"Альфа Лаваль" выбрала кадровую систему от UCMS Group. Опыт и результаты внедрения

Основной причиной перехода «Альфа Лаваль» на новую HRM-систему стал так называемый человеческий фактор. До автоматизации качество учета кадровых данных во многом зависело от квалификации занятых в этом процессе сотрудников, их доступности и оперативности, что было крайне невыгодно с точки зрения рациональности использования ресурсов компании.

Человеческий фактор

Долгое время компания использовала корпоративную систему кадрового учета, реализованную на популярной платформе IBM Lotus Notes. Фактически это был набор простых форм широкого профиля, на базе которых чрезвычайно трудно выстраивать логику функционирования кадрового департамента и осуществлять автопроверку данных о персонале. Основную часть работы выполняли вручную пользователи, которые хотя и являются высококвалифицированными специалистами, все же могли допустить ошибку. Кроме того, эти сотрудники иногда и просто отсутствовали на рабочем месте по разным причинам, что приводило к задержкам и сопутствующим проблемам.

Пример

Для расчета зарплаты на производственном предприятии ежемесячно каждый ответственный табельщик создавал в Excel файл и вносил в него данные за месяц обо всех закрепленных за ним сотрудниках. Затем табельщики отправляли свои сведения специалисту, который обрабатывал и перепроверял их путем сложных расчетов. Результат этих действий использовался, с одной стороны, для начисления зарплаты, с другой - для калькуляции себестоимости выпущенной продукции с помощью ERP-системы Scala.

Еще одной трудностью для кадровиков было отсутствие оперативного доступа к необходимым данным: документы компании хранились в разнородных приложениях или просто на файловых серверах, и требовалось дополнительное время на их поиск. Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга 2.1 т

Из-за неэффективно выстроенных процессов ввода и обработки информации скорость выполнения кадровых операций была низкой, отсутствовала возможность получения консолидированных данных о работе службы персонала. И наконец, программное обеспечение, используемое в HR-департаменте, не было интегрировано с корпоративной системой класса ERP.

Новые требования

Летом 2008 г. «Альфа Лаваль» объявила тендер на поставку и внедрение новой автоматизированной системы управления кадровыми процессами, в котором приняли участие практически все ведущие поставщики подобных продуктов на российском рынке.

Вместе со специалистами ИТ-департамента сотрудники HR-отдела провели оценку предложений, основываясь на опыте внедрения систем на подобных предприятиях, функциональности программного обеспечения и стоимости проекта. К системе предъявлялся ряд требований:

• возможность автоматизировать большинство стандартных кадровых процессов с учетом специфики российского законодательства;
• наличие опытного интегратора, обеспечивающего выполнение полного цикла работ по настройке, поддержке и возможной корректировке системы;
• широкие интеграционные возможности, взаимодействие с ERP-системой Scala;
• гибкость системы, т.е. способность быстро изменить логику для реализации некоторых специфичных процессов, связанных с табельным учетом и тренингами для персонала;
• удобный пользовательский интерфейс и прозрачность операций с данными;
• адекватная стоимость лицензий, а также дополнительных услуг по внедрению системы (консалтинга и интеграции).

Организации требовалась мощная, и в то же время гибкая система, а не готовый коробочный продукт с фиксированным функционалом. В итоге победителем тендера стала компания UCMS Group с системой управления персоналом «RM: Управление персоналом». Основными факторами, повлиявшими на выбор в пользу данного продукта, стали широкий функционал решения, быстрые возможности развертывания, надежная интеграция с системой Scala, а также позитивный опыт предыдущего сотрудничества «Альфа Лаваль» с данным подрядчиком.

Внедрение HRM-системы

В рамках проекта по внедрению системы перед исполнителем был поставлен ряд непростых задач. Во-первых, она должна была автоматизировать стандартные кадровые процессы: учет и управление персоналом; расчет заработной платы для сотрудников, имеющих разные условия найма и оплаты; распечатку расчетных листков; составление отчетов для бухгалтерии, налоговых органов и руководства. Отметим, что в компании «Альфа Лаваль» используются сложные схемы табельного учета, завязанные на специфике производства, системе разрядов и поощрений работников.

Кроме того, как уже говорилось выше, требовалась интеграция с ERP-модулем Scala, а также поддержка кадровых процессов в соответствиями с требованиями российского законодательства.

Со стороны «Альфа Лаваль» непосредственное участие во внедрении приняли три специалиста HR-департамента и один сотрудник ИТ-отдела. За каждым участником проекта была закреплена своя зона ответственности в пределах их профессиональных компетенций: кадровики отслеживали функциональную составляющую системы, в то время как ИТ-специлист курировал вопросы интеграции и размещения используемого ПО.

Тендер, в рамках которого была выбрана система «RM: Управление персоналом», завершился в сентябре 2008 г., а уже спустя 3 месяца стартовал проект по внедрению решения. Все основные операции – доработка и адаптация продукта, реинжиниринг кадровых процессов, установка и интеграция – шли строго по плану и заняли примерно 4 месяца. Еще 2 месяца потребовалось на тестирование новой системы и окончательный переход на нее службы персонала1.

Для пользователей «RM: Управление персоналом» – сотрудников HR-департамента «Альфа Лаваль» в России – было создано 15 рабочих мест. Помимо стандартных кадровых функций, а также модуля табельного учета в системе был реализован учет проведенных мероприятий по обучению в соответствии с индивидуальными планами развития каждого работника предприятия. Специальный модуль позволяет построить график проведения занятий, сформировать состав участников и рассчитать себестоимость программы.

Запуск системы в промышленную эксплуатацию состоялся в июне 2009 г. Накануне поставщиком ПО были проведены тренинги для конечных пользователей и ИТ-специалистов компании. Первых обучали работе с системой, вторых - навыкам ее инсталляции и настройки для того, чтобы они могли обеспечивать первоначальную поддержку системы. Более сложную поддержку и услуги по сопровождению «RM: Управление персоналом» взяла на себя компания UCMS Group.

После завершения основной фазы проекта сотрудники «Альфа Лаваль» повторно обратились к поставщику программы с просьбой расширить функционал продукта и дополнить его модулем табельного учета, чтобы с системой могли работать табельщики производственных подразделений. В результате была проведена автоматизация модуля расчета зарплаты для сотрудников производственных участков и его интеграция с зарплатным модулем ERP-системы Scala. Данный «подпроект» длился 2 месяца и завершился к сентябрю 2009 г.

С момента сдачи последнего модуля табельного учета до настоящего времени в компании специально не проводилось никаких доработок – любая система должна «устаканиться», а пользователям нужно к ней привыкнуть. Однако идеальных процессов не бывает – и совершенствование «RM: Управление персоналом» продолжится в текущем году.

Итоговый результат

В системе был разработан комплекс проверок, позволяющих контролировать введение данных в соответствии с правилами компании. В результате практически полностью исключены ошибки специалистов при расчете зарплаты и оформлении документов.

Пример

На первый взгляд, совсем несложно расставить в документе (скажем, трудовом договоре) имя и фамилию сотрудника в соответствии с падежами русского языка. Но раньше кадровики тратили на это часы – вместо того, чтобы заниматься более важными вопросами. В новой системе расстановка падежей осуществляется автоматически.

Внедренная система позволила специалистам кадровой службы избавиться от самостоятельного выполнения трудоемких, но при этом очень важных операций. Сейчас табельщики один или два раза в месяц заносят данные о сотрудниках в специальные формы программы «RM: Управление персоналом», а Excel и Lotus больше не применяют за ненадобностью.

Важным результатом внедрения системы стало устранение нерациональных цепочек в бизнес-процессах компании, связанных с кадровым делопроизводством. Сегодня все, кто занимается управлением и учетом персонала, работают в единой системе без использования офисного программного обеспечения «широкого профиля». Кадровикам теперь не нужно самостоятельно «добывать» информацию о новых сотрудниках и кадровых перемещениях в компании – у них появилась унифицированная среда, в рамках которой реализованы все необходимые кадровые процессы.

Таким образом, внедрение «RM: Управление персоналом» позволило решить следующие задачи:

• автоматизировать все основные кадровые процессы, включая специфичный для промышленного предприятия табельный учет, и внедрить особый модуль по мониторингу обучающих мероприятий;
• упростить или полностью устранить ручные расчеты и операции, что в итоге привело к снижению временных затрат на решение сотрудниками тех или иных задач;
• выстроить более эффективные, чем прежде, и рациональные цепочки в кадровых процессах компании;
• минимизировать количество ошибок и неточностей, связанных с человеческим фактором.