить к работе с системой сразу после начала ее использования.

Планирование и контроль исполнения планов по проектам

Следующим этапом проекта стало внедрение модуля Vitro Planner, предназначенного для планирования и контроля исполнения планов по проектам.Ведется работа, чтобы реализовать следующие задачи:

• Выдача заданий смежным специальностям и декомпозиция задач до исполнителей.
• Контроль над срывами сроков проекта, указанных в договоре с Заказчиком.
• Напоминания и оповещения о сроках начала и окончания работ по плану.
• Текущая информация о ситуации на проекте в одной таблице в режиме on-line.
• Показ виновников и причин задержек в процессе разработки.
• Доступ к информации с любого места в любое время и простота использования.