«Гленмарк Импэкс» сократил трудоёмкость рутинных операций на 90%

2020: Сокращение трудоёмкости рутинных операций на 90%

3 декабря 2020 года компания «Гленмарк Импэкс» сообщила, что за 2 месяца внедрения Directum RX удалось на 90% сократить трудоемкость выполнения отдельных операций.

Цели и задачи проекта

Как пояснялось, деятельность компании связана с обработкой большого объема договорной документации. С ростом клиентской базы бумажный документооборот стал слишком трудозатратным и неэффективным. В 2017 году руководство «Гленмарк Импэкс» решило перейти на электронный документооборот с помощью Directum RX.

На первом этапе внедрения были поставлены две основные задачи:

• сократить сроки согласования контрагентов, договоров, платежей и закупочной

документации;

• оптимизировать уровень контроля и прозрачности согласования документов.

Следующими на очереди были задачи по управлению доверенностями. В «Гленмарк Импэкс» доверенности выдаются не только авторизованным сотрудникам. Например, выдать права на получение груза или документов можно курьеру или контрагенту. Необходимо было создать единую базу доверенностей с быстрым поиском, возможностью создания из шаблонов и напоминаниями о завершении срока действия документа. А также:

• гибко согласовывать доверенность исходя из её типа;
• минимизировать количество документов через выдачу одной доверенности на несколько лиц;
• защитить персональные данные доверенных лиц.

На третьем этапе основной задачей стала цифровизация работы с технологической документацией на медицинские препараты: начиная от официального GMP-сертификата до внутренних документов (черновиков макетов упаковок, инструкций к препаратам). Нужно было:

• ускорить поиск документов;
• создать механизм для более гибкого согласования по параметрам;
• разработать специальные условия и роль для предварительного согласования;
• перенести исторические данные о препаратах из файловой системы.

Участникам согласования и оценки контрагентов достаточно ввести показатели юридической и финансовой благонадежности контрагента, а Directum RX по заданной формуле автоматически рассчитает итоговую оценку. Также система отслеживает срок действия проверки одобренных компаний и заблаговременно напоминает о необходимости провести повторную оценку. Благодаря автоматизации процесса минимизированы налоговые и кредитно-финансовые риски.Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга

Система Directum RX поддерживает два маршрута согласования закупочной документации — состав согласующих определяется в зависимости от необходимости проведения тендера. Если тендер не проводится, документация согласуется по сокращенному маршруту. При проведении тендера комитет анализирует предложения, выставляет оценки поставщику и проводит голосование прямо в системе.

Пример результата голосования тендерного комитета

За счет цифровизации ускорилось проведение закупочных процедур и оценка поставщика, упростилась подготовка конкурсной документации.

При старте согласования договоров и дополнительных соглашений Directum RX автоматически проверяет комплектность пакета договорной документации. Любой документ можно выгрузить в формате PDF. А для удобного поиска электронного документа по бумажному экземпляру используется штрихкодирование.

При работе с входящими счетами заполняется плановая дата платежа — это помогает избежать задержек по оплате. Бухгалтер проверяет правильность оформления и отправляет счет на оплату на согласование и подписание руководителю. Теперь проверка и согласования счетов проходят быстрее и автоматически контролируются на соответствие правилам организации. Все счета хранятся в едином архиве, благодаря чему упростился и ускорился поиск счетов и отчетов по ним.

Работа с доверенностями полностью переведена в электронный вид. Для уменьшения количества документов в карточке доверенности есть возможность указать несколько доверенных лиц.

Табличная часть карточки доверенности

Для сохранения конфиденциальности блок паспортных данных доступен только специалистам юридического отдела. Система сама контролирует сроки действия доверенности и отправляет уведомление ответственному сотруднику за 10 календарных дней до, а также в день истечения её срока.

Все действия, необходимые для работы с документацией по препаратам, собраны на обложке специально разработанного модуля.

Учет препаратов

Из карточки препарата можно получить доступ ко всем связанным документам, срокам годности, инструкциям и макетам, регистрационному удостоверению (РУ) и правилам GMP, обеспечивающим соблюдение требований разработки и регистрации препарата.

Из карточки препарата можно получить доступ ко всем связанным документам

Сроки действия GMP и РУ критичны, поэтому система автоматически присылает ответственному сотруднику уведомление о скором окончании периода действия документов.

Если для документа требуется предварительное согласование с ограниченным количеством участников, инициатору достаточно поставить галочку в карточке документа, и система подберет короткий регламент.

Все доверенности хранятся в централизованном архиве, количество документов минимизировано, а персональные данные доверенных лиц доступны узкому кругу авторизованных пользователей. Процесс был оптимизирован:

• средняя длительность согласования доверенности сократилась на 30%;
• создание и изменение доверенности происходит на 90% быстрее.

Благодаря единой системе хранения информации по препаратам, инструкциям, макетам, РУ и GMP удалось оптимизировать прозрачность процесса согласования:

• средняя длительность сократилась на 30%:
• поиск полного пакета документов ускорился на 30%.

Постепенно все процессы компании переходят в электронный вид. В ближайших планах руководства компании настроить обмен документацией с контрагентами с помощью сервисов юридически значимого документооборота и внедрить модуль по управлению промо-материалами.

2018

Завершение проекта по внедрению облачного решения DirectumRX

9 ноября 2018 года компания DIRECTUM сообщила, что российское подразделение компании Glenmark - компания «Гленмарк Импэкс» автоматизировала бизнес-процесс, включающий комплекс кросс-функциональных процедур, в том числе оценку контрагентов, согласование закупочной документации, договорных документов и счетов на оплату.

Деятельность компании «Гленмарк Импэкс» связана с обработкой большого объема договорной документации, и с ростом клиентской базы бумажный документооборот стал слишком трудозатратным и неэффективным. Руководство компании приняло решение о внедрении системы электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу DirectumRX – система быстро развертывается, легко масштабируется и имеет простой интерфейс.

При переходе на электронный документооборот были поставлены две основные задачи:

• сократить сроки согласования контрагентов, договоров, платежей и закупочной документации;
• повысить уровень контроля и прозрачности процессов согласования документов.

Специалисты DIRECTUM автоматизировали несколько процессов с учетом требований компании:

1. Согласование и оценка контрагентов. Участники согласования вводят показатели юридической и финансовой благонадежности контрагента, а DirectumRX по заданной формуле автоматически рассчитывает его итоговую оценку. Система отслеживает срок действия проверки одобренных контрагентов и заблаговременно напоминает о сроке проведения повторной оценки. Благодаря автоматизации процесса компания «Гленмарк» минимизировала налоговые и кредитно-финансовые риски.
2. Согласование закупочной документации и проведения тендера. Система DirectumRX поддерживает два маршрута согласования закупочной документации – состав согласующих определяется в зависимости от того, будет проводиться тендер или нет. При проведении тендера тендерный комитет проводит анализ предложения, выставляет оценки поставщику и проводит голосование прямо в системе. За счет автоматизации ускорилось проведение закупочных процедур и оценка поставщика, стал проще процесс подготовки конкурсной документации.
3. Согласование договоров и дополнительных соглашений. При инициировании процесса согласования DirectumRX автоматически проверяет комплектность пакета договорных документов. Любой документ можно выгрузить в формате PDF, а чтобы легко найти электронный документ по бумажному экземпляру, используется штрихкодирование. Сканер считывает штрихкод, и по идентифицированным данным система сама находит электронный документ.
4. Согласование счетов на оплату. После того, как бухгалтер проверил правильность оформления, счет отправляется на согласование и подписание руководителю. При работе со входящими счетами заполняется плановая дата выполнения платежа, это помогает избежать задержек по оплате. Процессы проверки и согласования счетов проводятся быстрее и автоматически контролируются на соответствие правилам организации.

Для удобного поиска счетов и отчетов по счетам сформирован единый архив, что также экономит рабочее время сотрудников.

«Предметная область автоматизации данного процесса была качественно исследована на старте проекта, в ходе работ все пожелания к системе были обработаны и реализованы командой внедрения. В результате мы получили продукт, упрощающий решение повседневных задач при работе с электронными документами на всех стадиях взаимоотношений с партнерами. Более того, DirectumRX стал платформой для дальнейшей автоматизации других процессов в нашей компании. Интуитивно понятный интерфейс, встроенная интеграция с продуктами MS Office, продуманная справочная подсистема помогли сотрудникам быстро обучиться и адаптироваться для работы в системе». Дмитрий Шведов, ИТ-директор «Гленмарк» в России

Работы по проекту

Реализован проект на базе системы DirectumRX. Подрядчик - Directum.