«Дзержинская управляющая компания» автоматизировала производственный учет

2023: Автоматизация производственного учета

21 июля 2023 года представители компании «Лаборатория разработок» поделились с TAdviser кейсом по автоматизации производственного учета управляющей компании, итогом которого, по отзыву заказчика, стало повышение скорости работ по всем направлениям в 4-5 раз и полная окупаемость вложений.

Компания «Лаборатория разработок» по заказу ООО «Дзержинская управляющая компания» (Нижегородская область) внедрила единую платформу для бесшовной автоматизации всех бизнес-процессов: от приема заявок от жителей до отправки отчетов в ГИС ЖКХ. В результате работа всех отделов компании ускорились в 4 раза, количество ошибок, возникающих из-за влияния человеческого фактора, уменьшилось на 80%. Как результат — жильцы домов стали получать услуги вовремя, недовольство начало спадать.

В списке обязательств управляющей компании — ремонтировать дома, поддерживать чистоту в подъездах и на придомовой территории, обеспечивать пожарную безопасность, проводить техобслуживание лифтов по графику, менять лампочки на этажах и т.д. При этом следить за разумным использованием бюджета и вовремя отчитываться перед жильцами и надзорными организациями.

Чтобы делать все это по графику и качественно, нужны современные программы учета. На июль 2023 года сфера ЖКХ в России — до сих пор одна из самых «нецифровизированных». Многие задачи все еще выполняются «на коленке» — с помощью Excel и другого стандартного («коробочного») ПО. А это порождает целый список сложностей и проблем.

Предпосылки проекта

Вот с какими жалобами в «Лабораторию разработок» в 2022 году обратилась «Дзержинская управляющая компания» (Нижегородская область).

• Ошибки, которые возникают из-за влияния человеческого фактора. Например: из-за путаницы в документах сделали ремонт в одном подъезде дважды за год, а соседний остался без ремонта вообще.
• Медленное выполнение задач, постоянные просрочки даже по плановым работам. Например: в месяц от жильцов средней девятиэтажки поступает до 1000 заявок, но обработать и систематизировать их, а поэтому выполнить — практически нереально.
• Трудности с планированием и соблюдением бюджета. Например: во многих УК используется устаревшая система управленческого учета, в которой нет механизмов планирования и контроля, расчета бюджетов домов.
• Потеря значительного объема информации по заявкам от жильцов, путаница в заявках. Например: жильцы оставляют заявки по телефону, через сайты, мессенджеры или приложения. Но выполняться они будут «когда-нибудь» — и то если не потеряются.
• Большие трудо- и времязатраты на обработку данных. Например: приходится вручную дважды вводить одни и те же документы в разные программы, чтобы они отражались в бухгалтерском и управленческом (подомовом) учете. Выполнение такой работы по ЖК из 200 домов — это месяц непрерывной работы одного сотрудника.
• Потеря данных из-за устаревшего ПО. Например: многие программы, которым пользуются сотрудники, уже сняты с поддержки разработчиком, поэтому при сбоях в работе данные теряются навсегда. К тому же из-за того, что программы не интегрируются друг с другом, учет получается разрозненным.
• Постоянно растущие расходы на устранение аварий вместо их анализа и поиска причин. Например: за последние три месяца в подъездах дома перегорели 100 лампочек. Но УК не может отследить замены лампочек и продолжает тратить деньги на их закупку — вместо того, чтобы понять, почему они так быстро перегорают.
• Внушительные штрафы из-за не вовремя сданных или некорректных отчетов. Например: не вовремя сданный отчет в ГИС ЖКХ — это штраф в 250000 рублей. При годовом бюджете средней многоэтажки в 1000000 рублей — это целых 25%.
• Уход клиентов (домов и ЖК) из-за некачественного, но при этом дорогого обслуживания. Например: конкуренция в отрасли очень высокая. Только в Дзержинске (население всего 230 000 человек) зарегистрировано 38 управляющих компаний.

По сути, эти проблемы — общие для большинства управляющих компаний в России, которые требуют цифрового решения.Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга 2 т

Под управлением этой УК больше 200 многоквартирных жилых домов, общая жилплощадь составляет около 1,3 млн. кв. м. При этом средний возраст зданий — от 30 до 70 лет. То есть в основном это старый жилфонд с высокой степенью износа, а значит — им очень нужен регулярный ремонт.

Однако сотрудники ДУК столкнулись с тем, что качественно выполнять эти обязательства очень трудно. Бюджет буквально утекал сквозь пальцы, а раздраженные жильцы обрывали телефон с вопросами по своим заявкам и грозились уйти к другой управляющей компании. Казалось — провал неминуем.

В результате «внутреннего расследования» главной причиной оказалось неэффективное устаревшее программное обеспечение, которое тормозило большинство процессов.

Первой мыслью было заменить старые программы современным готовым решением — пойти в магазин, купить красивые «коробочки» и установить их. Хорошо, что мы не успели это сделать — ребята из "Лаборатории разработок" объяснили, что это "костыли", которые в итоге обойдутся нам еще дороже, чем индивидуальная разработка. рассказал Александр Марков, консультант-эксперт по работе с управляющими компаниями

И вот почему:

• «коробочные» программы плохо интегрируются между собой — настроить бесшовные процессы с готовыми программами не получится. А это значит, что снова придется дважды вносить одни и те же документы в разные программы; принимать риск потери или искажения данных.
• все равно потребуется персонализированная доработка — в итоге стоимость такого решения окажется дороже, чем индивидуальный проект.
• готовые мобильные приложения, которые сейчас так популярны у управляющих компаний — это красивое и удобное решение для жителей, но вот для УК это не функциональная система. Заявки собираются (даже можно отправить фото разбитого окна в подъезде или гору мусора во дворе), но нормально зафиксировать их и отреагировать у УК нет возможности. Проблемы решаются «когда-нибудь».

Запрос ДУК на поиск решения звучал так: нужен современный единый цифровой «посредник» между жителями и управляющей компанией, который ускорит и упростит процессы:

• учета и исполнения заявок,
• ведения подомового учета,
• анализа и формирования отчетности.

И как следствие — с одной стороны снизит риск отказа домов от услуг УК, а с другой — «спасет» от штрафов надзорных органов.

Трудности перед управляющей компанией возникли действительно серьезные, поэтому команда Лаборатории разработок предложила поэтапную работу, которая постепенно решила поставленные задачи.

Этапы проекта

Всю работу можно разделить на 4 больших этапа:

• Аналитика и консалтинг. На этом этапе все бизнес-процессы ДУК разложили по полочкам, собрали жалобы и пожелания сотрудников, затем определили оптимальную методологию ведения учета данных. Все эти работы провели с учетом специфики и «подводных камней» сферы ЖКХ.
• Разработка. Здесь первым делом определили инструменты автоматизации — базовое ПО, на основе которого создается проект. Им стали два продукта, которые успешно используются в сфере ЖКХ:
  • 1С:Учет в УК ЖКХ, ТСЖ и ЖСК 3.0 — обеспечивает интеграцию подомового и бухгалтерского учета в единую систему. Здесь отражаются и анализируются все доходы и расходы, взаиморасчеты с подрядчиками, формируются финансовые отчеты для контролирующих органов.
  • 1С: ТОИР 2 КОРП 2.0 — отвечает за управление ремонтом жилья и техническими активами управляющей компании (в т.ч. управление бюджетом, выделенным на ремонт). Все заявки, планы на ремонт, учет оборудования и техники отражаются и автоматизируются здесь. При этом подрядчики могут сами ставить отметки о том, что провели работы — для этого им выдается специальный доступ.
  • АСУ АДС — собственная разработка. Позволила заменить устаревшую систему, которой пользовался клиент.

Персонализация процесса разработки включала создание специальных отчетных форм (дашбордов, таблиц). Они помогают отслеживать, как идут работы, которые выполняют подрядчики, а также как поступают и исполняются заявки от жильцов. А главное — позволяют провести аналитику по причинам частого ремонта и уйти от режима «реагировать на заявки» в режим «предвидеть то, что в течение года потребует ремонта и внимания».

Возможно, кому-то программы, созданные на базе 1С, кажутся "серенькими" и скучными. Но когда стоит вопрос потери клиентов и денег, то главным фактором при выборе все же становится возможность объединять и быстро анализировать данные в одной системе. Программное обеспечение 1С как раз такое — без красивых "картинок", но с оптимальной функциональностью. Нам нужно было устранить функциональные разрывы в цепочке бизнес-процессов "прием заявок-планирование работ-контроль исполнения-отчетность" и добавить возможность быстрой аналитики. При этом нужно было "сшить" несколько разных решений в одно так, чтобы сотрудникам стало легче в рутинных задачах. Считаю, у нас получилось — мы создали понятный единый продукт и довольно быстро обучили ему работников УК. поведал Михаил Салащенко, директор компании «Лаборатория разработок»

Чтобы внедрить решение специально для «Дзержинской управляющей компании», в «Лаборатории разработок» сформировали рабочую группу из 7 специалистов, в которую вошли: руководитель, два консультанта-аналитика, три разработчика ПО, системный администратор.

• Реализация. Разработка программного обеспечения и внедрение заняли три месяца. Так получилось решить сразу две задачи:
  • Анализировать внедрение отдельных функций и сразу улучшать их, если обнаруживались ошибки или возникали пожелания по доработке от клиента. Это намного быстрее и проще, чем переделывать всю программу после сдачи проекта.
  • Помочь сотрудникам адаптироваться и обучить их работе в обновленной системе.

Уже после первого этапа внедрения мы заметили, что процессы ускорились, а учитывать и анализировать данные стало удобнее. Отслеживание задач в системе у нас сократилось в 2-3 раза. Намного меньше стало и переносов сроков при проведении важных работ. Пообещали через 3 месяца заменить канализационные трубы — так и сделали. И клиент видит, что УК держит свое слово. При этом с программой справились (не без помощи, конечно, в том числе психологической) даже самые возрастные наши сотрудницы. Ни для кого ведь не секрет, что в сфере ЖКХ большинство тружениц канцелярий — дамы в статусе "бабушка", которые нередко в штыки принимают всякие цифровые нововведения. сообщил Александр Марков, эксперт по работе с управляющими компаниями

• Поддержка. Установка всех компонентов новых программ — еще не конец работы. Ведь и после внедрения могут появиться мелкие ошибки или пожелания по доработке ПО от клиента. Закономерно, что когда благодаря обновленному ПО освобождаются ресурсы (время, сотрудники), то возникают задачи и цели — для них тоже нужны свои программные решения. Часть работ выполняется бесплатно (устранение «багов», мелкие доработки уже существующих отчетов), а остальные — по подписке. На июль 2023 года на очереди второй этап цифровизации для управляющей компании, который поможет автоматизировать работы сразу в нескольких жилых комплексах, охватывающих до 600 многоквартирных домов.

Результаты

Результатом работы стало внедрение бесшовной цифровой платформы, которая значительно оптимизировала запутанные процессы ДУК. Как следствие — практически сразу улучшились экономические и социальные показатели управляющей компании.

• 100% заявок стали обрабатываться и выполняться. Обновленная система учета позволила не терять эти данные «на входе».
• Около 40% трудовых ресурсов освободилось для решения более интересных и прибыльных задач. Например, появилась возможность развивать услугу — внутриквартирные ремонты.
• в 5 раз увеличилась скорость получения оперативной отчетности. Онлайн-табло с аналитическими данными позволяет следить за процессами в режиме реального времени.
• На 80% меньше стало влияние человеческого фактора на все бизнес-процессы. Практически исчезли ошибки, которые появляются по вине сотрудников.
• В 2 раза повысилась производительность плановых отделов. Онлайн-отслеживание всего цикла работы с заявками позволила составлять реалистичный график для всех работ.
• На 90% выросла скорость принятия решений. Появилась возможность в режиме реального времени отслеживать «красные зоны», которые требуют немедленного вмешательства.
• В 4 раза быстрее стала обработка данных. Это стало возможным благодаря сквозной системе учета данных и интеграции данных в надстройки финансового учета.

Эти плюсы нашли отражение и в отзывах довольных сотрудников «Дзержинской управляющей компании».

Наш путь по доработке стандартных решений был труден, но мы были готовы приложить максимум усилий в этот период, чтобы в итоге получить то решение, которое будет для нас подходящим. рассказала Ирина Соснова, финансовый директор ООО «Дзержинская Управляющая компания»

Кроме этого клиент получил социальный эффект. Улучшились отношения с жильцами благодаря тому, что работы стали выполняться качественно и вовремя, а отчетность стала доступной и прозрачной. Довольные владельцы квартир больше не грозятся уйти в другую управляющую компанию или организовать ТСЖ. А это значит, что за доходы УК теперь может не переживать. И это при том, что на данный момент жильцы лишь частично могут оценить все плюсы от перемен в работе управляющей компании. Окончательные (и самые впечатляющие) результаты цифровизации еще впереди — владельцы квартир увидят в течение года после завершения проекта цифровизации.

На июль 2023 года на очереди второй этап цифровизации, который поможет автоматизировать работы сразу в нескольких жилых комплексах, охватывающих до 600 многоквартирных домов.